# AS-IS — Finanzas y EDP ## 1. Resumen ejecutivo (≤10 líneas) Finanzas de Workmed reconoce ingresos sobre **producción devengada** (no sobre facturación) y cobra mediante el ciclo **Estado de Pago (EDP) → Orden de Compra → Factura**. La pila combina cuatro piezas: la producción se descarga de FlowMed/Secall, se valoriza con un **script Python local** (~2.553 líneas, autoría Rodrigo Llancao, ejecutado por Ignacio Ahumada) [Finanzas-20260416 43:32; Recaudacion-20260423 1:30:35], Belén corre una **macro Excel** que arma carátulas y carpetas por cliente [Recaudacion-20260423 37:03, 37:59], el seguimiento vive en un **HubSpot "torcido"** [Finanzas-20260416 32:35] y la facturación e ingresos van por **Defontana** (implementado en enero 2025 tras el fracaso de NetSuite) [Finanzas-20260416 31:39, 32:07]. El equipo procesa **300-400 EDPs/mes**, despacha la tanda en **~2 días hábiles** y tiene **8 días corridos** de plazo legal para evitar el rechazo de la factura [Recaudacion-20260423 6:06, 10:26]. El proceso empieza con la producción cerrada por Contraloría y termina con la **emisión de factura** (handoff a Recaudación). El dolor de fondo no nace en Finanzas: viene de errores arrastrados desde Comercial y Agendamiento [Finanzas-20260416 25:53], y el ciclo EDP los amplifica porque cada error upstream cuesta **5 días por iteración con el cliente**. ## 2. Lógica de Negocio ### 2.1 Actores y roles - **Juan Pablo Coustasse (CFO)** — lidera Finanzas, Contabilidad, Abastecimiento y Personas (endosado temporalmente desde fines de 2023); aprueba OCs entre $1M y $3M [Finanzas-20260416 45:47, 46:44]. - **Subgerencia de Finanzas** — Contabilidad (1 jefatura + 3 analistas), Facturación (~5 personas) y Tesorería [Finanzas-20260416 45:47]. - **Belén, supervisora de Facturación** — corre la macro Excel mensual, distribuye carpetas a analistas y concilia HubSpot ↔ Defontana [Recaudacion-20260423 37:59, 11:52]. - **Analistas de cartera (Facturación + Cobranza)** — política "nadie toca clientes que no son de ellos" [Recaudacion-20260423 37:32]. - **Ignacio Ahumada (analista)** — descarga producción desde Secall, ejecuta el script Python, entrega archivo final a Facturación; arma proyecciones diarias en Power BI [Finanzas-20260416 7:03, 43:32; Recaudacion-20260423 1:14:55]. - **Rodrigo Llancao (Jefe Desarrollo BI)** — autor del script Python (~2.553 líneas); referente técnico de la base AWS [Recaudacion-20260423 1:14:55, 1:30:35]. - **Eduardo González** — gatekeeper del acceso a la base AWS / read-replica de FlowMed [Recaudacion-20260423 1:25:32]. - **Ejecutivos comerciales** — antes "no estaban ayudando", hoy participan en la gestión de OC ("entienden que es parte de su trabajo") [Finanzas-20260416 33:33]. - **Cliente (jefes de proyecto del cliente)** — validan el EDP y lo reenvían entre centros de costo (cuello de botella externo) [Recaudacion-20260423; Comercial-20260420 19:07]. - **Externo HubSpot** — tercero contratado para configurar HubSpot ("peras y manzanas") [Recaudacion-20260423 4:46]. ### 2.2 Eventos disparadores - **Cierre de mes / fechas de corte por cliente:** la producción del mes (atenciones finalizadas en FlowMed) está disponible para valorización [Finanzas-20260416 4:22; Flowmed-20260409 35:26]. - **Producción cerrada por Contraloría** (handoff entrante): Contraloría ha emitido el informe de aptitud y la atención queda contabilizable [Flowmed-20260409 35:02]. - **Llegada retroactiva de producción** (laboratorios externos, centros acreditados): atenciones de mes anterior llegan en mes posterior y descalzan estados financieros ya cerrados [Finanzas-20260416 7:34, 8:27, 9:22]. ### 2.3 Pasos del proceso (frontera AS-IS) 1. **Descarga de producción mensual** desde FlowMed (módulo "control de pago") vía la read-replica de Secall en AWS [Finanzas-20260416 4:22, 43:32; Recaudacion-20260423 1:16:18]. 2. **Ejecución del script Python** (Rodrigo/Ignacio): aplica precios por tramo, precios de lista, precio unitario, descuentos por grupo y depuración de empresas (variantes del mismo RUT con puntos, comas, X). Procesa en ~18 segundos [Finanzas-20260416 43:32, 44:08; Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:31:31, 1:39:12]. 3. **Cruce manual con correos** de SAC, agendamiento, ejecutivos comerciales y contratos para validar descuentos especiales [Finanzas-20260416 44:27, 44:53]. 4. **Macro Excel de carátula** (Belén): toma el archivo Python y arma una carpeta madre con subcarpetas por cliente, distribuida vía SharePoint/correo a analistas [Recaudacion-20260423 37:03, 37:59]. 5. **Revisión caso a caso** por equipo de facturación (precios aplicados, centros de costo, tipos de cobro) [Finanzas-20260416 41:44]. 6. **Reconocimiento contable en Defontana**: la producción se carga como ingreso contra cuenta de activo "Estados de pago por facturar"; al facturar se mueve a "Deudores comerciales" [Finanzas-20260416 23:57, 24:27]. 7. **Carga del EDP en HubSpot** como "negocio" con 4-5 estados (Cargado → Enviado → OC recibida → Facturado) [Finanzas-20260416 32:35, 33:02; Recaudacion-20260423 5:41, 9:57]. 8. **Envío al cliente de la carátula** con adhesiones por sucursal + detalle por persona + código de solicitud de agendamiento + fecha [Finanzas-20260416 17:51]. 9. **Ciclo de "peloteo" con el cliente** — observaciones, correcciones de centro de costo, tipo de cobro mal asignado, batería con nombre distinto al del cliente [Finanzas-20260416 5:16, 18:42]. 10. **Recepción de la OC del cliente**, gestionada por la ejecutiva de cobranza con apoyo de los ejecutivos comerciales [Finanzas-20260416 5:16, 33:33]. 11. **Emisión de factura en Defontana** → handoff a Recaudación / cobranza [Finanzas-20260416 5:16; Recaudacion-20260423 6:34]. ### 2.4 Reglas de negocio (RN) - **RN-FIN-01 — Reconocimiento de ingresos sobre producción devengada.** Workmed reconoce ingresos contra producción del mes (no contra facturación); contra-cuenta "Estados de pago por facturar" → "Deudores comerciales" al facturar. Calificada por el CFO como "particularidad que no tienen otros negocios" [Finanzas-20260416 23:57, 24:27]. - **RN-FIN-02 — Tramos de descuento configurables en el script Python.** Reglas activas: por **volumen** (5/10/12% sobre 100/200/500 pacientes), por **lista**, **unitario**, y por **grupo** [Comercial-20260420 27:34; Recaudacion-20260423 1:31:31]. Ejemplo Syncore: 16% sobre 750 personas = ~$33M aplicados sobre ~$208M facturados [Recaudacion-20260423 1:34:06]. - **RN-FIN-03 — Plazo legal de rechazo de factura: 8 días corridos** desde la emisión [Recaudacion-20260423 10:26]. El pipeline HubSpot Cobranza se gobierna por fechas (8 días aprobación → por vencer → vencida → +90 días → pagada/nota crédito/cedida). - **RN-FIN-04 — Ciclo EDP de ~5 días por iteración cliente.** Cada vuelta de "peloteo" cuesta días hasta que el cliente acepta el EDP y emite OC [00-mapa-cruzado §5.5; Agendamiento-20260413 datos cuantitativos]. Casos extremos: hasta **2 meses** para devolver el EDP validado [Recaudacion-20260423 16:36]. - **RN-FIN-05 — Cierre de mes "blando".** FlowMed no tiene cierre de mes formal: la producción se mueve retroactivamente cuando un laboratorio externo o centro acreditado finalmente reporta. Atenciones de marzo llegan en abril y no caben en ninguno de los dos meses [Finanzas-20260416 7:34, 8:27, 9:22]. - **RN-FIN-06 — Nadie toca clientes que no son de su cartera.** Política operacional vigente entre analistas de Facturación y Cobranza [Recaudacion-20260423 37:32]. - **RN-FIN-07 — Aprobación de OC por monto** (cruzado con Abastecimiento, válido para validación financiera): hasta $1M Pamela Lastra; $1M-$3M Pamela + Coustasse; sobre $3M Claudio Jorquera; inversión grande a comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann [Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42]. - **RN-FIN-08 — Cuentas HubSpot separadas Finanzas / Comercial** sin comunicación entre sí; configuraciones distintas [Finanzas-20260416 34:00, 34:30]. - **RN-FIN-09 — Producción no llega antes del día 5-6 del mes**; los últimos EDPs salen recién el día 9 [Recaudacion-20260423 36:33]. - **RN-FIN-10 — Tamaño y costo unitario.** Facturas típicas $20M-$40M, casos extremos $300M-$400M [Recaudacion-20260423 31:05]. Costo de evaluación por persona ~$300.000 [Recaudacion-20260423 30:09]. Volumen por archivo EDP: 957 a 3.000 filas [Recaudacion-20260423 25:00]. ### 2.5 Excepciones, contradicciones y casos borde - **EX-FIN-01 — Atención en laboratorio externo no integrado a FlowMed** ("Violera" o similar): el laboratorio cobra a Workmed pero Workmed no puede cobrar al cliente porque la atención no aparece en la producción [Finanzas-20260416 8:04, 8:27, 8:56]. - **EX-FIN-02 — Producción retroactiva descalza meses cerrados** (relacionado RN-FIN-05): atenciones de marzo se incorporan en abril y obligan a doble descarga + comparación "detectivesca" para detectar "100 filas el 31 → 150 el 1" [Recaudacion-20260423 1:33:37, 1:35:04]. - **EX-FIN-03 — Negociación comercial verbal sin contrato formal en el ERP**: convenios "de palabra" obligan a la empresa pero no quedan registrados; al hacer EDP genera diferencias [Finanzas-20260416 3:08, 3:35, 15:01]. - **EX-FIN-04 — Centro de costo malformado** ("100A", "100 espacio A", "1000A") por errores históricos genera rechazos al armar EDP [Finanzas-20260416 3:35]. - **EX-FIN-05 — Cliente con nomenclatura propia de baterías**: Workmed la llama "altura geográfica", el cliente "bat 010"; requiere traductor por cliente [Finanzas-20260416 10:16]. - **EX-FIN-06 — Cliente pide EDPs separados** (por centro de costo, por solicitante, consolidado) [Recaudacion-20260423 21:15]. - **EX-FIN-07 — Cambios post-agendamiento** de centro de costo / proyecto / solicitante obligan a recortar el EDP [Recaudacion-20260423 14:11, 20:18]. - **EX-FIN-08 — Sobre-reporte de centros acreditados** (legalmente entregan más exámenes que los pedidos): el cliente lo usa como excusa para rechazar el EDP [Recaudacion-20260423 56:07]. - **CONTRADICCIÓN 6.5 — Iniciativa de valorización en FlowMed: lista pero abandonada.** Eduardo González dice que "hubo un intento de automatizar el pricing y no dio éxito; sigue manual + scripts" [EcosistemaTI-20260415 29:38]. Belén y Coustasse describen un módulo construido y **abandonado hace ~6 meses** porque la persona que lo validaba rotó de cargo varias veces; nunca se llegó a validar si calculaba bien [Recaudacion-20260423 38:29, 38:58, 41:43, 42:13]. El módulo "control de pago" sigue siendo origen del Excel diario; el cálculo real de descuentos vive en el script Python externo [Recaudacion-20260423 1:16:18, 1:30:35]. **Resolución mapa cruzado §6.5:** los dos relatos describen la misma iniciativa fallida desde ángulos distintos [00-mapa-cruzado §6.5]. - **CONTRADICCIÓN 6.9 — Autoría y ubicación del script Python.** Sesión Finanzas dice "vive en GitHub personal de Ignacio" [Finanzas-20260416 45:17]; sesión Recaudación detalla "2.553 líneas, autoría Rodrigo Llancao, en GitHub personal de Rodrigo, en migración a GitHub de Workmed" [Recaudacion-20260423 1:15:49, 1:30:35, 1:38:42]. **Resolución:** Rodrigo es autor, Ignacio es operador con copia local de respaldo [00-mapa-cruzado §6.9]. ### 2.6 KPIs y SLAs declarados - **300-400 EDPs/mes** (volumen estable) [Recaudacion-20260423 6:06]. - **~2 días hábiles** para despachar todos los EDPs del mes [Recaudacion-20260423 6:06]. - **8 días corridos** — plazo legal de rechazo de factura [Recaudacion-20260423 10:26]. - **5 días por iteración cliente** del ciclo EDP [00-mapa-cruzado §5.5; Agendamiento-20260413 datos cuantitativos]. - **1 a 1,5 días** — tiempo de cierre de mes (producción final) [Finanzas-20260416 41:22; Recaudacion-20260423 1:36:50]. - **~18 segundos** — tiempo de procesamiento del script Python para una producción cargada [Finanzas-20260416 43:32]. - **Producción valorizada diaria** a precio de lista (proyección comercial) — actualización diaria en Power BI [Finanzas-20260416 7:03, 42:39]. - **Equipo Finanzas (incluyendo Abastecimiento + Personas endosado): ~22-23 personas** [Finanzas-20260416 45:47, 46:16]. - **Tamaño facturas típicas** $20M-$40M; extremos $300M-$400M [Recaudacion-20260423 31:05]. - **Costo de evaluación por persona** ~$300.000 [Recaudacion-20260423 30:09]. - **Volumen archivo EDP** 957 a 3.000 filas [Recaudacion-20260423 25:00]. ### 2.7 Sistemas y handoffs - **FlowMed (vía Secall)** → fuente primaria de la producción; sin cierre de mes; réplica AWS RDS con desfase 5-10 min [Finanzas-20260416 35:15, 40:52]. - **Script Python** (Rodrigo/Ignacio) → valorización + reglas de descuento; corría en GitHub personal, en migración a GitHub de Workmed [Finanzas-20260416 43:32, 45:17; Recaudacion-20260423 1:30:35]. - **Macro Excel de carátula** (Belén) → arma carpetas por cliente, distribuye a analistas [Recaudacion-20260423 37:03, 37:59]. - **Defontana (ERP)** → notas de venta, facturación, contabilidad; "no es un gran dolor hoy día" [Finanzas-20260416 31:39, 32:07]. - **HubSpot** → pipelines de Facturación y Cobranza, "torcido" para esto, cuenta separada de Comercial [Finanzas-20260416 32:35; Recaudacion-20260423 5:41]. - **Power BI** → proyección diaria, balance vs presupuesto, días hábiles [Finanzas-20260416 7:03, 42:39]. - **Buk** → SaaS RR.HH./nómina, centralización con Defontana hoy manual [Finanzas-20260416 25:23]. - **Power Platform** → uno de los lugares donde se crea el cliente (contribuye a duplicación) [Finanzas-20260416 11:13]. - **AWS RDS read-replica** → acceso restringido vía Eduardo González (punto único de falla) [Recaudacion-20260423 1:22:50, 1:25:32]. **Handoffs entrantes:** - ← **Contraloría de Salud:** producción cerrada con informe de aptitud emitido [Flowmed-20260409 35:02]. - ← **Comercial:** condiciones comerciales (descuentos por volumen, contratos, OC esperada) [Finanzas-20260416 33:33]. - ← **Operaciones / Agendamiento:** datos del paciente, centro de costo, batería; los errores upstream se manifiestan en el peloteo del EDP [Finanzas-20260416 5:16, 18:42]. **Handoffs salientes:** - → **Recaudación y cobranza:** factura emitida en Defontana + EDP en estado "Facturado" en HubSpot → habilita pipeline de cobranza tradicional [Finanzas-20260416 33:02; Recaudacion-20260423 6:34]. - → **Comercial:** ejecutivos comerciales coordinan obtención de OC con el cliente [Finanzas-20260416 33:33]. ## 3. Historias de Usuario (5-12 con Gherkin) ### HU-FIN-01 — Valorización mensual de producción (Ignacio) **Como** analista de valorización (Ignacio Ahumada), **Quiero** descargar la producción del mes desde FlowMed/Secall y aplicar los precios por tramo automáticamente, **Para** entregar a Facturación un archivo valorizado en horas en lugar de días. ```gherkin Funcionalidad: Valorización mensual con script Python Antecedentes: Dado que la producción del mes está disponible en FlowMed/Secall Y que el script Python (Rodrigo) está accesible Escenario: Corrida exitosa Cuando ejecuto el script contra la read-replica AWS Entonces el script aplica precios por tramo, lista, unitario y grupo Y depura las variantes del mismo RUT (puntos, comas, X) Y entrega un archivo valorizado en ~18 segundos Escenario: Producción retroactiva Cuando un laboratorio externo reporta atenciones de un mes ya cerrado Entonces hago una segunda descarga y comparo "detectivescamente" con la primera Y reporto las diferencias a la supervisora de Facturación (Belén) ``` Citas: [Finanzas-20260416 43:32, 44:08; Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:33:37, 1:35:04]. ### HU-FIN-02 — Cierre de mes con cruce manual de correos (Ignacio) **Como** analista de valorización, **Quiero** validar los descuentos especiales contra los correos de SAC, agendamiento y comerciales, **Para** que el EDP refleje los acuerdos comerciales reales antes de enviar al cliente. ```gherkin Funcionalidad: Cruce manual de correos Escenario: Descuento especial registrado Dado un EDP con producción Syncore Cuando reviso los correos de SAC y comerciales del mes Y encuentro un acuerdo de 16% sobre 750 personas Entonces aplico el descuento manualmente en el archivo final Y dejo evidencia del correo en la subcarpeta del cliente Escenario: Correo no recibido Dado un descuento acordado verbalmente con el cliente Cuando el correo no llega a Ignacio Entonces el EDP sale sin el descuento Y el cliente "pelotea" hasta que se corrige (5+ días perdidos) ``` Citas: [Finanzas-20260416 44:27, 44:53; 5:16, 18:42]. ### HU-FIN-03 — Armado de carátulas EDP con macro Excel (Belén) **Como** supervisora de Facturación (Belén), **Quiero** correr la macro Excel mensual para generar carpetas y carátulas por cliente, **Para** distribuir el trabajo entre los analistas de cartera respetando la política "nadie toca clientes que no son de ellos". ```gherkin Funcionalidad: Generación de carátulas mensuales Escenario: Distribución a analistas Dado el archivo valorizado entregado por Ignacio Cuando ejecuto la macro Excel de carátula Entonces se genera una carpeta madre con subcarpetas por cliente Y cada subcarpeta queda lista en SharePoint Y cada analista recibe por correo solo las carpetas de su cartera Escenario: Volumen de archivo grande Dado un EDP con 957 a 3.000 filas Cuando la macro genera la carátula Entonces queda lista para subir como nota de venta a Defontana ``` Citas: [Recaudacion-20260423 37:03, 37:32, 37:59, 25:00]. ### HU-FIN-04 — Reconocimiento contable de ingresos en Defontana **Como** Contabilidad, **Quiero** registrar la producción mensual como ingreso devengado en Defontana, **Para** mantener los estados financieros sobre base devengada de producción (no de facturación). ```gherkin Funcionalidad: Reconocimiento contable EDP Escenario: Producción reconocida como ingreso Dado el EDP valorizado del mes Cuando lo cargo en Defontana como nota de venta Entonces se reconoce el ingreso (ej.: $1.500M de producción → $1.500M de ingreso) Y se contraviene a la cuenta de activo "Estados de pago por facturar" Escenario: Movimiento por facturación Cuando se emite la factura del cliente Entonces el monto se mueve desde "Estados de pago por facturar" Y va a la cuenta "Deudores comerciales" ``` Citas: [Finanzas-20260416 23:57, 24:27]. ### HU-FIN-05 — Carga de EDP en pipeline HubSpot (analista de cartera) **Como** analista de Facturación de cartera, **Quiero** cargar cada EDP en HubSpot como "negocio" con sus 4-5 estados, **Para** trazar el ciclo Cargado → Enviado → OC → Facturado y registrar las gestiones de cobranza. ```gherkin Funcionalidad: Pipeline EDP en HubSpot Escenario: Avance del estado Dado un EDP recién armado Cuando lo cargo en HubSpot Entonces queda en estado "Cargado" Y al enviar la carátula al cliente avanza a "Enviado al cliente" Y al recibir la OC avanza a "OC recibida" Y al emitir la factura avanza a "Facturado" Escenario: Política de cartera Dado un cliente cuya cartera es de la analista A Cuando el cliente llama buscando información Entonces solo la analista A puede modificar el negocio Y nadie más toca clientes que no son de ellos ``` Citas: [Finanzas-20260416 32:35, 33:02; Recaudacion-20260423 5:41, 9:57, 37:32]. ### HU-FIN-06 — Envío de carátula al cliente (analista de cartera) **Como** analista de Facturación, **Quiero** enviar al cliente la carátula con adhesiones por sucursal + detalle por persona + código de solicitud, **Para** habilitar la validación del EDP por parte del jefe de proyecto del cliente. ```gherkin Funcionalidad: Envío de carátula Escenario: Cliente único Dado un EDP consolidado Cuando envío la carátula al cliente Entonces incluyo adhesiones por sucursal Y detalle por persona con código y fecha de solicitud de agendamiento Escenario: Cliente pide EDPs separados Dado un cliente que solicita EDPs por centro de costo Cuando armo la carátula Entonces genero un EDP por centro de costo (no consolidado) Y los envío en paralelo ``` Citas: [Finanzas-20260416 17:51; Recaudacion-20260423 21:15]. ### HU-FIN-07 — Peloteo del EDP con el cliente (analista + ejecutivo comercial) **Como** analista de Facturación, **Quiero** procesar las observaciones del cliente sobre el EDP, **Para** llegar a la aceptación que habilita la OC y la facturación. ```gherkin Funcionalidad: Ciclo de peloteo Antecedentes: Dado que el cliente recibió la carátula del EDP Escenario: Observación de centro de costo Cuando el cliente devuelve una observación de centro de costo equivocado Entonces reabro el agendamiento original para revisar Y corrijo el centro de costo Y reenvío la carátula corregida (5 días por iteración) Escenario: Demora extrema Dado un cliente con flujo de OC complejo (varias firmas, vacaciones) Cuando el cliente demora hasta 2 meses en validar Entonces el EDP queda en pipeline HubSpot sin avanzar a "OC recibida" Y el ingreso reconocido en Defontana sigue en "Estados de pago por facturar" ``` Citas: [Finanzas-20260416 5:16, 18:42; Recaudacion-20260423 15:08, 16:36, 31:30]. ### HU-FIN-08 — Recepción de OC y emisión de factura (analista + Defontana) **Como** analista de Facturación, **Quiero** emitir la factura una vez recibida la OC del cliente, **Para** cerrar el ciclo EDP→Factura y traspasar a Recaudación. ```gherkin Funcionalidad: Emisión de factura Escenario: OC recibida en plazo Dado un EDP en estado "OC recibida" en HubSpot Cuando emito la factura en Defontana Entonces el negocio avanza a estado "Facturado" Y empieza a contar el plazo legal de 8 días para rechazo Y se traspasa el caso al pipeline de Cobranza Escenario: Cliente sin OC Dado un EDP aceptado pero sin OC Cuando el ejecutivo comercial gestiona la OC con el cliente Entonces el equipo comercial registra la gestión en HubSpot Y el caso permanece en "Enviado al cliente" hasta obtener la OC ``` Citas: [Finanzas-20260416 5:16, 33:02, 33:33; Recaudacion-20260423 6:34, 10:26]. ### HU-FIN-09 — Proyección diaria de avance comercial (Ignacio + Power BI) **Como** Finanzas / gerencia, **Quiero** ver la producción valorizada del día contra el presupuesto y los días hábiles, **Para** anticipar el cierre del mes en Power BI antes de la facturación. ```gherkin Funcionalidad: Dashboard diario en Power BI Escenario: Carga rutinaria Dado el ciclo diario de Ignacio (~30-60 min en la mañana) Cuando se actualiza el archivo Python Entonces Power BI muestra avance vs presupuesto y días hábiles Escenario: Diferencia con facturación final Dada producción a precio de lista en Power BI Cuando Facturación aplica reglas especiales de descuento Entonces la facturación final difiere de la proyección Y la gerencia toma decisiones con visión distorsionada ``` Citas: [Finanzas-20260416 7:03, 7:34, 42:13, 42:39]. ### HU-FIN-10 — Centralización Buk-Defontana (Contabilidad) **Como** Contabilidad, **Quiero** centralizar mensualmente la nómina (Buk) en Defontana, **Para** consolidar los gastos de personal en el ERP financiero. ```gherkin Funcionalidad: Centralización de nómina Escenario: Centralización manual actual Dado el cierre mensual de Buk Cuando Contabilidad procesa la centralización Entonces se hace de forma manual (sin integración automática) Escenario: Estado deseado pendiente Dado el proyecto de centralización Buk-Defontana Cuando se complete la integración Entonces se eliminará el trabajo manual Y se reducirá el error de transcripción ``` Citas: [Finanzas-20260416 25:23]. ## 4. Diagrama BPMN (Mermaid) — ciclo EDP ```mermaid flowchart TD start(("Inicio:
producción cerrada
por Contraloría")) prod["Descarga producción mensual
desde FlowMed/Secall
(Ignacio Ahumada)"] python["Script Python valorización
(Rodrigo / Ignacio, ~18 s)
precios por tramo + descuentos"] cruce["Cruce manual con correos
SAC / agendamiento / comerciales"] macro["Macro Excel carátula
(Belén)
carpetas por cliente"] rev["Revisión caso a caso
analistas de cartera"] conta["Reconocimiento contable
en Defontana
nota de venta = ingreso"] hubspot_carga["Carga EDP en HubSpot
estado: Cargado"] envio["Envío de carátula
al cliente"] hubspot_envio["HubSpot: Enviado al cliente"] cliente_rev{{"Cliente revisa EDP"}} obs["Observaciones / peloteo
5 días por iteración"] oc{{"¿OC recibida?"}} hubspot_oc["HubSpot: OC recibida"] factura["Emisión de factura
en Defontana"] hubspot_fact["HubSpot: Facturado
plazo legal 8 días"] fin(("Handoff a
Recaudación / Cobranza")) start --> prod prod --> python python --> cruce cruce --> macro macro --> rev rev --> conta conta --> hubspot_carga hubspot_carga --> envio envio --> hubspot_envio hubspot_envio --> cliente_rev cliente_rev -->|"acepta"| oc cliente_rev -->|"observa"| obs obs --> rev oc -->|"sí"| hubspot_oc oc -->|"no, gestiona comercial"| envio hubspot_oc --> factura factura --> hubspot_fact hubspot_fact --> fin ``` Notas del diagrama: - Frontera entrante: **producción cerrada por Contraloría** [Flowmed-20260409 35:02]. - Frontera saliente: **factura emitida** y caso traspasado al pipeline de Cobranza [Recaudacion-20260423 6:34]. - El bucle `obs → rev` es el ciclo de "peloteo" de **5 días por iteración** [Finanzas-20260416 5:16; 00-mapa-cruzado §5.5]. - El reconocimiento contable ocurre **antes** de la emisión de factura (RN-FIN-01) [Finanzas-20260416 23:57, 24:27]. ## 5. Trazabilidad | ID | Tipo | Descripción corta | HU asociadas | Citas | |---|---|---|---|---| | RN-FIN-01 | RN | Reconocimiento de ingresos sobre producción devengada | HU-FIN-04 | [Finanzas-20260416 23:57, 24:27] | | RN-FIN-02 | RN | Tramos de descuento (volumen 5/10/12% en 100/200/500 pacientes) + lista + unitario + grupo | HU-FIN-01, HU-FIN-02 | [Comercial-20260420 27:34; Recaudacion-20260423 1:31:31, 1:34:06] | | RN-FIN-03 | RN | Plazo legal 8 días corridos para rechazo de factura | HU-FIN-08 | [Recaudacion-20260423 10:26] | | RN-FIN-04 | RN | Ciclo EDP ~5 días por iteración cliente | HU-FIN-07 | [Finanzas-20260416 5:16; 00-mapa-cruzado §5.5] | | RN-FIN-05 | RN | Cierre de mes "blando" — producción retroactiva | HU-FIN-01 | [Finanzas-20260416 7:34, 8:27] | | RN-FIN-06 | RN | "Nadie toca clientes que no son de ellos" | HU-FIN-05 | [Recaudacion-20260423 37:32] | | RN-FIN-07 | RN | Aprobación de OC por monto ($1M / $1M-$3M / >$3M / comité) | HU-FIN-08 | [Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42] | | RN-FIN-08 | RN | HubSpot: cuentas separadas Finanzas / Comercial | HU-FIN-05 | [Finanzas-20260416 34:00] | | RN-FIN-09 | RN | Producción no llega antes del día 5-6; últimos EDPs salen día 9 | HU-FIN-03 | [Recaudacion-20260423 36:33] | | RN-FIN-10 | RN | Tamaño facturas $20M-$40M (extremos $300M-$400M); ~$300k/persona | HU-FIN-04, HU-FIN-08 | [Recaudacion-20260423 30:09, 31:05] | | EX-FIN-01 | EX | Atención en laboratorio externo no integrado: imposible cobrar | HU-FIN-02 | [Finanzas-20260416 8:04, 8:27] | | EX-FIN-02 | EX | Producción retroactiva descalza meses cerrados | HU-FIN-01 | [Recaudacion-20260423 1:33:37] | | EX-FIN-03 | EX | Negociación verbal sin contrato en ERP | HU-FIN-02, HU-FIN-07 | [Finanzas-20260416 3:08, 15:01] | | EX-FIN-04 | EX | Centro de costo malformado (100A / 100 espacio A) | HU-FIN-07 | [Finanzas-20260416 3:35] | | EX-FIN-05 | EX | Cliente con nomenclatura propia de baterías | HU-FIN-06 | [Finanzas-20260416 10:16] | | EX-FIN-06 | EX | Cliente pide EDPs separados (centro de costo / solicitante) | HU-FIN-06 | [Recaudacion-20260423 21:15] | | EX-FIN-07 | EX | Cambios post-agendamiento obligan a recortar EDP | HU-FIN-07 | [Recaudacion-20260423 14:11, 20:18] | | EX-FIN-08 | EX | Sobre-reporte de centros acreditados: cliente rechaza EDP | HU-FIN-07 | [Recaudacion-20260423 56:07] | | C-6.5 | Contradicción | Iniciativa valorización FlowMed: lista pero abandonada hace ~6 meses | HU-FIN-01 | [00-mapa-cruzado §6.5; Recaudacion-20260423 38:29, 41:43] | | C-6.9 | Contradicción | Script Python: GitHub personal Ignacio (F5) vs Rodrigo autor (F11) | HU-FIN-01 | [00-mapa-cruzado §6.9; Finanzas-20260416 45:17; Recaudacion-20260423 1:30:35] | | KPI-1 | KPI | 300-400 EDPs/mes | HU-FIN-03, HU-FIN-05 | [Recaudacion-20260423 6:06] | | KPI-2 | KPI | ~2 días hábiles para despachar todos los EDPs | HU-FIN-03 | [Recaudacion-20260423 6:06] | | KPI-3 | KPI | 1 a 1,5 días — cierre de mes (producción final) | HU-FIN-01 | [Finanzas-20260416 41:22] | | KPI-4 | KPI | ~18 segundos — script Python | HU-FIN-01 | [Finanzas-20260416 43:32] | | KPI-5 | KPI | Equipo Finanzas ~22-23 personas | HU-FIN-05 | [Finanzas-20260416 45:47] | | KPI-6 | KPI | Volumen archivo EDP 957-3.000 filas | HU-FIN-03 | [Recaudacion-20260423 25:00] | | KPI-7 | KPI | Producción valorizada diaria a precio de lista | HU-FIN-09 | [Finanzas-20260416 7:03, 42:39] | **Notas de solape con otros AS-IS** (a documentar al consolidar): - **Recaudación y cobranza (`06-recaudacion-cobranza.md`)**: HU-FIN-08 (emisión factura) y HU-FIN-05 (HubSpot pipeline) comparten frontera; el detalle del pipeline de Cobranza, factoring, reglas de descuento por tramo aplicadas y la migración HubSpot↔Defontana viven en Recaudación. - **Comercial (`04-comercial.md`)**: RN-FIN-02 (tramos de descuento), HU-FIN-07 (peloteo con ejecutivo comercial), gestión de OC y la creación duplicada del cliente (CRM/FlowMed/Defontana/Power Platform) comparten frontera. - **Anexo TI (`08-anexo-ti.md`)**: contradicciones 6.5 y 6.9, hosting AWS, autoría del script Python y la dependencia en Eduardo González son responsabilidad transversal de TI.