# AS-IS — Agendamiento

## 1. Resumen ejecutivo

Agendamiento es el intake clínico de Workmed: convierte una solicitud externa del cliente (correo + Excel, carga directa o autoagenda) en una **Orden de Servicio (OS) confirmada en FlowMed**, con correos automáticos al solicitante y al trabajador, y el ticket en HubSpot pasado a "agenda confirmada" [Agendamiento-20260413 2:00, 35:01, 37:53]. La frontera de salida es estricta: **OS confirmada en FlowMed**; lo que ocurra desde la admisión presencial en adelante es Operaciones de campo [Operaciones-20260407 23:58, 35:42]. El proceso lo dirige Patricia Maturana, única autorizada a modificar el módulo Agendamiento en FlowMed [Flowmed-20260409 10:51, 11:15]. Dolores principales: el 98% del trabajo se hace copiando y pegando a mano porque FlowMed sólo lee bien ~2% de los formularios [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52]; HubSpot y FlowMed no están integrados desde 2024 [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]; soporte FlowMed (Secall) responde entre 2 semanas y "nunca" [Agendamiento-20260413 27:58]; un error de RUT, sucursal o cargo viaja hasta facturación, y allí el ciclo EDP de 5 días por iteración con el cliente multiplica el daño [Agendamiento-20260413 1:09:21, 1:09:45].

## 2. Lógica de Negocio

### 2.1 Propósito y resultado esperado

Recibir solicitudes de evaluación preocupacional de empresas cliente y dejarlas como **OS confirmada en FlowMed**, con datos limpios (RUT válido, sucursal, fecha, batería, nómina, faena, centro de costo, cargo) y con notificación automática al solicitante (resumen) y al trabajador (día/hora/dirección + link de admisión + credenciales) [Agendamiento-20260413 6:45, 35:01, 35:58, 36:57]. Esa salida cierra el intake; toda actividad clínica posterior es Operaciones [Operaciones-20260407 23:30, 35:42].

### 2.2 Actores y responsabilidades

- **Patricia Maturana ("Paty"), jefa de Agendamiento.** Conduce el equipo, agenda casos directamente, escala a soporte FlowMed y es la **única autorizada a modificar el módulo Agendamiento en FlowMed** (formularios, prestaciones, masificación) [Agendamiento-20260413 0:04, 39:49, 49:35; Flowmed-20260409 10:51, 11:15].
- **Equipo de Agendamiento (3 titulares + 2 a honorarios por hora).** Se autoasignan tickets en HubSpot, validan campos del Excel y cargan en FlowMed; una persona a honorarios cubre turno hasta las 22:00 [Agendamiento-20260413 39:49].
- **Eduardo González, Subgerente de Proyectos y Transformación Digital.** Dueño funcional/de Gobierno TI del FlowMed completo; coordina los requerimientos al partner Secall; mide el % de admisión digital [Flowmed-20260409 7:03, 8:32, 12:13; Agendamiento-20260413 37:26]. (Ver §2.5 sobre el matiz "dueño funcional FlowMed" vs "dueña del módulo Agendamiento".)
- **Soporte interno Workmed.** Carga los nuevos formularios al lector automático de FlowMed [Agendamiento-20260413 27:02].
- **Ejecutivos comerciales.** Comunican a clientes la versión actualizada del formulario [Agendamiento-20260413 29:00].
- **Equipo de admisión en sucursales.** Actúa como segundo filtro de errores en el día de atención; no usa HubSpot [Agendamiento-20260413 1:03:42, 1:06:05, 1:06:33].
- **Contraloría Médica.** Tercer filtro; cuando un error llega acá ya no se puede corregir porque el paciente fue atendido [Agendamiento-20260413 1:03:15, 1:03:42].
- **Soporte FlowMed (proveedor Secall).** Incorpora nuevos formularios al motor de lectura automática; los tiempos de respuesta van de 2 semanas a "nunca" [Agendamiento-20260413 27:30, 27:58].
- **Cliente (con autoagenda).** Un cliente designado entra a FlowMed con su propio usuario y crea solicitudes directamente; uno lo tiene operativo, otro lleva 8 meses en standby [Agendamiento-20260413 49:35, 52:57].

### 2.3 Sistemas e integraciones involucrados

- **FlowMed (módulo Agendamiento).** SaaS core de Workmed donde se crea la solicitud, se carga la nómina, se asigna la hora y se gatillan los correos al solicitante y al trabajador [Agendamiento-20260413 14:55, 35:01; Flowmed-20260409 4:48, 5:15].
- **HubSpot (CRM).** Cola "agenda por confirmar"; cada correo del cliente entra como ticket [Agendamiento-20260413 2:00, 2:29].
- **Excel (formulario del cliente).** Formulario global más formularios especiales por cliente (varios con listas desplegables de centros de costo; ASAP con baterías acotadas; un cliente con baterías numeradas 1-60); muchas veces trae una hoja resumen que el equipo aprovecha como atajo [Agendamiento-20260413 4:11, 15:25, 30:19, 30:48, 57:35].
- **Outlook / correo (`agendamiento@workmed`).** Canal de entrada que aterriza en HubSpot; Patricia trabaja con dos pantallas (formulario en una, sistema en la otra) [Agendamiento-20260413 24:18; Flowmed-20260409 25:08].
- **Rectificador del Servicio de Registro Civil (Chile).** Herramienta web para validar o rectificar RUT por nombre; tiene **acceso bloqueado** desde Workmed; el equipo usa páginas alternativas que también se bloquean por uso intensivo [Agendamiento-20260413 8:26, 8:56, 9:24].
- **Sin integración HubSpot ↔ FlowMed.** El intento 2024 fracasó ("las dos partes técnicas no llegaron a acuerdo") y quedó manual de forma indefinida [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48].
- **Aguas abajo (fuera de la frontera, citado para trazabilidad):** SACMed (HIS) [Flowmed-20260409 5:15], SharePoint (centros acreditados) [Agendamiento-20260413 1:07:27, 1:07:57], Defontana (ERP/EDP) [Agendamiento-20260413 1:10:14].

### 2.4 Reglas de negocio críticas (RN-01..RN-09)

- **RN-01 — Una sola autoridad funcional para el módulo Agendamiento.** Sólo Patricia Maturana puede modificar el módulo de Agendamiento en FlowMed (formularios, prestaciones, masificación) [Flowmed-20260409 10:51, 11:15].
- **RN-02 — Campos obligatorios en la solicitud.** Una solicitud no se carga sin: empresa identificada, baterías marcadas, nombre, RUT, centro de costo, faena y responsable de la solicitud [Agendamiento-20260413 5:03, 6:45].
- **RN-03 — El cargo del trabajador es legalmente obligatorio.** Sin cargo, Contraloría no puede emitir el informe; si Agendamiento no lo capturó, ya no se recupera en admisión porque el propio trabajador no lo sabe [Agendamiento-20260413 1:12:30].
- **RN-04 — Asignación de hora según batería.** Si la solicitud incluye exámenes de sangre, se asigna la primera hora disponible [Agendamiento-20260413 19:24, 19:53].
- **RN-05 — Trazabilidad del ticket en HubSpot.** Tras confirmar la OS en FlowMed, la ejecutiva vuelve a HubSpot, cambia el estado a "agenda confirmada" y agrega el número de solicitud al asunto del ticket [Agendamiento-20260413 20:23, 37:53].
- **RN-06 — Notificación automática post-confirmación.** Al confirmar la solicitud, FlowMed envía automáticamente un correo al solicitante (con resumen) y otro al trabajador (con día/hora/dirección + link de admisión + usuario y contraseña) [Agendamiento-20260413 35:01, 35:58, 36:57].
- **RN-07 — Restricción de 3 correos por solicitud.** FlowMed acepta como máximo 3 correos por solicitud, separados por coma; si el cliente envía 4, la ejecutiva debe borrar uno antes de cargar [Agendamiento-20260413 4:34, 8:08, 8:26].
- **RN-08 — Carga masiva "todo o nada".** Si un registro de la nómina falla, ninguno se carga [Agendamiento-20260413 22:25].
- **RN-09 — Auto-asignación de tickets.** Cada correo entrante en HubSpot genera un ticket en la columna "agenda por confirmar"; una ejecutiva se auto-asigna colocando su nombre antes de operar [Agendamiento-20260413 2:00, 2:29, 2:50].

### 2.5 Excepciones y casos borde

- **Persona postulando a múltiples empresas (sin MPI):** un mismo trabajador llega a hacerse exámenes por 2-3 empresas en paralelo; Agendamiento evalúa por cada empresa por separado y no detecta duplicado [Agendamiento-20260413 10:50, 11:20].
- **Mismo RUT pero nombres distintos en sistema:** el cliente envía un RUT con nombre "Juanito Pérez", FlowMed lo tiene como "Juan Mendoza" porque ya se atendió antes; se asume que el cliente "traspapeló los números" — resolución manual [Agendamiento-20260413 12:39, 13:04].
- **Cliente envía 4 correos cuando el sistema acepta 3:** la ejecutiva elimina el último antes de cargar [Agendamiento-20260413 4:34].
- **Sistema asigna sucursal al azar** cuando hay muchos centros de atención mezclados en una sola solicitud [Agendamiento-20260413 22:52, 23:22].
- **Carga simultánea por dos ejecutivas para la misma empresa:** FlowMed mezcla las solicitudes [Agendamiento-20260413 42:07].
- **Lectura automática falla con formularios antiguos:** versiones viejas tienen sustancias agrupadas; las versiones nuevas separan saliva/orina por sustancia y sí se leen [Agendamiento-20260413 25:49, 26:08, 26:35].
- **RUTs con cero adelante (ej. cliente IST):** Excel los acepta y FlowMed no quita el cero, generando informe con RUT mal digitado [Operaciones-20260407 26:12, 26:38].
- **Versionado de formularios fuera de control:** clientes "porfiados" siguen usando versiones antiguas; no hay documentación oficial publicada en web [Agendamiento-20260413 29:00, 29:21, 31:41].
- **Validación de RUT inexistente en carga masiva:** "si vienen con los RUT malos, los carga igual, porque nadie revisa"; no se aplican reglas estrictas porque hay DNI y pasaportes mezclados [Flowmed-20260409 6:41, 7:03].
- **Cambio de versión por el cliente sin aviso:** Syncore mandó con otra versión del formulario y se perdió centro de costo y faena de todas las prestaciones [Flowmed-20260409 15:51].
- **Bug histórico (resuelto hace ~4 meses):** modificar la sucursal en cabecera del Excel hacía que FlowMed cambiara todas las sucursales internas a la sucursal de cabecera [Agendamiento-20260413 43:04, 44:00].

**Contradicción 6.4 — Integración HubSpot ↔ FlowMed (registro explícito):** Patricia Maturana reporta que el intento 2024 de integrar HubSpot ↔ FlowMed fracasó por falta de acuerdo técnico y quedó manual de forma indefinida [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]; en otras sesiones se menciona un proyecto activo HubSpot ↔ Defontana (no es la misma integración) [Recaudacion-20260423 7:00, 11:23]. Son proyectos distintos sobre el mismo CRM; la pieza que afecta a Agendamiento sigue sin integración.

**Contradicción 6.7 — Disponibilidad histórica de FlowMed:** Rodrigo Llancao reporta indisponibilidad histórica muy baja [Plataformas-20260420 54:04]; Patricia Maturana reporta lentitud creciente y tiempos degradados a 20-25 min para nóminas grandes [Agendamiento-20260413 41:08, 40:40]. No es contradicción dura (uno habla de uptime, la otra de latencia), pero las dos cosas conviven y conviene dejarlas anotadas.

**Contradicción 6.11 — Dueño funcional de FlowMed:** Eduardo González es el dueño funcional/de Gobierno de TI del sistema completo [Flowmed-20260409 7:03, 8:32, 12:13]; Patricia Maturana es la única autorizada a modificar el módulo de Agendamiento [Flowmed-20260409 10:51, 11:15; Agendamiento-20260413 todo el finding]. Ambas afirmaciones son complementarias; conviene tenerlas explícitas para no confundir "dueño de FlowMed" con "dueña del módulo Agendamiento".

### 2.6 KPIs y SLAs declarados

- **% de personas que completan la admisión digital** — medido por Eduardo González; Patricia desconoce el valor concreto [Agendamiento-20260413 37:26].
- **Errores que llegan a Contraloría / EDP** — medición ad-hoc: 2-6 casos sobre ~300 informes diarios (~1%); no instrumentado [Agendamiento-20260413 1:09:45].
- **Tiempo de procesamiento por persona en FlowMed:** ~5 min en ingreso normal; 20-25 min para nóminas grandes; ~10 min subir + ~10 min procesar nómina con plantilla [Agendamiento-20260413 40:19, 40:40, 41:08].
- **% de solicitudes en modo automático ("cargar solicitud"):** ~2%; el restante 98% se hace manual [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52].
- **Cobertura del autoagendamiento por cliente:** 1 cliente operativo, 1 en standby hace 8 meses; primera implementación tomó ~1 año [Agendamiento-20260413 52:57, 53:26].
- **% de solicitudes para el día siguiente:** 70-80% se ingresan el día anterior al examen; pico tras las 16:00 [Agendamiento-20260413 39:19].
- **Cola HubSpot referencial:** 18 correos pendientes en el momento de la sesión [Agendamiento-20260413 45:52].
- **Tiempo de respuesta soporte FlowMed (Secall) para nuevos formularios:** 2 semanas a 1 mes; "a veces nunca" [Agendamiento-20260413 27:58].
- **Ciclo EDP downstream:** 5 días por iteración cliente; un error de agendamiento puede atrasar pagos varias semanas [Agendamiento-20260413 1:09:21].

### 2.7 Dolores y workarounds

**Dolores principales:**

- 98% del trabajo es copiar/pegar manual porque FlowMed sólo lee correctamente ~2% de los formularios [Agendamiento-20260413 16:08, 29:52].
- Soporte FlowMed errático e impredecible: "Depende. La luna, no sé. A veces lo hacen, a veces no lo hacen nunca" [Agendamiento-20260413 27:58].
- Sin integración HubSpot ↔ FlowMed; intento 2024 fracasó [Agendamiento-20260413 47:19, 47:48].
- Lentitud creciente del sistema en últimos meses [Agendamiento-20260413 41:08].
- Carga "todo o nada": un registro malo bota la nómina completa [Agendamiento-20260413 22:25].
- FlowMed mezcla solicitudes cuando dos ejecutivas suben simultáneamente para la misma empresa [Agendamiento-20260413 42:07].
- FlowMed asigna centro al azar en algunas solicitudes con muchos centros distintos [Agendamiento-20260413 22:52, 23:22].
- Sin telemetría / botón de reporte de errores; Patricia debe reproducir y caracterizar el bug para que soporte le crea (que por defecto responde "está todo bien") [Agendamiento-20260413 44:28, 44:58, 45:26].
- Validación manual "por criterio" de baterías incoherentes con el rubro del cliente; no hay procedimiento estándar [Agendamiento-20260413 5:31, 6:22].
- Errores de RUT son la principal fuente de fallo: "El RUT de los trabajadores [es lo más común que falla]" [Agendamiento-20260413 8:26].
- Sin detección de duplicados ni MPI: un mismo trabajador puede ser evaluado 3-4 veces por distintas empresas [Agendamiento-20260413 10:50, 11:20].
- Versionado de formularios fuera de control [Agendamiento-20260413 29:00, 29:21, 31:41].
- Pico operativo después de las 16:00: "Ahí me lleno de correos para poder ingresar para el día siguiente" [Agendamiento-20260413 39:19].
- Cadena de impacto del error: un error de agendamiento se propaga hasta facturación [Agendamiento-20260413 1:09:21, 1:09:45].
- Restricción arbitraria de 3 correos por solicitud [Agendamiento-20260413 4:34, 8:08].
- Confusión drogas saliva/orina en modo automático: el modo automático fuerza un único método para todas las sustancias [Agendamiento-20260413 25:13, 25:49].

**Workarounds:**

- **Validación de RUT en páginas externas:** equipo usa páginas alternativas porque les bloquearon el Rectificador del Registro Civil [Agendamiento-20260413 8:26, 8:56, 10:21].
- **Ingresar el RUT como pasaporte** cuando falta el RUT pero llega el resto de los datos, para que el sistema acepte la nómina [Agendamiento-20260413 14:02, 14:29].
- **Borrar el cuarto correo** del cliente recurrente antes de cargar (FlowMed sólo soporta 3) [Agendamiento-20260413 4:34, 8:08].
- **Categorización manual de la cola HubSpot por urgencia:** abrir cada solicitud para ver si es para mañana, pasado mañana, etc. [Agendamiento-20260413 45:52, 46:21].
- **Reproducir y caracterizar errores antes de reportar a soporte** [Agendamiento-20260413 44:28, 45:26].
- **Cargar manualmente las sustancias de drogas** en modo automático para preservar alcohol-saliva + sustancias-orina [Agendamiento-20260413 25:13].
- **Aprovechar la hoja resumen del Excel** del cliente para copiar más rápido al sistema [Agendamiento-20260413 4:11, 15:25, 15:44].
- **Agendamiento "previo aviso":** ingresar la solicitud aunque falte un dato; pedir corrección al cliente y enviar luego [Agendamiento-20260413 7:12, 8:08].
- **Búsqueda inversa de RUT por nombre completo** en página externa cuando viene mal el dígito verificador [Agendamiento-20260413 9:24, 9:52].
- **Verificación interna previa:** buscar primero si el paciente ya existe en FlowMed; si existe, eso valida; si es nuevo, recurre al externo [Agendamiento-20260413 13:35, 14:02].
- **Trabajo con dos pantallas:** formulario en una, sistema en otra [Agendamiento-20260413 24:18].
- **Turno extendido hasta las 22:00** para absorber solicitudes que llegan tarde [Agendamiento-20260413 39:49].
- **Notificación al cliente de errores corregidos:** Patricia cambia el RUT por su cuenta y avisa al cliente [Agendamiento-20260413 8:56].

## 3. Historias de Usuario

### HU-01 Validación temprana de RUT en intake

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que el sistema valide automáticamente cada RUT del Excel del cliente al subir la nómina (formato + dígito verificador + match contra el maestro de pacientes interno)
**para** dejar de validar a mano contra páginas externas y dejar de ingresar el RUT como pasaporte cuando viene mal [Agendamiento-20260413 8:26, 14:02, 14:29].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** una nómina con un RUT inválido (dígito verificador erróneo) **When** la ejecutiva intenta cargar la nómina **Then** el sistema marca el RUT como inválido, sugiere el RUT correcto si el nombre coincide con un paciente existente, y permite cargar el resto de la nómina sin abortar.
- **Given** un RUT que ya existe en FlowMed con un nombre distinto al del Excel **When** se carga la nómina **Then** el sistema levanta una alerta de "posible MPI duplicado" y pide confirmación humana antes de crear un nuevo registro [Agendamiento-20260413 11:48, 12:12, 12:39].

### HU-02 Carga masiva tolerante a fallos puntuales

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que la carga de la nómina procese los registros válidos y aísle los inválidos en una bandeja de errores
**para** dejar de perder la nómina completa cuando un solo registro falla (regla actual: "todo o nada", RN-08) [Agendamiento-20260413 22:25].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** una nómina de 50 trabajadores con 3 registros con error de RUT **When** se procesa la carga **Then** los 47 válidos se cargan y los 3 inválidos quedan en una bandeja con la causa específica y un botón para reenviarlos tras corrección.

### HU-03 Reconciliación inteligente de versiones de formulario

**Como** Patricia (jefa de Agendamiento)
**quiero** que el sistema reconozca cuando un cliente envía una versión antigua del formulario y me alerte sólo cuando hay un cambio sustantivo (ej. una batería que ya no se soporta)
**para** dejar de depender de los ejecutivos comerciales propagando manualmente la última versión y de clientes "porfiados" que siguen usando la antigua [Agendamiento-20260413 29:00, 29:21, 31:41, 32:11, 33:04].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** un cliente envía un Excel con una versión de formulario distinta a la oficial **When** Agendamiento sube el archivo **Then** el sistema detecta el match al 99% con la versión anterior y procesa sin alerta.
- **Given** el cliente envía una versión que pide una batería que ya no existe **When** se sube el archivo **Then** el sistema bloquea la carga y emite alerta específica indicando qué batería falta o está renombrada.

### HU-04 Eliminar la restricción de 3 correos por solicitud

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que FlowMed acepte 4 o más correos por solicitud
**para** dejar de borrar manualmente el cuarto correo del cliente recurrente que envía 4 (RN-07 actual) [Agendamiento-20260413 4:34, 8:08].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** un cliente envía una solicitud con 5 correos en el campo notificación **When** la ejecutiva carga la solicitud **Then** FlowMed acepta los 5 y manda la confirmación a todos.

### HU-05 Detección de baterías incoherentes con el rubro del cliente

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que el sistema marque automáticamente baterías incoherentes con el rubro del cliente (ej. "Marina Mercante" pedida para operadores mineros)
**para** dejar de depender del criterio personal de cada ejecutiva [Agendamiento-20260413 5:31, 6:22].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** un cliente minero pide la batería "Marina Mercante" para un trabajador **When** se carga la solicitud **Then** el sistema levanta una alerta "batería poco común para el rubro del cliente" y pide confirmación.

### HU-06 Botón de reporte de error con telemetría

**Como** Patricia
**quiero** un botón "reportar este error" que capture el contexto (usuario, pantalla, datos, captura) y lo envíe a soporte FlowMed
**para** dejar de tener que reproducir y caracterizar manualmente cada bug antes de que el soporte me crea (hoy: "está todo bien" por defecto) [Agendamiento-20260413 44:28, 44:58, 45:26].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** la ejecutiva detecta que FlowMed mezcló solicitudes de dos empresas **When** presiona "reportar error" **Then** el sistema envía a soporte un ticket con captura, sesión, datos involucrados y log, sin que la ejecutiva tenga que escribir nada.

### HU-07 Bloqueo de carga concurrente para la misma empresa

**Como** Patricia
**quiero** que FlowMed bloquee (o serialice) la carga simultánea de dos ejecutivas para la misma empresa
**para** dejar de tener solicitudes mezcladas (ej. caso Ingeniería Alto Sur) [Agendamiento-20260413 42:07].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** dos ejecutivas inician carga de solicitud para la misma empresa al mismo tiempo **When** la segunda intenta procesar **Then** el sistema bloquea con un mensaje "otra ejecutiva está cargando esta empresa, espera o coordina" hasta que la primera confirme.

### HU-08 Asignación de centro determinística

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que cuando una solicitud tenga muchos centros de atención mezclados, el sistema asigne el centro más frecuente (no uno al azar)
**para** dejar de re-trabajar solicitudes con centro mal asignado [Agendamiento-20260413 22:52, 23:22].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** una nómina con 80% de trabajadores en centro A y 20% en centro B **When** se carga **Then** el sistema asigna centro A como cabecera y deja una alerta para revisar los del centro B.

### HU-09 Notificación al cliente al confirmar la OS

**Como** solicitante (cliente)
**quiero** recibir el correo automático con el resumen de la solicitud confirmada al instante de cargar la OS
**para** confirmar que mi nómina entró bien y poder reaccionar si algo falta (RN-06 ya está, pero la HU pide consolidar el resumen al solicitante con número de OS y centros asignados) [Agendamiento-20260413 35:01, 35:58].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** la ejecutiva confirma una solicitud en FlowMed **When** se procesa **Then** el sistema envía dentro de 1 minuto un correo al solicitante con número de OS, centro asignado, fecha y batería.
- **Given** la solicitud tiene un trabajador con correo válido **When** se confirma **Then** el sistema envía dentro de 1 minuto al trabajador un correo con día, hora, dirección, link de admisión, usuario y contraseña.

### HU-10 Cierre automático del ticket HubSpot tras OS confirmada

**Como** ejecutiva de Agendamiento
**quiero** que al confirmar una OS en FlowMed, el ticket asociado en HubSpot pase automáticamente a "agenda confirmada" con el número de OS en el asunto
**para** eliminar el paso manual actual (RN-05) y la dependencia de que la ejecutiva no se olvide [Agendamiento-20260413 20:23, 37:53, 47:19, 47:48].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** una OS confirmada en FlowMed **When** se procesa **Then** el ticket en HubSpot pasa a "agenda confirmada" sin intervención humana, y el número de OS aparece en el asunto.
- **Given** la integración HubSpot ↔ FlowMed sigue rota (escenario actual) **When** la ejecutiva confirma **Then** el sistema le muestra un recordatorio explícito para hacerlo a mano (mitigación temporal).

### HU-11 Maestro de Pacientes (MPI) interno

**Como** Workmed
**quiero** que cada trabajador exista como persona única (RUT como llave principal, empresa como llave secundaria) en un Maestro de Pacientes común a todos los sistemas
**para** dejar de evaluar a la misma persona 3-4 veces "como si fuera nueva" cuando la mandan distintas empresas [Agendamiento-20260413 10:50, 11:20, 11:48, 12:12].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** un trabajador con RUT X ya existe en el MPI **When** un cliente nuevo envía a esa persona en una nómina **Then** el sistema reconoce al paciente, mantiene su historial y crea sólo un nuevo evento clínico asociado a la empresa cliente actual.
- **Given** dos registros con el mismo RUT pero nombres distintos **When** Agendamiento carga **Then** el sistema levanta alerta y pide confirmación humana antes de unificar o crear nuevo.

### HU-12 Autoagenda multi-tenant para clientes

**Como** Workmed
**quiero** ofrecer una autoagenda configurable en días, no en un año
**para** que más clientes la adopten y reducir la carga manual del equipo (hoy: 1 cliente operativo, 1 cliente 8 meses en standby, primera implementación tomó ~1 año) [Agendamiento-20260413 49:35, 50:31, 51:01, 52:57, 53:26, 55:38, 56:07].

**Criterios de aceptación (Gherkin):**
- **Given** un cliente nuevo se da de alta en autoagenda **When** Workmed configura cargos, baterías y centros de costo **Then** el cliente puede crear solicitudes en menos de 5 días desde la solicitud.
- **Given** el cliente crea una solicitud por autoagenda **When** ingresa sucursal, fecha, centro de costo, cargos y nómina **Then** el sistema crea la OS en FlowMed sin intervención del equipo de Agendamiento, y los errores son responsabilidad del cliente [Agendamiento-20260413 52:26, 52:57].

## 4. Diagrama BPMN (Mermaid)

```mermaid
flowchart TD
  inicio(["Inicio: cliente envía solicitud"])

  subgraph "Rol_Cliente"
    correo["Correo + Excel a agendamiento@workmed"]
    autoagenda["Autoagenda en FlowMed (1 cliente)"]
  end

  subgraph "Rol_HubSpot"
    cola["HubSpot — cola 'agenda por confirmar' (ticket creado)"]
  end

  subgraph "Rol_Patricia_Maturana_Equipo_Agendamiento"
    asignar["Ejecutiva se auto-asigna ticket"]
    descargar["Descarga Excel adjunto"]
    valida_campos{{"¿Campos obligatorios OK? (empresa, RUT, batería, faena, CC, cargo)"}}
    pedir_cliente["Pide al cliente dato faltante"]
    valida_rut{{"¿RUT válido?"}}
    rect_civil["Valida en página externa (Rectificador bloqueado)"]
    modo{{"¿Carga automática (cargar solicitud)?"}}
    auto_load["FlowMed lee Excel (~2% de los casos)"]
    manual_load["Copia/pega manual desde Excel a FlowMed (~98%)"]
    cargar_nomina["Carga nómina (manual o pegada)"]
    procesar["Procesa solicitud y asigna hora"]
    confirmar["Confirma solicitud en FlowMed"]
    actualizar_ticket["Actualiza ticket HubSpot a 'agenda confirmada' + número OS"]
  end

  subgraph "Rol_FlowMed"
    correos_auto["Envía correos automáticos: solicitante (resumen) + trabajador (día/hora/dirección + link admisión)"]
    os_confirmada(["Fin: OS confirmada en FlowMed"])
  end

  inicio --> correo
  inicio --> autoagenda
  correo --> cola
  cola --> asignar
  asignar --> descargar
  descargar --> valida_campos
  valida_campos -->|"no"| pedir_cliente
  pedir_cliente --> valida_campos
  valida_campos -->|"sí"| valida_rut
  valida_rut -->|"no"| rect_civil
  rect_civil --> valida_rut
  valida_rut -->|"sí"| modo
  modo -->|"sí"| auto_load
  modo -->|"no"| manual_load
  auto_load --> cargar_nomina
  manual_load --> cargar_nomina
  cargar_nomina --> procesar
  procesar --> confirmar
  confirmar --> correos_auto
  correos_auto --> actualizar_ticket
  actualizar_ticket --> os_confirmada
  autoagenda --> cargar_nomina
```

<!-- TODO REV-2: falta cita [mm:ss] -->

## 5. Trazabilidad

| ID | Tipo | Origen (finding + [mm:ss]) |
|---|---|---|
| RN-01 | RN | Flowmed-20260409 [10:51, 11:15] |
| RN-02 | RN | Agendamiento-20260413 [5:03, 6:45] |
| RN-03 | RN | Agendamiento-20260413 [1:12:30] |
| RN-04 | RN | Agendamiento-20260413 [19:24, 19:53] |
| RN-05 | RN | Agendamiento-20260413 [20:23, 37:53] |
| RN-06 | RN | Agendamiento-20260413 [35:01, 35:58, 36:57] |
| RN-07 | RN | Agendamiento-20260413 [4:34, 8:08, 8:26] |
| RN-08 | RN | Agendamiento-20260413 [22:25] |
| RN-09 | RN | Agendamiento-20260413 [2:00, 2:29, 2:50] |
| HU-01 | HU | Agendamiento-20260413 [8:26, 14:02, 14:29, 11:48, 12:12, 12:39] |
| HU-02 | HU | Agendamiento-20260413 [22:25] |
| HU-03 | HU | Agendamiento-20260413 [29:00, 29:21, 31:41, 32:11, 33:04] |
| HU-04 | HU | Agendamiento-20260413 [4:34, 8:08] |
| HU-05 | HU | Agendamiento-20260413 [5:31, 6:22] |
| HU-06 | HU | Agendamiento-20260413 [44:28, 44:58, 45:26] |
| HU-07 | HU | Agendamiento-20260413 [42:07] |
| HU-08 | HU | Agendamiento-20260413 [22:52, 23:22] |
| HU-09 | HU | Agendamiento-20260413 [35:01, 35:58, 36:57] |
| HU-10 | HU | Agendamiento-20260413 [20:23, 37:53, 47:19, 47:48] |
| HU-11 | HU | Agendamiento-20260413 [10:50, 11:20, 11:48, 12:12] |
| HU-12 | HU | Agendamiento-20260413 [49:35, 50:31, 51:01, 52:57, 53:26, 55:38, 56:07, 52:26] |
| Contradicción 6.4 | Anomalía | Agendamiento-20260413 [47:19, 47:48]; Recaudacion-20260423 [7:00, 11:23] |
| Contradicción 6.7 | Anomalía | Plataformas-20260420 [54:04]; Agendamiento-20260413 [41:08, 40:40] |
| Contradicción 6.11 | Anomalía | Flowmed-20260409 [7:03, 8:32, 12:13]; Flowmed-20260409 [10:51, 11:15] |
| Cadena de impacto downstream | Trazabilidad | Agendamiento-20260413 [1:09:21, 1:09:45]; Operaciones-20260407 [33:49] |
| Volumen pico tras 16:00 | Dato | Agendamiento-20260413 [39:19, 45:52] |
| Frontera de salida (OS confirmada en FlowMed) | Frontera | Agendamiento-20260413 [35:01, 37:53]; Operaciones-20260407 [23:30, 35:42] |