# Hallazgos — Proceso de Recaudación (Sesión 12) ## Sesión - **Fecha:** 2026-04-23 - **Tema:** Proceso de Recaudación (producción → estado de pago → facturación → cobranza); cierre con deep-dive técnico al script Python de valorización y a la base de datos AWS de FlowMed/Secall. - **Archivo fuente:** `diagnostico/transcripts/Diagnostico-20260423-Proceso-Recaudacion.final.md` - **Duración aproximada:** 1h 41min (último timestamp 1:41:32) - **Hablantes detectados:** - Roberto Carvajal — CTO Emercom (entrevistador principal) - Barbarita Lara — CEO Emercom - Juan Pablo Coustasse — CFO Workmed (referido como "Juan Pablo" en audio) - Belén — Analista / supervisora de Facturación-Cobranza Workmed (presentadora del flujo HubSpot) - Ignacio Ahumada — analista, valoriza producción (deep-dive técnico al final) - Rodrigo Llancao — Jefe Desarrollo BI / autor del script Python de valorización (conectado, intervención breve) - Mónica Pérez — PMO Workmed (referida) - Eduardo González — Subgerente Proyectos y Transformación Digital (referido como gatekeeper de acceso a AWS) - Cristián — encargado de infraestructura (referido en contexto del repositorio GitHub) ## Procesos ### Proceso end-to-end de Recaudación - **Gatillante:** llega la producción del mes desde el área comercial / Ignacio Ahumada en formato Excel valorizado. [0:55, 35:36] - **Pasos:** 1. Finanzas recibe el archivo de producción con una columna adicional de código (mes-año-cliente-unidad-centro de costo). [1:24] 2. Se valida la tarifa y se aplican condiciones específicas por cliente. [1:51] 3. Se ingresa a una macro que genera un Excel de estado de pago por cliente + carátula resumen. [1:51, 37:03] 4. La supervisora de Facturación distribuye una "carpeta madre" con subcarpetas por cliente; cada analista toma su cartera. [37:59] 5. Se generan dos cargas: (a) notas de venta al ERP Defontana (una línea por estado de pago); (b) carga a HubSpot para gestión comercial. [3:18, 4:15] 6. Cada estado de pago avanza por un pipeline de facturación en HubSpot (Cargado → Envío al cliente → Aprobado por OC → Facturado). [5:41, 6:06, 6:34] 7. Cuando llega la OC, el analista la adjunta y mueve a "Aprobado". La factura se emite en Defontana (no en HubSpot). [6:34, 6:50] 8. Una vez facturado, se crea un "negocio factura" en el pipeline de Cobranza. [8:05, 9:28] 9. El pipeline de Cobranza avanza por fechas (no por acciones): factura esperando aprobación (8 días) → por vencer → vencida → vencida +90 días → pagada / nota crédito / cedida (factoring). [9:57, 10:26, 10:54, 11:23] 10. Belén concilia manualmente el estado de las facturas en HubSpot cruzando un Excel que envía Contabilidad con la cuenta de "deudores comerciales" / "facturas por cobrar" en Defontana. [11:52, 12:22] - **Dueño:** Belén (Facturación) + analistas de cartera + Juan Pablo Coustasse (CFO). - **Salida:** factura emitida + cobranza gestionada hasta el pago efectivo (o cesión a factoring). ```mermaid flowchart TD produccion["Producción mensual
(Excel valorizado de Ignacio)"] --> codigo["Se agrega código:
mes-año-cliente-unidad-centro_costo"] codigo --> macro["Macro Excel:
genera EDP + carátula por cliente"] macro --> erp["Carga a Defontana
(notas de venta, 1 línea/EDP)"] macro --> hubspot["Carga a HubSpot
(pipeline facturación)"] hubspot --> envio["Envío al cliente
(correo a correo, manual)"] envio --> oc["Espera OC del cliente
(insistencias, semanas-meses)"] oc --> aprobado["Aprobado para facturar"] aprobado --> factura["Emisión factura en Defontana"] factura --> cobranza["Pipeline Cobranza HubSpot
(avanza por fechas)"] cobranza --> pagada["Pagada / Nota crédito / Cedida (factoring)"] ``` **Fuentes:** [0:02, 0:55, 1:24, 1:51, 3:18, 4:15, 5:41, 6:34, 8:05, 9:28, 11:23] ### Sub-proceso: Carga de notas de venta al ERP - **Gatillante:** producción mensual recibida y validada. [3:18] - **Pasos:** 1. Se construye un Excel resumido (una línea por estado de pago, no por examen). [3:18, 4:15] 2. Carga al ERP Defontana en formato de notas de venta. [3:18, 3:46] 3. Antes el código del EDP era alfanumérico (incluía `WHM` por Workmed), pero el ERP solo acepta numérico, así que ahora es código numérico puro. [2:21] 4. La cuenta de "venta no facturada" en Defontana refleja el control sobre las notas de venta cargadas. [2:21] - **Dueño:** Belén / equipo Facturación. ### Sub-proceso: Pipeline Facturación en HubSpot - **Gatillante:** carga del estado de pago a HubSpot tras la macro. [5:41] - **Etapas (pipeline 1 — facturación):** 1. Cargado [6:06] 2. Envío al cliente — etapa donde más tiempo se acumula por insistencias para que el cliente valide o envíe la OC. [6:06, 6:34] 3. Aprobado (cuando llega la OC, el analista la adjunta) [6:34] 4. Facturado (la factura se emite en Defontana, no en HubSpot) [6:34, 7:00] - **Volumen:** se mandan ~300–400 EDP mensuales; demoran ~2 días hábiles en despacharse todos. [6:06] - **Regla operativa:** los ejecutivos NO arrastran tarjetas entre columnas. Avanzan ejecutando una acción (adjuntar OC, marcar enviado), y la columna cambia como consecuencia. — Juan Pablo [8:34, 9:04] - **Salida:** EDP facturado y traspasado al pipeline de Cobranza. ### Sub-proceso: Pipeline Cobranza en HubSpot - **Gatillante:** factura emitida en Defontana se asocia con un nuevo "negocio cobranza" en HubSpot. [8:05, 9:28] - **Etapas (pipeline 2 — cobranza, gobernado por fechas, no por acciones):** 1. Factura esperando aprobación (8 días desde emisión, plazo legal de rechazo) [9:57, 10:26] 2. Facturas por vencer (entre los 8 días y la fecha de vencimiento) [10:26] 3. Factura vencida (primeros 90 días desde vencimiento) [10:54] 4. Factura vencida +90 días [10:54] 5. Pagada / Nota de crédito / Cedida (factoring) [10:54, 11:23] - **Conciliación con Defontana:** hoy es manual via Excel; hay un proyecto en marcha para que HubSpot lea la factura desde Defontana y se sincronice automáticamente. [7:00, 11:23, 11:52] - **Dueño:** analistas de cobranza por cartera. ### Sub-proceso: Valorización diaria de la producción (script Python de Rodrigo) - **Gatillante:** Ignacio descarga diariamente del módulo "Control de pago" de Secall/FlowMed un Excel con los pacientes atendidos. [1:16:18, 1:16:44] - **Pasos:** 1. Descarga diaria del Excel "Control de pago" desde la interfaz de Secall (campos: ruta, empresa, fecha agenda, fecha atención, centro de costo, solicitante, correo, estado agendamiento, estado atención, paciente, batería desglosada, volumen a precio, solicitud agendamiento). [1:17:11, 1:17:39, 1:18:32, 1:19:24] 2. Ignacio consolida día a día: agrega la nueva fecha al acumulado del mes. [1:32:25, 1:33:20] 3. Al cierre de mes, vuelve a descargar del 1 al 31 completo (porque dentro del mes pueden agregarse o desagregarse atenciones). [1:33:20] 4. Compara la consolidación día-a-día contra la descarga full del mes para detectar cambios — proceso descrito como "detectivesco" y manual. [1:35:04] 5. Ejecuta el script Python (~2.553 líneas, autoría Rodrigo Llancao) que aplica reglas de negocio: depuración de empresas (unifica variantes del mismo RUT), precios por cliente, descuentos por tramo, descuentos por lista, descuentos unitarios. [1:30:35, 1:31:31, 1:32:25] 6. Salida: Dataframe nuevo valorizado, base del dashboard financiero y del envío a Facturación. [1:34:06] - **Tiempo:** "Yo me muero finalmente un día, un día y medio entre valorizar, revisar y depurar esta producción". — Ignacio [1:36:50] - **Dueño:** Ignacio Ahumada (operador) + Rodrigo Llancao (autor del script). - **Salida:** producción valorizada con descuentos aplicados, lista para entregar a Facturación-Cobranza con IVA incorporado. ```mermaid sequenceDiagram participant Ig as Ignacio participant Sec as Secall/FlowMed (Control de pago) participant Py as Script Python (Rodrigo) participant Dash as Dashboard financiero participant Bel as Belén (Facturación) Ig->>Sec: descarga Excel diario Ig->>Ig: consolida día N al acumulado Note over Ig: Cierre de mes:
re-descarga 1-31 completo Ig->>Ig: compara consolidado vs full (detectivesco) Ig->>Py: ejecuta script (depuración + descuentos) Py->>Dash: dataframe valorizado Ig->>Bel: entrega producción + IVA ``` **Fuentes:** [1:16:18, 1:17:11, 1:30:35, 1:32:25, 1:33:20, 1:35:04, 1:36:50] ## Roles y responsabilidades - **Belén** — supervisora de Facturación; corre la macro, distribuye carpetas a analistas, concilia HubSpot vs Defontana, presenta el flujo de pipelines. [37:59, 11:52] - **Juan Pablo Coustasse (CFO)** — dueño del área Finanzas; aporta visión histórica del proceso, apoya a comercial en gestión de OCs. [3:46, 9:04, 9:28] - **Ignacio Ahumada** — analista de valorización; descarga producción día a día desde Secall, ejecuta script Python, entrega a Facturación. [12:49, 1:14:55, 1:36:50] - **Rodrigo Llancao** — Jefe Desarrollo BI; autor del script Python de valorización (~2.553 líneas), referente técnico de la base AWS. [1:14:55, 1:30:35] - **Analistas de cartera (Facturación + Cobranza)** — cada analista toma su cartera de clientes; gestiona envío de EDP, insistencia por OC, cobranza. Política: "nadie toca clientes que no sean de ellos". [37:32, 37:59] - **Equipo comercial (Juan Pablo)** — apoya negociación con cliente cuando la facturación se traba; tiene visibilidad de los pipelines de HubSpot. [9:04, 9:28] - **Eduardo González** — gatekeeper del acceso a la base AWS / read-replica de FlowMed. [1:25:32] - **Mónica Pérez** — PMO; recibe avisos sobre descuentos no aplicados o cambios de tramo. [1:37:19] - **Externo HubSpot** — tercero contratado para configurar HubSpot ("a quien le hacemos los pedidos de HubSpot, que es peras y manzanas"). [4:46] - **Contraloría** — encargada de agregar/desagregar prestaciones en respuesta a correos. [1:39:35] ## Sistemas y herramientas ### HubSpot - **Descripción:** CRM usado como plataforma central de gestión de Facturación y Cobranza. "La que teníamos a mano… tampoco es la mejor herramienta tal vez para eso, estamos forzando un poquito". — Belén [3:46, 36:05] - **Usuarios:** Belén + analistas de cartera (facturación y cobranza); equipo comercial (Juan Pablo) con acceso de lectura. [3:46, 9:04] - **Entradas:** archivo Excel resumido (1 línea = 1 EDP) cargado mensualmente; carga de contactos por empresa (manual, mensual). [4:15, 4:15] - **Salidas:** dos pipelines (Facturación y Cobranza); historial de llamadas y contactos por EDP. [5:41, 9:04] - **Integraciones:** proyecto en marcha de integración con Defontana para sincronizar estado de facturas. [7:00, 11:23] - **Restricciones:** la carga de contactos debe rehacerse cada mes aunque sea la misma empresa (restricción del externo). [4:15] ### Defontana (ERP) - **Descripción:** ERP contable de Workmed; sede de la facturación efectiva, inventario, deudores comerciales. [6:34, 11:52] - **Usuarios:** equipo de Contabilidad; Belén/Facturación carga notas de venta. [3:18, 11:52] - **Entradas:** notas de venta (1 línea por EDP). [3:18, 3:46] - **Salidas:** factura emitida; cuenta "venta no facturada"; cuenta "deudores comerciales / facturas por cobrar". [2:21, 11:52] - **Integraciones:** proyecto activo de sincronización con HubSpot; alertas automáticas cuando un cliente no está creado al subir la nota de venta. [7:00, 1:03:43] - **Restricción:** solo acepta códigos numéricos (forzó el cambio del esquema alfanumérico WHM al numérico actual). [2:21] ### FlowMed / Secall - **Descripción:** SaaS clínico-operacional core; proveedor Secall. La base productiva tiene una read-replica en AWS. Para Recaudación el punto de contacto es el módulo "Control de pago" en el menú "Detalles general → Gestión". [1:16:18, 1:16:44, 1:22:50] - **Usuarios para Recaudación:** Ignacio (descarga diaria); Rodrigo (queries directas a la base). [1:16:18, 1:23:16] - **Entradas:** datos de agendamiento, atenciones (ficha clínica), prestaciones por batería, precios base por prestación. [1:17:11, 1:24:14] - **Salidas:** Excel "Control de pago" descargable día a día; vistas SQL para analítica. [1:17:11, 1:28:43] - **Integraciones:** vía proceso ETL automatizado los datos de la ficha clínica fluyen hacia el equipo de Contraloría que emite el informe final de aptitud. [53:20] - **Modelo de datos:** ID padre / ID hijo (batería = padre; exámenes = hijos). Sin codificación visible de prestación en la vista usuario; el código está en el back-end. [1:24:39, 1:25:12] - **Tablas grandes:** tabla log = 31 GB; tabla atención = 2.2 GB; otras dos tablas = 13 GB cada una. [1:26:56, 1:27:22] ### Script Python de valorización (Rodrigo Llancao) - **Descripción:** ~2.553 líneas; depura empresas (variantes del mismo RUT), aplica reglas de negocio: precios cliente-específicos, descuentos por tramo, descuentos por lista, descuentos unitarios, descuentos por grupo de empresas. [1:30:35, 1:31:31, 1:34:06] - **Usuarios:** Ignacio (lo corre día a día). [1:32:25, 1:33:20] - **Entradas:** Excel consolidado de "Control de pago". [1:32:25] - **Salidas:** Dataframe valorizado para dashboard financiero y para Facturación. [1:34:06] - **Repositorio:** estaba en el GitHub personal de Rodrigo; en migración a GitHub Enterprise Org de Workmed (proyecto con Cristián). [1:15:49, 1:16:18] ### Macro Excel de carátula / EDP - **Descripción:** macro que toma la base valorizada y genera una carpeta por cliente con su EDP y carátula resumen. [37:03] - **Usuarios:** Belén corre la macro mensualmente. [37:03] - **Salidas:** carpeta madre con subcarpetas por cliente conteniendo los archivos de EDP. [37:03, 37:59] ### AWS RDS (read-replica) - **Descripción:** copia productiva de la base FlowMed/Secall, alojada en cuenta AWS de Workmed. Acceso restringido vía Eduardo González. [1:22:50, 1:25:32] - **Usuarios:** Rodrigo + Ignacio (visualizadores). [1:22:50] - **Estado:** sin modelo de datos documentado. [1:23:16] ```mermaid flowchart LR subgraph Internos flowmed["FlowMed/Secall"] aws["AWS RDS
(read-replica)"] pyscript["Script Python
(Rodrigo)"] macro["Macro Excel
EDP + carátula"] defontana["Defontana
(ERP)"] hubspot["HubSpot
(CRM)"] dashboard["Dashboard financiero"] end flowmed -->|"descarga Excel diario
Control de pago"| pyscript flowmed -.->|"replica"| aws aws -->|"queries directas"| pyscript pyscript -->|"dataframe valorizado"| dashboard pyscript -->|"producción valorizada"| macro macro -->|"notas de venta"| defontana macro -->|"EDP por cliente"| hubspot defontana -.->|"proyecto: factura"| hubspot defontana -->|"cuenta deudores
(Excel manual)"| hubspot ``` **Fuentes:** [1:16:18, 1:22:50, 1:32:25, 37:03, 3:18, 4:15, 7:00, 11:52] ## Flujos de datos - **FlowMed/Secall → Ignacio (Excel diario "Control de pago"):** descarga manual, cadencia diaria. [1:17:11] - **AWS read-replica → Rodrigo (queries SQL):** acceso técnico para analítica avanzada. [1:22:50] - **Excel consolidado → Script Python → Dataframe valorizado:** procesamiento batch diario, re-procesamiento full a fin de mes. [1:32:25, 1:33:20] - **Producción valorizada → Macro → carpetas por cliente:** una vez por mes. [37:03] - **Macro → Defontana (notas de venta):** carga mensual; 1 línea por EDP. [3:18] - **Macro → HubSpot (EDPs y contactos):** carga mensual; contactos deben recargarse cada mes (restricción del externo). [4:15] - **Cliente → Workmed (OC):** llega por correo; el analista la adjunta manualmente al EDP en HubSpot. [6:34] - **Defontana (cuenta deudores) → Belén → HubSpot:** Excel exportado de Contabilidad cruzado manualmente para actualizar estado de cobranza. [11:52, 12:22] - **Correos de cambios de prestación → Ignacio:** sin sistema de tickets; "todo por correo". [1:37:19] ## KPIs - **Cantidad de EDPs mensuales:** 300–400 estados de pago. [6:06] - **Tiempo de despacho mensual de EDPs:** ~2 días hábiles para enviar todos los EDPs del mes. [6:06] - **Plazo legal de rechazo de factura:** 8 días desde emisión. [10:26] - **Mediciones nuevas habilitadas por HubSpot:** "esto igual nos permite llevar un mejor control y también hemos podido medir mediciones que antes no teníamos". — Belén [7:30] ## Datos cuantitativos - **EDPs mensuales:** 300–400. [6:06] - **Casos extremos de retraso de validación cliente:** "tenemos un caso de dos meses, pero en general son semanas". — Juan Pablo [16:36] - **Volumen de archivo de EDP:** uno tenía 957 filas; otros pueden tener 2.000–3.000. [25:00] - **Tabla log de FlowMed:** 31 GB. [1:26:56] - **Tabla atención de FlowMed:** 2.2 GB. [1:26:56] - **Otras tablas FlowMed:** dos tablas de ~13 GB cada una. [1:27:22] - **Script Python:** 2.553 líneas (la mayor parte: depuración de empresas y precios; el código de reglas de negocio puro es minoritario). [1:30:35] - **Tiempo de Ignacio en valorizar/depurar:** 1 a 1.5 días por ciclo. [1:36:50] - **Tamaño facturas:** "no son facturas chicas, son de veinte, cuarenta palos, en algunos casos trescientos, cuatrocientos". — Juan Pablo [31:05] - **Costo de ingreso por persona evaluada:** "nos tienen que pagar a nosotros 300 palos solamente del hecho de evaluar estas personas". — Juan Pablo [30:09] - **Ejemplo de descuento por tramo (caso Syncore):** facturado ~208 millones; descuento del 16% si pasa 750 personas; descuento aplicado ~33 millones. [1:34:06] - **Ejemplo de precio cliente-específico (Ingeniería de Seguimiento Montajes):** detección de metanfetaminas a $8.400 vs precio normal $9.538. [1:31:31] - **Variabilidad de cierre mensual:** "sacábamos el día 31 y aparecían 100 filas… y los sacábamos el día 1 y había 150 filas". — Ignacio [1:33:37] ## Mención regulatoria - **Plazo legal de 8 días para rechazar factura:** "tienen ocho días para rechazar una factura". — Belén [10:26, 29:42] - **Servicio de Impuestos / IVA:** Ignacio entrega la producción "ya con el IVA incorporado" antes de pasarla a Facturación. [1:36:50] - **Factoring:** facturas cedidas siguen un flujo aparte fuera del pipeline HubSpot principal. [11:23] ## Stakeholders mencionados **Internos (Workmed):** - Belén (Facturación), Juan Pablo Coustasse (CFO), Ignacio Ahumada, Rodrigo Llancao, Mónica Pérez (PMO), Eduardo González (Subgerente Proyectos), Cristián (infraestructura), Contraloría, área Comercial, área Operaciones, Contabilidad. [varias] **Clientes (citados):** - Syncore — usado como ejemplo concreto del cálculo de descuento por tramo (16% sobre 750 personas). [1:34:06] - Ingeniería de Seguimiento Montajes — ejemplo de precio cliente-específico ($8.400 metanfetaminas). [1:31:31] - Empresas de construcción y montaje — citadas como tipología de cliente cuyo flujo de pago depende del mandante. [30:37, 31:05] **Proveedores / partners:** - Secall (proveedor de FlowMed). [1:16:44] - Defontana (ERP). [6:34] - HubSpot (CRM). [3:46] - Externo configurador de HubSpot (no nombrado): "trabajamos con un externo a quien le hacemos los pedidos de HubSpot". [4:46] - AWS (cloud de la read-replica). [1:22:50] - Empresas de factoring. [11:23] ## Dolores / fricción - **El cliente rechaza el EDP por confusiones, no por errores reales.** El validador del cliente no recuerda si pidió o no una prestación; obliga a reabrir y revisar el agendamiento original. «Oye, no, no me acuerdo, ¿quieres decir pinchó o no?» — Juan Pablo [15:08, 15:37] - **Casos extremos de demora hasta 2 meses para devolver el EDP validado al cliente.** — Juan Pablo [16:36] - **No hay palanca contractual para presionar al cliente.** "No tenemos con qué apretar, con qué presionar, no hay un porcentaje, no hay nada legal en este contexto". [29:16] - **Política comercial debilita la cobranza:** "le vende para que nos pague el que no nos paga"; bloquear clientes es práctica muy poco habitual porque el ejecutivo de proyecto sigue comprando. — Juan Pablo [32:26] - **Carga manual masiva en cruces y conciliación.** Belén exporta info de HubSpot, recibe un Excel de Contabilidad y cruza manualmente para actualizar estados de cobranza. «sabes es bien manual». [11:52, 12:22] - **HubSpot está siendo "forzado".** "Tampoco es la mejor herramienta tal vez para eso, estamos forzando un poquito el origen de transporte". — Belén [36:05] - **Restricción del externo HubSpot obliga a recargar contactos todos los meses** aunque sea la misma empresa. [4:15] - **Producción no llega antes del día 5–6 del mes**, los últimos EDPs salen recién el día 9. Pierden 2–3 días de ventaja para facturar. [36:33] - **Distribución de cartera vía correo + carpeta SharePoint.** La supervisora envía por correo la carpeta madre a cada analista, no hay sistema centralizado. [37:59] - **Iniciativa de valorización en FlowMed quedó abandonada hace ~6 meses** porque la persona que la validaba rotó de cargo varias veces. [38:29, 41:43] - **Errores se arrastran desde Agendamiento → Producción → Facturación.** "Una maraña que hay que resolver siguiendo el hilo, pero es grande". — Roberto [40:48] - **Sobre-reporte de centros acreditados.** El laboratorio externo legalmente debe informar todo lo que mide (10 drogas), aunque el cliente solo haya pedido 5. El informe puede salir con las 10 y el cliente lo usa como excusa para rechazar el EDP. [56:07, 57:32] - **Edge case: cambios de prestación a media atención** (ej. cliente pide droga adicional, paciente ya se fue → se asume internamente). [54:17, 54:44] - **Identificación tardía del error**: muchas veces el desajuste se detecta solo cuando se está mandando el EDP. — Belén [51:24, 51:56] - **Casuística infinita por proceso manual.** "Como el proceso es manual tenemos millones de casuísticas". — Juan Pablo [1:02:18] - **Mismo cliente con datos distintos en FlowMed, comercial y Finanzas.** "Sus perfiles están rehechos en distintos sistemas y ninguno está [sincronizado]". — Roberto [1:38:13] - **Mismo RUT con variaciones de nombre (puntos, comas, X)** rompen los joins por nombre+RUT. Ej.: "Ignacio Ahumada Muñoz" vs "Ignacio Ahumada Muñoz X" vs "Ignacio Muñoz." [1:30:35, 1:39:12] - **Sin sistema de tickets para cambios de prestación.** Todo se gestiona por correo; Ignacio no puede asegurar que recibió todos los correos de cambios. — Ignacio [1:36:01, 1:37:19] - **Cambios informados a destiempo.** Mónica le dice a Ignacio que el día 8 que tal cliente tenía un descuento por tramo no aplicado, después de que Ignacio ya envió la producción del día 7. [1:37:19] - **Cierre de mes: el dato cambia.** Sacar el día 31 da 100 filas; sacar el día 1 da 150 filas. Implica recobrar más o devolver. [1:33:37] - **Comparación full-month vs consolidado diario es "detectivesca".** Manual, sin automatización. — Roberto [1:35:04] - **Sin modelo de datos documentado de FlowMed.** Para hacer una analítica hay que adivinar entre tablas hasta encontrar la correlación. [1:23:16] - **Múltiples versiones del formulario de agendamiento del cliente** que FlowMed acepta solo si calza estricto con la plantilla. [1:09:03] ## Workarounds - **Macro Excel para generar EDP + carátula:** la lógica core del armado del EDP vive en una macro Excel, no en un sistema. [1:51, 37:03] - **Conciliación manual HubSpot ↔ Defontana via Excel:** Belén exporta de uno, importa de otro, cruza manualmente. [11:52, 12:22] - **Carga mensual repetida de contactos a HubSpot** para esquivar la restricción del proveedor externo. [4:15] - **Carpeta SharePoint con subcarpetas por cliente** distribuida por correo a cada analista para trabajar la cartera. [37:59] - **Doble descarga del mes:** Ignacio descarga día a día y al cierre re-descarga el mes completo y compara para detectar cambios. — Ignacio [1:33:20, 1:35:04] - **Script Python de Rodrigo absorbiendo lógica que debería estar en sistema** (precios, descuentos, depuración de empresas). "Ahí es donde realmente existe la regla de negocio porque ahí es donde se calcula". — Roberto [1:38:13, 1:38:42] - **Depuración de variantes de nombres de empresas** dentro del Python (más extenso que el código de descuentos mismo). [1:30:35] - **Cambio de proceso "drag-and-drop" a "acción gatilla cambio de columna"** en HubSpot — antes los ejecutivos arrastraban manualmente las cards (frágil); ahora deben ejecutar la acción y la columna cambia como consecuencia. [8:34, 9:04] - **Bloqueo manual de clientes morosos coordinado en reuniones Comercial-Finanzas** caso por caso. [1:07:16, 1:07:42] - **Fragilidad:** el script Python vive (vivía) en el GitHub personal de Rodrigo; en migración a GitHub Enterprise Org. Si Rodrigo se va, el conocimiento del cálculo de descuentos se va con él. [1:15:49, 1:38:42] ## Excepciones y edge cases - **Cliente pide X, pero atendieron Y:** validación cruzada compleja entre lo agendado, lo realizado y lo informado. [14:11, 49:32] - **Cliente pide examen extra por error y se ejecuta:** se cobra. [50:27] - **Workmed agrega examen no pedido por error interno:** no se cobra; se asume el costo. [50:57, 51:24] - **Cambios de centro de costo / proyecto / solicitante** entre el agendamiento y la facturación obligan a recortar el EDP. [14:11, 20:18] - **Centros acreditados informan más exámenes de los pedidos** (legalmente obligados); el informe puede salir sobre-reportado y el cliente lo usa como excusa para rechazar. [56:07, 57:32] - **Cambio de prestación a media atención** (ej. agregar droga). En centros propios se puede absorber; con centros acreditados o exámenes ya remitidos, no. [54:17, 55:41] - **Cliente pide EDPs separados:** algunos por centro de costo, otros por solicitante, otros consolidado completo. La OC también puede ser parcial. [21:15] - **Atenciones inasistentes** (fechas "1600 1969") se excluyen de la valorización. [1:00:25, 1:17:39] - **Atenciones no finalizadas** (informe pendiente, ej. cultivos que tardan) no entran en la producción del mes; si finalizan al mes siguiente, tampoco entran ahí. Quedan colgadas. [1:00:25, 1:00:50] - **Cliente con flujo OC complejo:** EDP validado pero la OC requiere firma de varias personas; "el que firma está de baja, el otro está de vacaciones". — Belén [31:30] - **Empresas de proyecto cuyo cobro a Workmed depende de que su mandante les pague.** [30:37, 31:05] - **Dentro del mes pueden agregar/desagregar prestaciones**, lo que cambia el monto a cobrar después. [1:33:20] - **Mismo RUT, distintas grafías de nombre:** rompe joins, requiere depuración manual. [1:30:35, 1:39:12] ## Compromisos y entregables - **Workmed enviará los videos pendientes** de la sesión (Roberto pidió, Belén/JP confirman que ya se subieron). [1:09:30, 1:09:59] - **Workmed enviará la presentación mostrada hoy** (Excel de la presentación) y minutas/transcripts. [1:10:58] - **Vicente entregará un dibujo de proceso** que hizo "en una servilleta" → se traspasará digitalmente. [1:10:28] - **Workmed enviará anotaciones de excepciones** (a la regla) cuando puedan. — Roberto pidió [1:02:44] - **Roberto/Barbarita pedirán acceso a AWS RDS:** Roberto ya envió mail a Eduardo González pidiendo autorización para acceso visualizador a la base + dump. [1:25:32, 1:28:43, 1:40:40, 1:41:32] - **Rodrigo compartirá el script Python** en cuanto se migre al repo Enterprise (en proceso con Cristián). [1:15:49, 1:30:05] - **Sesión técnica de seguimiento con Rodrigo + Ignacio** para revisar la base de datos de FlowMed (no la próxima semana por cierre, sí en la siguiente). [1:11:51, 1:12:21, 1:13:15] ## Decisiones tomadas en la reunión - **El proceso de avance en HubSpot debe ser por acciones, no por arrastre manual** (consenso ya establecido y vigente). [8:34, 9:04] - **Cerrar la fase de levantamiento con esta sesión.** "Suficientes reuniones, ya está bueno, ya está claro". — Juan Pablo / Belén [1:09:30] - **Foco siguiente:** trabajar el detalle de la base de datos de FlowMed con Rodrigo + Ignacio. [1:11:51, 1:13:15] ## Preguntas abiertas / desconocidos - **¿Cuánto tiempo realmente toma el cliente en validar?** Roberto reconoce no saber; Juan Pablo estima semanas con casos extremos de 2 meses. [16:07, 16:36] - **¿Si Ignacio recibe todos los correos de cambios?** No tiene forma de asegurarlo. [1:36:01] - **¿Acelerará la trazabilidad la recaudación o el cliente solo pedirá más documentos para revisar?** Juan Pablo duda explícitamente. [23:38] - **¿El usuario operacional puede aún modificar atenciones / agregar prestaciones?** Juan Pablo dice "hoy día yo desconozco si el control total o los usuarios pueden entrar a ciertas cosas". [48:10] - **¿La iniciativa de valorización en FlowMed (abandonada hace 6 meses) calculaba bien?** Nunca se llegó a validar. [38:29, 38:58] - **Sin modelo de datos documentado** de la base FlowMed/Secall. [1:23:16] ## Metas / estado deseado - **Portal cliente con vista resumen del EDP**, condiciones comerciales, documentos de respaldo, trazabilidad de quién pidió qué (estilo portal de proveedores). [27:24, 33:49, 44:07] - **Trazabilidad nivel "log del sistema"** que muestre al cliente: tal usuario, tal fecha, tal correo pidió tal cosa; agregó/quitó tal batería; descargó el informe tal día. [17:34, 22:13] - **Bloqueo automático de cliente con N facturas pendientes** ("desde hoy en adelante no puedes pedir más servicios si tienes 2+ facturas pendientes"). — Barbarita [45:03] - **Línea de crédito por cliente.** [45:27] - **Acuerdo contractual de plazo para enviar OC** con descuento por pronto pago (ej. 5% si llega en 4 días, 3% si llega en 7) — referencia a un caso conocido por Juan Pablo donde funcionó. [28:47, 29:42] - **Centralizar reglas comerciales en un único perfil de cliente** para que FlowMed, comercial y Finanzas lean de la misma fuente. [1:37:45, 1:38:13] - **Automatizar el envío de EDPs** (ganaría 2–3 días al ciclo de facturación). [36:33] - **Integración Defontana ↔ HubSpot** para que HubSpot lea automáticamente la factura emitida y la asocie al negocio. [7:00, 11:23] - **Modelar la base de datos de FlowMed**, depurar tablas, identificar las que sirven y las que no. [1:23:45, 1:27:22] - **Sistema de tickets** para cambios de prestación que reemplace los correos. [1:37:19] - **"Global governance" del dato:** unificar la representación de la empresa entre todos los sistemas. — Ignacio [1:39:12] ## Sorpresas / anomalías - **El núcleo de la lógica de negocio de Workmed vive en un script Python en el GitHub personal de un solo desarrollador.** "Ahí es donde realmente existe la regla de negocio porque ahí es donde se calcula". — Roberto [1:30:35, 1:38:42] - **La depuración de nombres de empresas (variantes del mismo RUT) es la sección MÁS extensa del script Python**, más que las reglas de descuentos. — Ignacio [1:31:02] - **Hubo un proyecto de valorización en FlowMed que llegó a estar listo, pero quedó abandonado hace ~6 meses por rotación de la persona que validaba.** Juan Pablo / Roberto coinciden en que vale la pena rescatarlo. [38:29, 41:43, 42:13] - **Cierre de mes es estructuralmente inestable:** la diferencia entre la foto del 31 y la foto del 1 puede ser de decenas de filas (100 → 150 en el ejemplo dado). Ignacio describe el proceso de reconciliación como "detectivesco". [1:33:37, 1:35:04] - **Tabla log de FlowMed pesa 31 GB**, más grande que la tabla de atenciones. Refleja la cantidad de aperturas/reaperturas/cierres de informe — pero el log nunca se ha explotado para medir tasa de error. [1:26:56, 1:25:32] - **El "control de pago" en Secall sale directamente de FlowMed**, no toca la read-replica de AWS. Así que el flujo principal de Recaudación NO usa la infraestructura de datos sobre la que se está trabajando. [1:13:43] - **Política cultural Workmed-cliente bloquea palancas formales:** "le vende para que nos pague el que no nos paga". El equipo de cobranza opera sin herramientas contractuales reales de presión. — Juan Pablo [32:26] - **Insight de Juan Pablo sobre el sobre-reporte de centros acreditados:** aunque entregar más exámenes "no debería" perjudicar al cliente, le da munición para rechazar el EDP. [57:32, 58:00] - **HubSpot fue elegido por disponibilidad, no por idoneidad.** "La que teníamos a mano". Belén explícitamente abre la puerta a reemplazarlo. [36:05] - **Workmed tiene UN solo dato del cliente repartido en al menos 4 sistemas** (FlowMed, HubSpot, Defontana, comercial), y los registros pueden estar desincronizados. [1:38:13, 1:39:12] - **Eduardo González es punto único de falla** para acceso a la base de datos AWS — toda solicitud de visualizador pasa por él. [1:25:32] - **Rodrigo y Cristián están migrando** los repositorios de servicios a una organización GitHub Enterprise — proyecto en curso, recién empezado. [1:15:49] - **Reflexión filosófica de Roberto:** "Esto es como una maraña que hay que resolver siguiendo el hilo… los errores en Agendamiento se arrastran a Producción y a Facturación". Refuerza que Recaudación es el sumidero de los problemas upstream. [40:48]