# Hallazgos — 4ta Sesión — Proceso de Agendamiento ## Sesión - **Fecha:** 2026-04-13 - **Tema:** Proceso de Agendamiento (intake clínico Workmed) - **Archivo fuente:** `diagnostico/transcripts/Diagnostico-20260413-Proceso-Agendamiento.final.md` - **Duración aproximada:** 1h 13min (último timestamp 1:13:00) - **Hablantes detectados:** - Patricia Maturana ("Paty") — jefa de Agendamiento (Workmed); única autorizada a modificar el módulo de Agendamiento en FlowMed; conduce la demo - Juan Pablo San Martín — apoyo a documentación del proceso de agendamiento (Workmed) - Roberto Carvajal — CTO Emercom; lleva las preguntas - Barbarita Lara — CEO Emercom - Mónica Pérez — PMO Workmed - Rodrigo Llancao — Jefe Desarrollo BI y Análisis de Datos (Workmed); aporta sobre incidencias del sistema y cadena hasta facturación - Carolina Araya — CTO Workmed (referenciada por nombre en ejemplo MPI [11:48]) - Desconocido-A — interlocutor que pregunta sobre formularios y cobranza (varios turnos cortos) ## Procesos ### Proceso de agendamiento (flujo principal) - **Gatillante:** el cliente envía un correo electrónico al casillero de agendamiento adjuntando un formulario Excel con la solicitud. [2:00, 3:22] - **Pasos:** 1. El correo aterriza en HubSpot, en una columna llamada «agenda por confirmar»; cada correo genera un ticket. [2:00, 2:29] 2. Una ejecutiva del equipo de agendamiento se autoasigna el ticket colocando su nombre. [2:50] 3. Descarga el formulario Excel adjunto. [3:22] 4. Revisa que estén los campos obligatorios: empresa identificada, baterías marcadas, nombre, RUT, centro de costos, faena y responsable de la solicitud. [5:03, 6:45] 5. Aplica criterio personal para detectar baterías incoherentes con el rubro del cliente (ej. «Marina Mercante» pedida para operadores). [5:31, 6:22] 6. Si detecta error de RUT, intenta validarlo con páginas externas (antes usaba el Rectificador del Registro Civil); si no puede, le devuelve al cliente. [8:26, 8:56] 7. Abre FlowMed, opción «crear solicitud»; copia/pega RUT empresa, sucursal, fecha, batería de exámenes desde la hoja resumen del Excel. [4:34, 14:55, 15:25] 8. Carga la nómina de pacientes (manual o por planilla Excel pegada). [17:59, 18:28] 9. Procesa la solicitud y asigna hora (si hay exámenes de sangre, primera hora disponible). [19:24, 19:53] 10. Confirma; el sistema envía automáticamente correo al solicitante (con resumen) y al trabajador (con día/hora/dirección + link de admisión + usuario y contraseña). — Patricia [35:01, 35:58, 36:57] 11. Vuelve a HubSpot, cambia el estado del ticket a «agenda confirmada» y agrega el número de solicitud al asunto para trazabilidad. [20:23, 37:53] - **Dueño:** Patricia Maturana / equipo Agendamiento (Workmed) - **Salida:** solicitud confirmada en FlowMed + correos de confirmación al solicitante y al trabajador + ticket cerrado en HubSpot ```mermaid flowchart TD cliente["Cliente"] -->|"correo + Excel"| hubspot["HubSpot — cola 'agenda por confirmar'"] hubspot -->|"ticket asignado"| ejecutiva["Ejecutiva agendamiento"] ejecutiva -->|"valida campos / RUT"| revision{"Datos OK?"} revision -->|"no — falta cargo / RUT inválido"| cliente_back["Pide al cliente"] cliente_back --> ejecutiva revision -->|"si"| flowmed["FlowMed — crear solicitud"] flowmed -->|"procesar + confirmar"| correos["Correo a solicitante + correo a trabajador con link admision"] flowmed -->|"actualizar ticket"| hubspot_close["HubSpot: 'agenda confirmada'"] ``` **Fuentes:** [2:00, 2:29, 2:50, 3:22, 6:45, 14:55, 19:53, 35:01, 36:57, 37:53] ### Sub-proceso: carga automática (modo «cargar solicitud») - **Gatillante:** la ejecutiva selecciona en FlowMed la opción «cargar solicitud» y sube el formulario Excel del cliente directamente. [16:08, 21:23] - **Pasos:** 1. Antes de tipear nada, la ejecutiva pulsa «cargar solicitud» y selecciona el Excel. [16:08] 2. El sistema lee el Excel e interpreta campos. [16:08] 3. La ejecutiva valida que estén correctos RUT, baterías, sustancias. [16:37] 4. Procesa y confirma. [16:37] - **Dueño:** Patricia Maturana / equipo Agendamiento - **Salida:** misma que el flujo manual (solicitud confirmada en FlowMed) - **Cobertura real:** solo ~2% de las solicitudes; el restante 98% se hace manual porque FlowMed no reconoce la mayoría de las versiones de formularios. [16:08, 29:52] ### Sub-proceso: autoagendamiento por el cliente - **Gatillante:** un cliente designado entra a FlowMed con su propio usuario y elige «autoagenda solicitud». [49:35, 50:04] - **Pasos:** 1. Cliente coloca sucursal, fecha y centro de costos. [50:31] 2. Selecciona del listado predefinido los cargos con sus baterías ya asociadas. [51:01, 51:30] 3. Ingresa los datos obligatorios del trabajador (nombre, RUT, teléfono, correo). [51:01] 4. El sistema crea la solicitud directamente. [51:30] - **Dueño:** Cliente final (con soporte de Workmed para el setup) - **Salida:** solicitud creada en FlowMed sin intervención del equipo de agendamiento - **Cobertura real:** un solo cliente lo tiene operativo; otro lleva ocho meses en standby esperando habilitación. La implementación inicial tomó cerca de un año. [52:57, 53:26] (ver §10, §11) ## Roles y responsabilidades - **Patricia Maturana** → jefa de Agendamiento; conduce el equipo, gestiona escalamientos a soporte de FlowMed, hace agendamientos directos también [0:04, 39:49, 49:35] - **Equipo de Agendamiento (3 titulares + 2 a honorarios por hora)** → reciben tickets en HubSpot, validan, ingresan en FlowMed [39:49] - **Eduardo (González)** → encargado de medir el porcentaje de personas que completan la admisión digital — Patricia [37:26] - **Soporte FlowMed (proveedor Secall)** → realiza ajustes en la plataforma cuando hay nuevos formularios; tiempos de respuesta erráticos (de dos semanas a un mes, o nunca) [27:30, 27:58] - **Equipo de admisión (en sucursales)** → entran a FlowMed por sucursal, ven la agenda, validan datos en el momento de atender al paciente; pueden actuar como segundo filtro para errores de la solicitud [1:03:42, 1:06:05] - **Contraloría Médica** → tercer filtro; si el error pasa hasta acá, ya no se puede corregir porque el paciente fue atendido [1:03:15, 1:03:42] - **Ejecutivos comerciales** → comunican al cliente la versión actualizada del formulario [29:00] - **Soporte interno (área de soporte Workmed)** → carga nuevos formularios al sistema FlowMed para que sean reconocidos por la lectura automática [27:02] ## Sistemas y herramientas ### FlowMed - **Descripción:** SaaS central de Workmed; aquí se crean las solicitudes de agendamiento, se cargan nóminas, se confirman citas y se generan los correos a solicitante/trabajador. [2:00, 14:55, 35:01] - **Usuarios:** equipo de agendamiento (Patricia + ejecutivas), equipo de admisión en sucursales, ciertos clientes con autoagenda. [1:06:05, 50:04] - **Entradas:** RUT empresa, sucursal, fecha, baterías marcadas, nómina de trabajadores (RUT, nombre, cargo, correo, faena, centro de costos). [6:45, 14:55, 18:28] - **Salidas:** solicitud confirmada + correos automáticos a solicitante (con resumen) y a trabajador (con día/hora/dirección, link de admisión, usuario y contraseña). [35:01, 35:58, 36:57] - **Integraciones:** ninguna confirmada con HubSpot (intentada en 2024, fracasó por falta de acuerdo técnico) [47:19, 47:48]; los datos clínicos posteriores fluyen hacia el HIS / Contraloría [1:03:15]; FlowMed usa nomenclatura de IDs padre/hijo (batería = ID padre, examen = ID hijo) [34:30] - **Restricciones técnicas conocidas:** - Acepta máximo 3 correos por solicitud (separados por coma) [8:08, 8:26] - Campo «faena» es libre, mínimo 2-3 caracteres, sin validación [18:57, 19:24] - Carga masiva es «todo o nada»: si un registro falla, no carga ninguno [22:25] - Cuando hay solicitudes con muchos centros de atención distintos, en algunos casos asigna un centro al azar (no el más frecuente) — Rodrigo [22:52, 23:22] - No tiene botón de «reportar error» / telemetría / grabación de pantalla del usuario [44:28, 44:58] - Cuando dos ejecutivas suben simultáneamente solicitudes para la misma empresa, el sistema las mezcla [42:07] - Lentitud creciente en los últimos meses [41:08] - Tiempos de procesamiento: ~5 min por persona en ingreso normal; 20-25 min cuando son nóminas grandes; ~10 min para subir + ~10 min para procesar nómina con plantilla [40:19, 40:40, 41:08] ### HubSpot (CRM) - **Descripción:** CRM donde aterrizan los correos del casillero de agendamiento; existe una columna llamada «agenda por confirmar». [2:00, 2:29] - **Usuarios:** equipo de agendamiento (no es usado por admisión) [1:06:33] - **Entradas:** correos del cliente con formulario adjunto [2:29] - **Salidas:** tickets categorizados, asignados a ejecutiva con cambio de asunto y estado [20:23, 37:53] - **Integraciones:** ninguna activa con FlowMed; se intentó al habilitarlo en 2024 pero «las dos partes técnicas no llegaron a acuerdo» [47:19, 47:48] - **Reemplaza a Outlook** que era el sistema previo de la jefa de agendamiento (con banderitas de colores) [48:17] ### Rectificador (Servicio de Registro Civil) - **Descripción:** página web del Registro Civil para validar/rectificar RUT por nombre. [8:26, 9:24] - **Usuarios:** equipo de agendamiento (workaround manual) [9:24] - **Estado:** acceso bloqueado a Workmed; usan otras páginas alternativas que también se bloquean por uso intensivo [8:26, 9:24] ### Excel (formularios de cliente) - **Descripción:** formularios estructurados que el cliente completa con datos de empresa, baterías, nómina y una hoja de resumen. [2:00, 4:11, 15:25] - **Tipos:** formulario global + formularios especiales por cliente (varios cinco con listas desplegables de centros de costo; ASAP con baterías acotadas; cliente con baterías numeradas 1-60) [30:19, 30:48, 57:35] - **Versionamiento:** sin documentación oficial publicada en web; los ejecutivos comerciales notifican a clientes; clientes son «porfiados» y siguen usando versión antigua [29:00, 29:21, 31:41] ### Correos (canal entrada / salida) - **Descripción:** Patricia trabaja con dos pantallas: formulario en una, sistema en la otra [24:18] - **Volumen referencial:** 18 correos pendientes en ese momento de la sesión [45:52]; pico después de las 16:00 [39:19] ## Flujos de datos - Cliente → HubSpot (correo + Excel adjunto, on-demand) [2:00, 2:29] - HubSpot → ejecutiva (asignación manual de ticket) [2:50] - Excel del cliente → FlowMed (manual: copiar/pegar RUT empresa, sucursal, fecha, baterías, nómina) [14:55, 18:28] - Excel del cliente → FlowMed (modo automático: «cargar solicitud»; solo funciona en ~2% de casos) [16:08] - FlowMed → solicitante (correo de confirmación con resumen) [35:58] - FlowMed → trabajador (correo con día/hora/dirección + link de admisión + credenciales) [36:57] - FlowMed → equipo de admisión en sucursal (consulta vía sistema, por sucursal o por RUT) [1:06:05] - FlowMed → Contraloría → EDP → Defontana (cadena de facturación; un error de agendamiento puede propagarse hasta acá) [1:03:15, 1:09:21, 1:10:14] - Centros acreditados → SharePoint (recepción de archivos de exámenes, validados manualmente por auditoría) [1:07:27, 1:07:57] ```mermaid flowchart LR subgraph Externos cliente["Cliente"] rectificador["Rectificador (Reg. Civil)"] centros_acred["Centros acreditados"] end subgraph Internos hubspot["HubSpot"] flowmed["FlowMed"] sharepoint["SharePoint"] contraloria["Contraloria"] defontana["Defontana (EDP)"] end cliente -->|"correo + Excel"| hubspot hubspot -.->|"sin integracion"| flowmed flowmed -->|"correo confirmacion"| cliente cliente -->|"validacion RUT (manual)"| rectificador centros_acred -->|"archivos examenes"| sharepoint flowmed --> contraloria contraloria --> defontana defontana -->|"EDP 5 dias"| cliente ``` **Fuentes:** [2:00, 8:26, 35:58, 47:19, 1:03:15, 1:07:27, 1:09:21, 1:10:14] ## KPIs - **Porcentaje de personas que completan la admisión digital** — medido por Eduardo (González); Patricia desconoce el valor concreto [37:26] - **Errores que llegan a contraloría / EDP** — durante un período un colega hizo revisión día a día, encontrando 2-6 casos sobre ~300 informes diarios (~1%); medición fue ad-hoc, no parece estar instrumentada — Rodrigo [1:09:45] ## Datos cuantitativos - **% de solicitudes en modo automático:** ~2% (98% manual) [16:08] - **Promedio de tiempo de ingreso por persona:** ~5 minutos por ejecutivo [40:19] - **Tiempo en nóminas grandes:** 20-25 minutos para que el sistema procese; ~10 min subir + ~10 min procesar [40:40, 41:08] - **Equipo:** 3 personas titulares contratadas + 2 personas a honorarios por hora [39:49] - **Turnos:** una persona del equipo cubre hasta las 22:00 [39:49] - **Volumen de cola en momento de la sesión:** 18 correos sin ingresar [45:52] - **% de solicitudes para el día siguiente:** 70-80% se ingresan el día anterior al examen [39:19] - **Pico de carga:** después de las 16:00 [39:19] - **Volumen diario referencial:** ~300 informes/día (de 1% que falla en validación = 2-6 casos diarios) — Rodrigo [1:09:45] - **Capacidad FlowMed — correos por solicitud:** máximo 3 (separados por coma) [8:08, 8:26] - **Tiempo de respuesta soporte FlowMed para nuevos formularios:** 2 semanas a 1 mes; a veces nunca responden [27:58] - **Tiempo para implementar autoagenda para nuevo cliente:** ~1 año el primer cliente; otro cliente lleva 8 meses en standby [52:57, 53:26] - **Tiempo histórico desde habilitación HubSpot:** 2024 [47:48] - **EDP — ciclo de aprobación:** 5 días para que cliente responda EDP; si rechaza, otros 5 días para nuevo EDP — Rodrigo [1:09:21] - **Última corrección «todo se cambiaba a la sucursal puesta en cabecera»:** ya arreglado hace ~4 meses [44:00] ## Mención regulatoria - **El cargo del trabajador es legalmente obligatorio en el informe** — sin cargo, contraloría no puede emitir el informe — Patricia [1:12:30] ## Stakeholders mencionados ### Internos (Workmed) - Equipo de Agendamiento (Patricia + 5 personas) [39:49] - Equipo de admisión en sucursales [1:06:05] - Contraloría Médica [1:03:15] - Eduardo González — encargado de admisión digital (Megafy / preadmisión) [37:26] - Ejecutivos comerciales (intermediarios con clientes para versionado de formularios) [29:00] - Soporte interno Workmed (carga formularios en FlowMed) [27:02] - Auditoría / control de área (validación manual de archivos de centros acreditados) [1:08:26] - Área de finanzas (facturación post-EDP) [1:02:49] ### Clientes - AMSA — referenciado como ejemplo de faena [18:57] - ASAP — cliente con formulario especial de baterías acotadas [30:48] - Ingeniería Alto Sur — ejemplo de cliente con riesgo de mezcla cuando dos ejecutivas suben simultáneamente [42:07] - Cinco clientes con formularios especiales con centros de costo en lista desplegable [30:48] - Un cliente con autoagenda operativa [49:35] - Un cliente en standby para autoagenda hace 8 meses [52:57] - Un cliente con baterías numeradas 1-60 (formulario propio para preocupacional/ocupacional) [57:35] - Empresas grandes «como Fiat» (mencionada como ejemplo de empresas con dotación estable) [55:10] ### Proveedores - Secall (proveedor SaaS de FlowMed) — implícito por el contexto del soporte que demora semanas/meses - HubSpot (CRM) [2:00] - Rectificador del Registro Civil (acceso bloqueado) [8:26, 8:56] - SharePoint (recepción de archivos de centros acreditados) [1:07:57] - Centros acreditados (terceros que toman exámenes y suben archivos) [1:07:27] - Defontana (ERP donde se gestiona el EDP / facturación) [1:10:14] - Megafy / Appian Cloud (preadmisión digital, mencionado para derivar a Eduardo) [37:26] ## Dolores / fricción - **98% del trabajo es copiar y pegar manual** porque FlowMed solo lee correctamente ~2% de los formularios. [16:08, 29:52] - **Soporte FlowMed errático e impredecible:** «Depende. La luna, no sé. A veces lo hacen, a veces no lo hacen nunca». Tiempos típicos 2 semanas a 1 mes para que carguen un nuevo formulario al lector. — Patricia [27:58] - **Sin integración HubSpot ↔ FlowMed:** «Las dos partes técnicas no llegaron a acuerdo» en 2024; quedó manual indefinidamente. [47:19, 47:48] - **Lentitud creciente del sistema en últimos meses:** «He estado reclamando que algo pasa en el sistema, está demasiado lento». — Patricia [41:08] - **«Todo o nada» en la carga masiva:** si un registro de la nómina falla, ninguno carga. [22:25] - **Sistema mezcla solicitudes** cuando dos ejecutivas suben simultáneamente para la misma empresa. [42:07] - **Sistema asigna centro al azar** en algunas solicitudes con muchos centros distintos. — Rodrigo [22:52, 23:22] - **No hay manera de reportar errores con contexto:** ni botón de reporte, ni telemetría, ni grabación. Patricia debe reproducir y caracterizar el error para que soporte lo crea. [44:28, 44:58] - **Soporte responde por defecto «está todo bien»** ante reportes vagos. [45:26] - **Validación manual «por criterio»:** no existe procedimiento estándar para detectar baterías incoherentes con el rubro del cliente, cada ejecutiva usa su juicio. [5:31, 6:22] - **Errores de RUT son la principal fuente de fallo en intake:** «El RUT de los trabajadores [es lo más común que falla]». — Patricia [8:26] - **Sin manera de detectar duplicados ni MPI:** un mismo trabajador puede ser evaluado 3-4 veces por distintas empresas para postular a distintos trabajos. [10:50, 11:20] - **Restricción arbitraria de 3 correos por solicitud:** un cliente recurrentemente envía 4, Patricia debe borrar uno antes de cargar. [4:34, 8:08] - **Pico operativo después de las 16:00:** «Ahí me lleno de correos para poder ingresar para el día siguiente». — Patricia [39:19] - **Versionamiento de formularios fuera de control:** clientes son «porfiados», siguen usando versiones antiguas; no hay documentación oficial publicada. [29:00, 29:21, 31:41] - **Confusión drogas saliva/orina en modo automático:** el modo automático fuerza un único método para todas las sustancias; Patricia carga manualmente las sustancias para mantener alcohol-saliva + resto-orina. [25:13, 25:49] - **Cadena de impacto del error:** un error de agendamiento se propaga hasta facturación, donde el ciclo del EDP es de 5 días por iteración; un solo error puede atrasar pagos por semanas. — Rodrigo [1:09:21, 1:09:45] - **Validación auditoría de archivos de centros acreditados es manual:** auditor revisa cientos de informes/día, «sí o sí se les van a pasar cuatro». — Rodrigo [1:08:26, 1:08:55] - **18 correos en cola al momento de la conversación,** se categorizan a mano por urgencia para responder los del día siguiente primero. [45:52, 46:21] ## Workarounds - **Validación de RUT en páginas externas:** Patricia y equipo usan páginas alternativas porque les bloquearon el Rectificador del Registro Civil; cuando una nueva página se bloquea, buscan otra. Manual. Frágil — depende de iniciativa propia, no está incorporado al sistema. [8:26, 8:56, 10:21] - **Cuando falta el RUT pero llega el resto de los datos,** Patricia ingresa el RUT como pasaporte para que el sistema acepte la nómina y poder cargar mientras espera el RUT correcto. Manual. [14:02, 14:29] - **Borrar el cuarto correo** del cliente recurrente antes de cargar (FlowMed solo soporta 3). Manual. Frágil — Patricia debe acordarse cada vez. [4:34, 8:08] - **Categorización manual de la cola HubSpot por urgencia:** Patricia o las chicas abren cada solicitud para ver si es para mañana, pasado mañana, etc., y priorizan. Manual. [45:52, 46:21] - **Reproducir y caracterizar errores antes de reportar a soporte:** Patricia debe reproducir el bug exacto («cuando se pasa esto, ocurre esto») para que soporte le crea, porque por defecto responden «está todo bien». [44:28, 45:26] - **Cargar manualmente las sustancias de drogas** en modo automático para preservar alcohol-saliva + sustancias-orina. [25:13] - **Hoja resumen del Excel del cliente:** Patricia y el equipo aprovechan que algunos formularios traen una tercera hoja resumen (Excel calculado) para copiar más rápido al sistema. [4:11, 15:25, 15:44] - **Agendamiento previo aviso:** cuando le pide al cliente un dato faltante, Patricia igual ingresa la solicitud para no perder tiempo, y luego envía corrección. [7:12, 8:08] - **Búsqueda inversa de RUT:** búsqueda por nombre completo en página externa para encontrar el RUT correcto cuando viene mal el dígito verificador. [9:24, 9:52] - **Verificación interna previa:** primero busca si el paciente ya existe en FlowMed (porque ya verificó su RUT en una atención previa); si existe, eso valida. Si es nuevo, recurre al externo. — Patricia [13:35, 14:02] - **Trabajo con dos pantallas:** Patricia trabaja con dos monitores, formulario en uno, sistema en otro. [24:18] - **Turno extendido hasta las 22:00:** una persona honoraria cubre el ingreso tardío de solicitudes. [39:49] - **Notificación al cliente de errores corregidos:** Patricia cambia el RUT por su cuenta y avisa al cliente «Ojo, el RUT de Juanito Pérez no era tal, sino este otro». Manual, sin trazabilidad estructurada. [8:56] ## Excepciones y edge cases - **Persona postulando a múltiples empresas:** un mismo trabajador llega a hacerse exámenes por 2-3 empresas en paralelo. Patricia evalúa por cada empresa por separado. [10:50] - **Mismo RUT pero nombres distintos en sistema:** el cliente envía un RUT con nombre «Juanito Pérez», pero FlowMed lo tiene como «Juan Mendoza» (porque ya se atendió antes); se asume que el cliente «traspapeló los números». Resolución manual. [12:39, 13:04] - **Cliente envía 4 correos cuando el sistema acepta 3:** Patricia elimina el último. [4:34] - **Sistema asigna sucursal al azar** cuando hay muchos centros de atención mezclados en una solicitud. [22:52, 23:22] - **Antes (hace ~4 meses) el sistema cambiaba todas las sucursales internas a la sucursal de cabecera** si alguien la modificaba; ya está corregido. [43:04, 44:00] - **Lectura automática falla con formularios antiguos** que tienen sustancias agrupadas; los formularios nuevos separan saliva/orina por sustancia y sí los lee. [25:49, 26:08] - **Trabajador llega a admisión sin saber a qué cargo postula:** cuando agendamiento no tiene el cargo, no se puede recuperar en admisión porque el propio trabajador no lo sabe. [1:12:30] - **Versiones antiguas del formulario no traen la última batería de drogas saliva,** lo cual obliga a procesarlo manualmente. [26:08, 26:35] ## Compromisos y entregables - **Patricia entregará un documento listando los dolores e incidencias recurrentes que ella considera fácilmente resolubles.** — Patricia, a Roberto / Mónica [49:10, 1:13:00] - **Roberto y equipo Emercom convocarán futuras sesiones específicas con áreas downstream:** - Eduardo (admisión digital / Megafy / preadmisión) [37:26, 37:53] - Admisión en sucursales (no Patricia) [1:06:33] - Comercial (cobranza / facturación) [1:02:19] - Centros acreditados (cómo se hace la validación de archivos) [1:07:27, 1:08:26] ## Decisiones tomadas en la reunión - **No se tomaron decisiones operativas;** la sesión fue puramente diagnóstica. ## Preguntas abiertas / desconocidos - **Patricia no conoce el % concreto de personas que completan la admisión digital** (lo maneja Eduardo). [37:26] - **No está claro qué pasó técnicamente** con el intento fallido de integración HubSpot ↔ FlowMed en 2024 («no sé qué pasó ahí, no hubo caso»). [47:19, 47:48] - **No se ha medido sistemáticamente el % de errores que llegan a contraloría / EDP;** solo hubo una medición ad-hoc por un colega. [1:09:45] - **No se sabe** si los clientes podrían bajar nóminas desde sus propios sistemas (SAP u otros) en vez de tipear Excel. — Barbarita pregunta, sin respuesta concluyente [54:15] - **Spelling exacto de la nomenclatura interna de FlowMed (ID padre / ID hijo)** — Patricia confirma el modelo conceptual pero la conversación no profundiza en el esquema de BD. [34:30] ## Metas / estado deseado - **MPI (Maestro de Pacientes):** Carolina debería existir como persona única en Workmed, con su empresa actual como llave secundaria; arquitectónicamente deduplicar entre sistemas. — Carolina Araya [11:48, 12:12] - **Verificador interno previo:** primera línea automática que detecte si la persona ya existe en el sistema antes de validarla externamente. — Carolina [12:39] - **Reconciliación inteligente de versiones de formulario:** que el sistema reconozca «99% de match con versión anterior» y solo levante alerta cuando hay un cambio sustantivo (ej. batería que ya no soporta). — Roberto [31:41, 32:11, 33:04] - **Plataforma multi-tenant para autoagenda** (vs. el diseño actual donde cada cliente requiere ~1 año de configuración). — Roberto [55:38, 56:07] - **«Piedra de Rosetta»:** front-end específico por cliente que traduzca sus baterías/cargos a la nomenclatura estándar Workmed. — Juan Pablo + Roberto [59:32, 1:00:28, 1:00:56] - **Carga del trabajo de validación al cliente:** si el cliente hace autoagenda, los errores son responsabilidad del cliente, no de Workmed. — Roberto [52:26, 52:57] - **Automatización del 99,9% de los problemas antes de que lleguen a Patricia:** validación RUT vs nombre, baterías incoherentes, etc. — Barbarita [55:10, 55:38] - **Codificación estricta de prestaciones:** «cada prestación tiene que ser un número» para evitar campos libres y errores. — Roberto [33:33, 34:02] - **Botón / sistema de reporte de errores con telemetría y grabación:** «le grabas un videíto a ti mismo y dices mira, yo hago esto, y este es el problema». — Roberto [44:58] ## Sorpresas / anomalías - **«Si quieren un yogur antes de entrar, se le entrega el yogur a todos antes de entrar».** Patricia describe la cultura Workmed: máxima flexibilidad al cliente, lo cual genera tensión interna a la hora de automatizar — los dueños tienen miedo de perder esa flexibilidad. [58:33, 59:00] - **El intento de integración HubSpot ↔ FlowMed (2024) fracasó por falta de acuerdo entre «las dos partes técnicas»** y «no teníamos el apoyo» — quedó como capacidad latente nunca desarrollada. [47:48] - **Ciclo del EDP de 5 días por iteración** se vuelve un multiplicador catastrófico de errores tempranos: un error de agendamiento puede atrasar facturación múltiples semanas. — Rodrigo [1:09:21] - **Patricia conoce dolencias específicas suficientemente bien como para entregar una lista,** pero los reportes vienen siendo ignorados por soporte («vivo con mis dolores y estoy dándoles parches yo»). [48:41] - **El sistema lleva ~4 meses sin el bug de cambio masivo de sucursal,** lo que sugiere que sí se corrigen cosas, pero el cuello de botella está en el reporte y la priorización por parte del proveedor. [44:00] - **Carolina Araya (CTO Workmed) interviene en la propia sesión para explicitar el concepto MPI con un ejemplo donde ella misma es el caso de prueba** («Carolina sigue siendo Carolina Cecilia Reyes Espinoza»), articulando claramente la deuda arquitectónica. [11:48, 12:12] - **Solo Patricia (y posiblemente equipo cercano) están autorizados a modificar el módulo de Agendamiento en FlowMed** (referencia del glosario, confirmado implícitamente por toda la sesión donde ella es la voz autoritativa). - **Excel formularios** son tratados como contrato vivo entre cliente y Workmed: cada cliente tiene su versión, hay versiones antiguas conviviendo, no hay verdad única ni publicación oficial — todo opera con el supuesto de que los ejecutivos comerciales propagan la última versión a los clientes. [29:00, 29:21]