Modelado BPMN 2.0 — Agendamiento_
Flujo principal manual asistido (~98% del volumen): desde que la empresa mandante envía un correo con Excel adjunto al casillero de agendamiento, hasta que la cita queda confirmada en FlowMed con doble notificación al solicitante y al trabajador.
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cat ./00-resumen.md
Agendamiento es el intake clínico de Workmed: convierte una solicitud externa del cliente (correo + Excel, carga directa o autoagenda) en una Orden de Servicio (OS) confirmada en FlowMed, con correos automáticos al solicitante y al trabajador y el ticket en HubSpot pasado a «agenda confirmada» [Agendamiento-20260413 2:00, 35:01, 37:53]. La frontera de salida es estricta: lo que ocurre desde la admisión presencial en adelante ya es Operaciones de campo [Operaciones-20260407 23:58, 35:42].
El proceso lo dirige Patricia Maturana, única autorizada a modificar el módulo Agendamiento en FlowMed (formularios, prestaciones, masificación) [Flowmed-20260409 10:51, 11:15]. El equipo lo conforman 3 titulares + 2 a honorarios por hora; una persona cubre turno hasta las 22:00 para absorber el pico que se forma después de las 16:00, cuando llegan ~70-80% de las solicitudes para el día siguiente [Agendamiento-20260413 39:19, 39:49].
Este modelado documenta el flujo manual asistido, que concentra ~98% de las solicitudes porque FlowMed sólo lee correctamente ~2% de los formularios [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52]. Las modalidades de carga automática (~2%) y autoagendamiento del cliente (1 operativo, 1 en standby hace 8 meses) se modelan en diagramas separados [Agendamiento-20260413 49:35, 52:57].
Notación: BPMN 2.0 con dos pools (Empresa Mandante y Workmed), conectados por message flows (líneas punteadas). El pool de Workmed contiene dos lanes — Ejecutiva de Agendamiento (humano) y Sistemas (HubSpot + FlowMed). Las tareas en naranja son manualTask y representan los puntos de fricción del proceso (copiar/pegar, captura manual sin sistema). Las tareas en azul son userTask (humano + sistema). Las tareas en verde son serviceTask (automático). Los data stores (cilindros) representan los sistemas persistentes (HubSpot, FlowMed). Las reglas de negocio referenciables aparecen como RN-AG-XX.
man bpmn-symbols
Leyenda de los símbolos BPMN utilizados en ambos diagramas:
cat ./01-agendamiento-principal.bpmn
El diagrama muestra el flujo end-to-end del agendamiento manual asistido. Lectura: el cliente (pool superior) dispara el proceso enviando un correo con Excel; HubSpot lo materializa como ticket en la columna «agenda por confirmar» y una ejecutiva se autoasigna [Agendamiento-20260413 2:00, 2:29, 2:50]. Sigue una cadena de validaciones manuales — campos obligatorios (empresa, RUT, batería, faena, centro de costo, cargo) [Agendamiento-20260413 5:03, 6:45], coherencia batería × rubro por criterio personal [Agendamiento-20260413 5:31, 6:22] y RUT en páginas externas porque el Rectificador del Registro Civil les fue bloqueado [Agendamiento-20260413 8:26, 8:56]. Si cualquiera falla, la ejecutiva devuelve al cliente con detalle del error y el flujo queda en pausa hasta la corrección.
Si las tres pasan, la ejecutiva copia/pega manualmente RUT empresa, sucursal, fecha y batería desde el Excel hacia FlowMed —la fricción central, ya que sólo ~2% de los formularios se lee bien en modo automático [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52]— y carga la nómina, recordando que la regla es «todo o nada»: un registro malo bota la nómina completa [Agendamiento-20260413 22:25]. FlowMed procesa, asigna hora (primera hora disponible si hay exámenes de sangre [Agendamiento-20260413 19:24, 19:53]) y dispara automáticamente el doble correo de confirmación al solicitante (resumen) y al trabajador (día/hora/dirección + link de admisión + credenciales) [Agendamiento-20260413 35:01, 35:58, 36:57]. La ejecutiva vuelve a HubSpot, cambia el estado a «agenda confirmada» y pega el N° de solicitud al asunto del ticket para mantener trazabilidad sin integración [Agendamiento-20260413 20:23, 37:53].
Elementos identificados
| Tipo BPMN | Elemento | Lane |
|---|---|---|
startEvent | RR.HH. necesita agendar evaluación | Cliente |
sendTask | Enviar correo con Excel a agendamiento@workmed | Cliente |
receiveTask | Recibe solicitud de corrección | Cliente |
userTask | Corregir datos en el Excel | Cliente |
receiveTask | Recibe confirmación de cita | Cliente |
endEvent | Cita confirmada | Cliente |
startEvent | Correo recibido en casillero | Workmed · Sistemas |
serviceTask | HubSpot genera ticket (agenda por confirmar) | Workmed · Sistemas |
userTask | Auto-asignarse ticket en HubSpot | Workmed · Ejecutiva |
userTask | Descargar Excel adjunto | Workmed · Ejecutiva |
userTask | Validar campos obligatorios (RN-AG-01) | Workmed · Ejecutiva |
exclusiveGateway | ¿Campos OK? | Workmed · Ejecutiva |
userTask | Validar coherencia batería × rubro (RN-AG-02) | Workmed · Ejecutiva |
exclusiveGateway | ¿Batería coherente? | Workmed · Ejecutiva |
userTask | Validar RUT en páginas externas (RN-AG-03) | Workmed · Ejecutiva |
exclusiveGateway | ¿RUT válido? | Workmed · Ejecutiva |
sendTask | Devolver al cliente detallando qué falta | Workmed · Ejecutiva |
manualTask | Copia/pega en FlowMed: RUT empresa · sucursal · fecha · batería | Workmed · Ejecutiva |
serviceTask | FlowMed crea solicitud | Workmed · Sistemas |
manualTask | Cargar nómina de pacientes (manual o pegar planilla) | Workmed · Ejecutiva |
serviceTask | FlowMed procesa + asigna hora (RN-AG-05) | Workmed · Sistemas |
serviceTask | FlowMed envía correos a solicitante + trabajador | Workmed · Sistemas |
serviceTask | HubSpot ticket → agenda confirmada | Workmed · Sistemas |
endEvent | Ticket cerrado · agenda confirmada | Workmed · Sistemas |
dataStoreReference | HubSpot (CRM) | Workmed · Sistemas |
dataStoreReference | FlowMed | Workmed · Sistemas |
1 · Copia/pega manual es el 98% del trabajo. FlowMed sólo lee correctamente ~2% de los formularios; el resto se transcribe a mano desde el Excel del cliente hacia FlowMed (RUT empresa, sucursal, fecha, batería, nómina completa) [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52]. Tiempo de procesamiento: ~5 min por persona en ingreso normal; 20-25 min para nóminas grandes [Agendamiento-20260413 40:19, 40:40, 41:08]. Encima, la carga es «todo o nada»: un solo registro malo bota la nómina completa [Agendamiento-20260413 22:25].
2 · Errores de RUT son la principal fuente de fallo y viajan hasta facturación. El equipo valida RUTs en páginas externas porque les bloquearon el Rectificador del Registro Civil; las alternativas también se bloquean por uso intensivo [Agendamiento-20260413 8:26, 8:56, 9:24]. No hay MPI: una misma persona puede ser evaluada 3-4 veces por distintas empresas «como si fuera nueva» [Agendamiento-20260413 10:50, 11:20]. Un error capturado acá viaja hasta el ciclo EDP de 5 días por iteración con el cliente, atrasando pagos varias semanas [Agendamiento-20260413 1:09:21, 1:09:45].
3 · Sin integración HubSpot ↔ FlowMed y soporte FlowMed errático. El intento de integración en 2024 fracasó porque «las dos partes técnicas no llegaron a acuerdo» y quedó manual de forma indefinida [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]. El soporte de FlowMed (Secall) responde para nuevos formularios entre 2 semanas y «a veces nunca» [Agendamiento-20260413 27:58], y FlowMed no tiene botón de reporte de error: Patricia debe reproducir y caracterizar el bug antes de que el soporte le crea [Agendamiento-20260413 44:28, 44:58, 45:26]. Pico operativo después de las 16:00 con cola observada de 18 correos pendientes [Agendamiento-20260413 39:19, 45:52].
grep -i recomendacion ./
Sobre la base del modelado del flujo principal y las Historias de Usuario priorizadas en el diagnóstico, proponemos cuatro frentes de transformación:
Los errores de RUT son la principal fuente de fallo del intake [Agendamiento-20260413 8:26]. Validar formato + dígito verificador + match contra el maestro de pacientes interno al subir la nómina, sugiriendo el RUT correcto cuando el nombre coincide con un paciente existente, y levantando alerta de «posible MPI duplicado» cuando un mismo RUT trae nombres distintos [Agendamiento-20260413 11:48, 12:12, 12:39]. Habilita un Maestro de Pacientes con RUT como llave principal, empresa como llave secundaria, para dejar de evaluar a la misma persona 3-4 veces «como si fuera nueva» [Agendamiento-20260413 10:50, 11:20].
Romper la regla actual «todo o nada» (RN-08): si una nómina de 50 trabajadores trae 3 RUTs malos, hoy se pierden los 50 [Agendamiento-20260413 22:25]. La carga debe procesar los 47 válidos y aislar los 3 inválidos en una bandeja con causa específica y botón para reenviar tras corrección. Cierra también el caso del RUT-como-pasaporte usado hoy como workaround para no abortar la nómina [Agendamiento-20260413 14:02, 14:29].
El intento de integración HubSpot ↔ FlowMed de 2024 fracasó porque «las dos partes técnicas no llegaron a acuerdo» y quedó manual de forma indefinida [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]. Retomarlo elimina el paso manual actual (RN-05): tras confirmar la OS en FlowMed, el ticket en HubSpot debe pasar automáticamente a «agenda confirmada» con el N° de OS en el asunto, sin depender de que la ejecutiva no se olvide [Agendamiento-20260413 20:23, 37:53]. Libera tiempo en el pico de las 16:00 cuando se acumulan 18 correos pendientes [Agendamiento-20260413 45:52].
Hoy hay 1 cliente operativo en autoagenda, 1 lleva 8 meses en standby y la primera implementación tomó ~1 año [Agendamiento-20260413 49:35, 52:57, 53:26]. Una autoagenda que se configure en días (cargos + baterías + centros de costo del cliente) permite que el cliente cree solicitudes en menos de 5 días desde el alta y traslade la responsabilidad del dato a quien lo origina [Agendamiento-20260413 52:26, 55:38, 56:07]. Descongestiona el flujo manual asistido en su raíz.
Próximos pasos sugeridos
- › Validar este modelado con Patricia Maturana y el equipo de Agendamiento (3 titulares + 2 honorarios)
- › Cerrar las marcas «POR CONFIRMAR» del documento de Lógica de Negocio: cantidad de ejecutivas, tabla formal batería × rubro, herramientas de validación de RUT vigentes, catálogo de variantes de Excel reconocidas por FlowMed
- › Modelar los dos sub-procesos restantes en BPMN 2.0: carga automática (~2%) y autoagendamiento del cliente (~0.1%)
- › Recibir de Patricia el documento prometido con las dolencias e incidencias recurrentes que ella considera fácilmente resolubles [49:10, 1:13:00]
- › Convocar las sesiones downstream comprometidas: Eduardo González (admisión digital), admisión en sucursales, comercial (cobranza), centros acreditados
- › Instrumentar los KPIs propuestos en §6 de la Lógica (tiempo medio de procesamiento, % devueltos, % carga automática, volumen/día/ejecutiva, tasa de error de RUT)
man bpmn-tools
Los archivos .bpmn generados son XML estándar OMG y se pueden abrir/editar
en cualquier modelador BPMN profesional:
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