DIAGNÓSTICO ABASTECIMIENTO POLICLÍNICO · ABRIL 2026

Modelado BPMN 2.0 — Abastecimiento · Ciclo de Orden de Compra_

Ciclo end-to-end de Orden de Compra de Workmed: requerimiento desde la sede o área interna, validación de datos por Pamela Lastra, transformación manual de cotización a OC en Defontana, aprobación por tramos de monto y despacho con rebaja contable inmediata. Dueña del proceso: Pamela Lastra (Jefa de Abastecimiento, equipo de 4 personas).

CLIENTE Workmed

DEPARTAMENTO Abastecimiento

FECHA 2026-04-27

VERSIÓN v2.0

NOTACIÓN BPMN 2.0 (OMG)

ESTADO ENTREGABLE

cat ./00-resumen.md

Abastecimiento de Workmed es un área de 4 personas (Pamela Lastra, 1 analista de inventario y 2 bodegueros) que sostiene cinco flujos críticos: (a) reposición de insumos clínicos, oficina y limpieza desde bodega central a sedes, (b) creación manual de Órdenes de Compra en Defontana desde cotizaciones, (c) despacho de equipamiento entre sedes, (d) administración del policlínico Codelco Ventanas (10 personas, contrato licitado, resolución sanitaria) y (e) validación de pagos a proveedores de servicios [Abastecimiento-20260423 1:28, 35:48, 38:36, 47:25]. La operación se apoya en Defontana (ERP), SACMed (HIS, hoy sin carga de insumos) y un canal manual de Excel + correo; WhatsApp se descartó deliberadamente por falta de prueba fehaciente [Abastecimiento-20260423 3:15].

Este documento modela el ciclo de OC como flujo principal: la sede o un área interna gatilla con cotización; Pamela valida datos (RUT del proveedor, datos de pago, ítem) y transforma manualmente la cotización en OC en Defontana [Abastecimiento-20260423 31:00, 32:54]. La OC entra a flujo de aprobación por tramos: ≤ $1M aprueba Pamela, $1M–$3M Coustasse (CFO), > $3M Claudio Jorquera (Contralor), inversión grande el comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann (4-5 cotizaciones) [Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42, 38:10]. Stock objetivo: 1.5 meses para insumos críticos (drogas, espirometría); SLA estándar de despacho 1 a 1.5 días [Abastecimiento-20260423 2:23, 23:49].

No medido hoy: costo del área, consumo real por examen, merma, robo ni obsolescencia post-despacho — la guía de despacho se contabiliza como salida y «el insumo está en la calle» [Abastecimiento-20260423 9:34, 11:00, 11:20, 45:34]. Pamela cubre además marketing como suplencia ad-hoc ~3 hrs/día (sobrecarga organizacional fuera de alcance) [Abastecimiento-20260423 44:09] y administra sola el contrato Codelco Ventanas tras haberle quitado el equipo de apoyo [Abastecimiento-20260423 38:36, 43:42].

root@emercom:~/bpmn-rules $ cat convenciones.txt

Notación: BPMN 2.0 (OMG). Pool único Workmed con 4 lanes: Sede solicitante / Área interna, Pamela Lastra (Abastecimiento), Aprobadores (Coustasse · Claudio Jorquera · comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann) y Sistemas (Defontana · Excel + correo). Convenciones de tipos: userTask = humano operando un sistema, manualTask = humano sin sistema (re-tipeo, captura manual — punto de fricción), serviceTask = automático, sendTask / receiveTask = mensajería entre actores, dataStoreReference = sistema persistente, exclusiveGateway = decisión XOR. Las reglas de negocio se referencian con prefijo RN-AB-NN según el documento de Lógica de Negocio.

man bpmn-symbols

Leyenda de los símbolos BPMN utilizados en ambos diagramas:

Start Event

Círculo fino. Inicia el proceso. Variantes: None, Message, Timer.

End Event

Círculo grueso. Cierra el proceso. Marca el resultado final.

User Task

Humano interactuando con sistema (validar identidad, abrir SharePoint).

Manual Task

Trabajo humano sin sistema BPM (escanear papel, digitación manual).

Service Task

Ejecución automática por software (procesamiento, generación de informe).

Send Task

Envía un mensaje a otro pool (WhatsApp a Contraloría). Sobre relleno.

Receive Task

Espera la llegada de un mensaje. Sobre vacío.

Data Store

Persistencia de datos. SharePoint, Sacmed, Flowmed, Megafy.

Data Object

Artefacto entre tareas (PDFs escaneados, resultados en papel).

Sequence Flow

Línea continua. Orden de ejecución dentro de un pool.

Message Flow

Línea punteada. Comunicación entre pools (WhatsApp, archivos compartidos).

cat ./01-abastecimiento-principal.bpmn

Ciclo de Orden de Compra (AS-IS) que articula los 4 actores: sede / área interna que solicita, Pamela Lastra que valida y transforma manualmente la cotización en OC en Defontana, los aprobadores que validan por tramo de monto y los sistemas (Defontana + Excel/correo) que persisten OC, guía de despacho y rebaja contable inmediata. El loop de «hartos pimpones entremedio» [Abastecimiento-20260423 32:54] queda explícito: cuando la cotización llega sin RUT del proveedor o sin datos de pago, Pamela la devuelve y el área solicitante completa antes de reenviar. Al despachar, Defontana registra una salida contable de existencia (no movimiento interno): contablemente «está consumido» [Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:20].

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Elementos identificados

Tipo BPMN	Elemento	Lane
`startEvent`	Sede detecta consumo bajo	Sede solicitante / Área interna
`userTask`	Detecta consumo bajo (al ojímetro) RN-AB-02	Sede solicitante / Área interna
`manualTask`	Arma plantilla Excel + correos sueltos RN-AB-01	Sede solicitante / Área interna
`sendTask`	Envía requerimiento + cotización a Pamela	Sede solicitante / Área interna
`userTask`	Recibe correo + cotización PDF RN-AB-12	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`exclusiveGateway`	¿Datos completos? RN-AB-13	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`sendTask`	Devuelve cotización · «hartos pimpones»	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`userTask`	Sede completa datos faltantes (RUT · pago · ítem)	Sede solicitante / Área interna
`manualTask`	Transforma manualmente cotización en OC en Defontana RN-AB-14	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`exclusiveGateway`	¿Monto? RN-AB-15	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`userTask`	Aprueba Pamela (≤ $1M)	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`userTask`	Coustasse (CFO) aprueba $1M – $3M	Aprobadores
`userTask`	Claudio Jorquera (Contralor) aprueba > $3M	Aprobadores
`userTask`	Comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann (inversión grande) RN-AB-16	Aprobadores
`sendTask`	Emite OC al proveedor + libera despacho	Pamela Lastra (Abastecimiento)
`manualTask`	Bodega arma caja + guía de despacho RN-AB-09	Sistemas
`serviceTask`	Rebaja contable al despachar RN-AB-10	Sistemas
`dataStoreReference`	Defontana (ERP)	Sistemas
`dataStoreReference`	Excel + correo	Sistemas
`receiveTask`	Recibe caja en sede + acusa recepción	Sede solicitante / Área interna
`endEvent`	Sede acusa recepción · OC cerrada	Sede solicitante / Área interna

PUNTOS DE FRICCIÓN

1 · Cotizaciones incompletas y creación manual de OC. Las cotizaciones llegan por correo sin RUT del proveedor o sin datos de pago; Pamela devuelve al área solicitante, espera respuesta y recién entonces transcribe manualmente la cotización a OC en Defontana — «son hartos pimpones entremedio» [Abastecimiento-20260423 31:00, 31:55, 32:54]. Re-tipeo desde PDF a formulario sin asistente de extracción, sin validación de datos en origen y sin trazabilidad estructurada del ciclo.

2 · Existencia se da por consumida al despachar. La guía de bodega central a sede se contabiliza como salida contable (no movimiento interno) en Defontana [Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:20]: una vez despachada la caja, contablemente «está en la calle» y no hay control de merma, robo, obsolescencia ni consumo real. Bodegas satélite hoy: 0 (1 piloto en Antofagasta) [Abastecimiento-20260423 10:02, 10:30]. Pamela: «ni siquiera he podido medir mi nivel de costo» [Abastecimiento-20260423 45:34].

3 · SPOF en Pamela + canal Excel/correo precario. Pamela administra sola el contrato Codelco Ventanas (~3 días/mes en plataforma de auditoría, ajustes IPC trimestrales, parches DEA ~$300k [Abastecimiento-20260423 38:36, 40:31, 42:44, 43:42]) tras haberle quitado el equipo de apoyo, y cubre marketing ~3 hrs/día como suplencia [Abastecimiento-20260423 44:09]. La canalización de pedidos es plantilla Excel «muy precaria» + correos sueltos «porque a la gente se le olvida la mitad de las cosas» [Abastecimiento-20260423 2:53, 3:15, 3:44]; WhatsApp descartado deliberadamente por trazabilidad [Abastecimiento-20260423 3:15].

grep -i recomendacion ./

Sobre la base del modelado AS-IS y los dolores levantados con Pamela Lastra, EMERCOM prioriza cuatro frentes que combinan eliminar manualidad documentada, recuperar visibilidad post-despacho y mitigar el SPOF estructural del área:

Asistente cotización → OC + validador de datos en origen

Formulario / endpoint para que el área solicitante envíe la cotización con campos obligatorios validados (RUT del proveedor, ítem, monto, datos de pago) y extracción semiasistida del PDF a draft de OC en Defontana. Pamela revisa y aprueba. Elimina el loop de «hartos pimpones entremedio» [Abastecimiento-20260423 31:55, 32:54] y libera tiempo para negociación con proveedores.

Bodegas satélite con movimientos internos

Hoy la guía de despacho desde bodega central a sede se contabiliza como salida contable, no como movimiento interno: la existencia se da por consumida y desaparece la visibilidad de merma / robo / obsolescencia [Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:20]. Escalar el piloto de Antofagasta a bodegas satélite por sede con rebaja asociada al consumo real cargado en SACMed (proyecto SACMed pendiente, hoy sin carga de insumos al paciente [Abastecimiento-20260423 11:20, 15:14]).

API a Defontana para tablero de OC, existencia y pagos

Defontana no expone API hoy a Workmed (no se ha solicitado) [Abastecimiento-20260423 8:37, 52:49]. Habilitar la API permite construir tablero de consumo y costos del área (KPI hoy ausentes — «ni siquiera he podido medir mi nivel de costo» [Abastecimiento-20260423 45:34]) y dashboard de estado de pagos a proveedores para anticipar bloqueos comerciales («no te vendo, me deben facturas» [Abastecimiento-20260423 50:57, 51:24]).

Continuidad operacional · mitigar SPOF y descargar Codelco

Codificar el conocimiento de Pamela en playbooks operativos: tramos de aprobación de OC, catálogo de proveedores estratégicos, calendario de auditoría Codelco Ventanas (anexos IPC trimestrales, F30-1, parches DEA, stock sanitario obligatorio) [Abastecimiento-20260423 38:36, 39:05, 42:44, 43:42, 48:21]. Devolverle el equipo de apoyo perdido y descargar la suplencia de marketing (~3 hrs/día) son condiciones para que el área pueda medirse y profesionalizar el flujo.

root@emercom:~/proximos-pasos $ ls

Próximos pasos sugeridos

› Validar este modelado del ciclo de OC con Pamela Lastra (dueña del proceso)
› Confirmar con Coustasse (CFO) y Claudio Jorquera (Contralor) los tramos de aprobación y SLA esperado por tramo
› Levantar volumetría: cuántas OC/mes, distribución por tramo (≤$1M / $1–3M / >$3M / inversión), % devoluciones por datos faltantes
› Cruzar con el diagrama de despacho de insumos (Diagrama 1 del sub-doc BPMN) y el flujo de validación de pagos (Diagrama 5) antes de promover a v1.0
› Solicitar a Defontana documentación de API disponible para evaluar integración
› Resolver POR CONFIRMAR del doc de Lógica antes del cambio a v1.0

man bpmn-tools

Los archivos .bpmn generados son XML estándar OMG y se pueden abrir/editar en cualquier modelador BPMN profesional:

Herramienta	URL	Uso recomendado
bpmn.io (web, gratis)	demo.bpmn.io	Edición rápida en navegador
Camunda Modeler	camunda.com/download/modeler	Modelado serio, ejecutable
draw.io / diagrams.net	app.diagrams.net	Edición visual + export PNG/PDF
Signavio (SAP)	signavio.com	Gobierno corporativo de procesos