AS-IS — Abastecimiento policlínico
1. Resumen ejecutivo (≤10 líneas)
Abastecimiento de Workmed es un área de 4 personas (Pamela Lastra, 1 analista de inventario y 2 bodegueros) que sostiene cinco flujos críticos: (a) reposición de insumos clínicos, oficina y limpieza desde bodega central a sedes, (b) creación manual de Órdenes de Compra (OC) en Defontana desde cotizaciones, (c) despacho de equipamiento entre sedes, (d) administración del policlínico Codelco Ventanas (10 personas, contrato licitado, resolución sanitaria), y (e) validación de pagos a proveedores de servicios (cuentas por pagar) [Abastecimiento-20260423 1:28, 35:48, 38:36, 47:25]. La operación se apoya en Defontana (ERP), SACMed (HIS, hoy sin carga de insumos) y un canal manual Excel + correo; WhatsApp se descartó por falta de prueba fehaciente [Abastecimiento-20260423 3:15, 8:37, 15:14]. Stock objetivo declarado: 1.5 meses para insumos críticos (test de drogas, espirometría); SLA estándar de despacho: 1 a 1.5 días [Abastecimiento-20260423 2:23, 23:49]. No se mide costo del área, consumo real por examen, merma, robo ni obsolescencia post-despacho: la guía de despacho se contabiliza como salida y "el insumo está en la calle" [Abastecimiento-20260423 9:34, 11:00, 11:20, 45:34]. Pamela administra sola el contrato Codelco Ventanas (~3 días/mes en la plataforma de auditoría, ajustes IPC trimestrales, parches DEA ~$300k) tras haberle quitado el equipo de apoyo [Abastecimiento-20260423 38:36, 40:31, 42:44, 43:42]. Además cubre marketing como suplencia ad-hoc ~3 horas/día, fuera de alcance de este AS-IS pero registrado como sobrecarga organizacional [Abastecimiento-20260423 44:09; 00-mapa-cruzado §3 Proceso 7]. El área no tiene KPIs activos: Pamela explicita "ni siquiera he podido medir mi nivel de costo" [Abastecimiento-20260423 45:34].
2. Lógica de Negocio
2.1 Reposición de insumos a sedes (flujo principal)
- Gatillante: las sedes envían requerimientos por formulario Excel "muy precario" + correos sueltos. Frecuencia mensual (sedes grandes) o quincenal (sedes muy chicas) [Abastecimiento-20260423 2:53, 3:15, 3:44].
- Pasos:
1. La sede mide su consumo "al ojímetro" y arma una plantilla Excel; complementa con correos sueltos "porque a la gente se le olvida la mitad de las cosas" [Abastecimiento-20260423 3:15, 3:44, 23:21]. 2. Pamela recibe la solicitud y arma físicamente las cajas en bodega central [Abastecimiento-20260423 23:49]. 3. Despacho estándar sale al día siguiente (SLA: 1 a 1.5 días) [Abastecimiento-20260423 23:49]. 4. Si es urgente, se contrata carrier rápido o taxi (encarece el envío) [Abastecimiento-20260423 24:19]. 5. Al despachar, Defontana registra una salida contable de existencia (no movimiento interno): contablemente "está consumido" [Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:20].
- Excepción IMED (insumos de oficina): despacho directo proveedor → sede (bypass bodega central). Cuando la sede recibe, avisa a Pamela y ella hace ingreso + rebaja en Defontana [Abastecimiento-20260423 25:15, 25:44].
- Excepción Manuel Montt: los clínicos retiran directamente de la bodega de paso piso 6 durante la semana, sin formulario. El consumo registrado se acerca al real [Abastecimiento-20260423 26:39, 27:09].
- Regla de negocio (RN-01) — Stock objetivo: 1.5 meses para insumos críticos (test de drogas, test de espirometría) [Abastecimiento-20260423 2:23].
- Regla de negocio (RN-02) — SLA despacho estándar: 1 a 1.5 días [Abastecimiento-20260423 23:49].
- Regla de negocio (RN-03) — Canal de pedido: Excel + correo. WhatsApp descartado deliberadamente "porque los WhatsApp después no son tan prueba fehaciente" [Abastecimiento-20260423 3:15].
2.2 Creación de Orden de Compra (OC)
- Gatillante: llega cotización por correo desde un área interna (marketing, TI, etc.) o necesidad de compra de insumos clínicos [Abastecimiento-20260423 31:00, 32:54].
- Pasos:
1. El área solicitante envía cotización + PDF por correo, frecuentemente incompleta (sin RUT del proveedor, sin datos de pago) [Abastecimiento-20260423 31:55, 32:25, 32:54]. 2. Si faltan datos, Pamela devuelve la cotización al área ("son hartos pimpones entremedio") [Abastecimiento-20260423 32:54]. 3. Pamela transforma manualmente la cotización en una OC en Defontana [Abastecimiento-20260423 31:00]. 4. La OC entra al flujo de aprobación según monto (RN-04). 5. OC formalmente cargada en Defontana, lista para emitir al proveedor.
- Regla de negocio (RN-04) — Umbrales de aprobación de OC:
- Hasta $1.000.000: aprueba sólo Pamela [Abastecimiento-20260423 37:14]. - $1.000.001 – $3.000.000: Pamela + Juan Pablo Coustasse (CFO) [Abastecimiento-20260423 37:14]. - Sobre $3.000.000: Claudio Jorquera (Contralor) [Abastecimiento-20260423 37:14]. - Inversiones grandes (ej. equipo de Rayos, mobiliario ~$30M): comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann; ya pre-aprobada, no se cuestiona OC posterior [Abastecimiento-20260423 37:42, 38:10].
- Regla de negocio (RN-05) — Cotizaciones múltiples para inversiones: se levantan 4 a 5 cotizaciones, se evalúan pros y contras [Abastecimiento-20260423 37:42].
- Cross-reference: gobierno financiero del proceso descrito en
05-finanzas.md· versión extendida §7; mecánica operativa documentada aquí [00-mapa-cruzado §4 "Subprocesos con doble destino"].
2.3 Despacho de equipamiento entre sedes
- Gatillante: correo desde el área de Equipamiento solicitando mover equipos entre sedes o proveedores [Abastecimiento-20260423 27:09, 27:38].
- Pasos:
1. Equipamiento prepara, embala y prueba el equipo (ej. espirómetro) [Abastecimiento-20260423 28:05, 28:36]. 2. Llegan a Pamela cajas ya armadas y probadas [Abastecimiento-20260423 28:05]. 3. Pamela arma una caja consolidada con todo lo que se debe enviar y despacha [Abastecimiento-20260423 28:05].
- Regla de negocio (RN-06) — Registro: sólo correo, no hay sistema de tickets [Abastecimiento-20260423 27:38].
2.4 Auditoría administrativa Codelco Ventanas
- Gatillante: la licitación del contrato Codelco exige reportes mensuales [Abastecimiento-20260423 38:36, 42:44].
- Pasos:
1. Pamela recibe información desde Finanzas [Abastecimiento-20260423 38:36]. 2. Sube información a la plataforma de auditoría administrativa de Codelco [Abastecimiento-20260423 38:36, 42:44]. 3. Mantiene al día anexos de contrato (ajustes IPC cada 3 meses), certificados de exámenes y carnets de identidad de los trabajadores [Abastecimiento-20260423 42:44, 43:13]. 4. Mantiene stock disponible de medicamentos y consumibles del policlínico (carro de paro, orales, inyectables) bajo resolución sanitaria [Abastecimiento-20260423 38:36, 39:05].
- Regla de negocio (RN-07) — Resolución sanitaria: stock obligatorio de medicamentos del policlínico (carro de paro, orales, inyectables) bajo regulación sanitaria; el incumplimiento expone a multas contractuales [Abastecimiento-20260423 39:05, 39:34].
- Regla de negocio (RN-08) — Ajuste IPC trimestral: anexos de contrato Codelco se ajustan por IPC cada 3 meses [Abastecimiento-20260423 42:44].
- KPI declarado: tiempo dedicado ~3 días al mes [Abastecimiento-20260423 43:42].
- Histórico: tuvo 10 policlínicos a cargo con equipo de apoyo; hoy queda con 1 (Codelco Ventanas) tras quitarle el equipo [Abastecimiento-20260423 43:42].
2.5 Validación / autorización de pagos a proveedores de servicios (cuentas por pagar)
- Gatillante: llega un Estado de Pago (EDP) o prefactura desde el proveedor de servicios [Abastecimiento-20260423 47:25, 47:53].
- Pasos:
1. Pamela recibe el EDP / prefactura [Abastecimiento-20260423 47:53]. 2. Gestiona con cada responsable del servicio su autorización para proceder al pago [Abastecimiento-20260423 47:53]. 3. Para servicios tercerizados, exige al proveedor F30-1 + liquidaciones de sueldo [Abastecimiento-20260423 48:21]. 4. Para horas extras de TENS contratados, valida con Pablo Martínez ("¿trabajaron estas horas?") [Abastecimiento-20260423 48:21]. 5. Arma "el montoncito" y lo envía a RR.HH. / proveedores con visto bueno; tesorería emite el pago [Abastecimiento-20260423 48:21, 51:24].
- Regla de negocio (RN-09) — Documentación obligatoria de proveedores tercerizados: F30-1 (certificado de cumplimiento laboral, Dirección del Trabajo) + liquidaciones de sueldo, requisito previo a la autorización de pago [Abastecimiento-20260423 48:21, 49:20].
- Asignación al proceso (justificación): este sub-flujo es estructuralmente cuentas por pagar a proveedores de servicios y se asigna a Abastecimiento por re-categorización del mapa cruzado, no a Recaudación (que cubre cobranza a clientes) [00-mapa-cruzado §3 Proceso 7; §4 "Criterio FUERA DE ALCANCE"].
2.6 Inventario y trazabilidad post-despacho
- Comportamiento actual de Defontana: la guía de despacho de bodega central a sede se contabiliza como salida (no como movimiento interno), por lo que la existencia se da por consumida al despachar [Abastecimiento-20260423 10:02, 11:20].
- Consecuencia: cuando un insumo sale de bodega central, contablemente "está en la calle"; no se sabe si se consumió, si hubo merma, robo u obsolescencia [Abastecimiento-20260423 9:34, 11:00, 11:20].
- Workaround (inferido del despacho directo IMED): la visibilidad se recupera sólo cuando la sede acusa recibo y Pamela hace ingreso + rebaja [Abastecimiento-20260423 25:44].
- Workaround mermas/devoluciones: existe una bodega chica en piso 6 para insumos vencidos (ej. aguas bidestiladas que pidieron 100 y nunca usaron); manual [Abastecimiento-20260423 13:46, 14:18].
- Control manual en sede: enfermeras y clínicos llevan el control de lote y fecha de expiración de fármacos / insumos perecibles en cada sala (a mano) [Abastecimiento-20260423 12:47, 13:17].
- Excepción centros acreditados (no propios): Workmed sólo abastece equipos propios (caps de drogas, algunas boquillas de espirometría); el resto lo gestiona el centro [Abastecimiento-20260423 16:36, 17:05].
- Excepción drogas en centros no propios: integración 1 a 1 (cada vaso = una lectura), por lo que el control sí es posible [Abastecimiento-20260423 17:35, 18:06].
2.7 Bodegas físicas y proyecto de bodegas satélite
- Bodegas centrales: piso -3 (general), piso -4 (general), bodega de paso piso 6 (abastece Manuel Montt), bodega chica piso 6 para mermas/devoluciones [Abastecimiento-20260423 2:53, 14:18].
- Bodegas satélite: 0 hoy. 1 en implementación inicial en Antofagasta (piloto) [Abastecimiento-20260423 10:02].
- Bloqueador identificado: las bodegas físicas existentes no tienen infraestructura mínima para operar como satélites (no caben computadores adentro) [Abastecimiento-20260423 10:30].
- Estado deseado declarado: bodegas satélite con movimientos internos (no salidas contables al despachar) y rebaja asociada al consumo real [Abastecimiento-20260423 10:02, 10:30].
3. Historias de Usuario (5–12 con Gherkin)
HU-01 — Reposición mensual desde sede
Como TENS / encargada de sede
Quiero pedir mensualmente los insumos que necesito
Para no quedarme sin material crítico durante el mes
Dado que estoy próximo a fin de mes
Y mi consumo del mes me indica que estoy bajo en algunos insumos
Cuando armo la plantilla Excel y la envío por correo a Pamela
Y agrego correos sueltos por lo que se me olvidó en el Excel
Entonces Pamela arma una caja con mi pedido
Y el despacho llega en 1 a 1.5 días en condiciones estándar[Abastecimiento-20260423 3:15, 3:44, 23:49]
HU-02 — Pedido urgente fuera de horario
Como jefatura de sede en Rancagua
Quiero conseguir insumos para una atención inesperada de mañana
Para poder atender 200 personas en un día con pocas horas de aviso
Dado que son las 18:00 horas de hoy
Y mañana debo atender un pico de demanda imprevisto
Cuando aviso a Pamela vía correo de la urgencia
Entonces Pamela vuelve a meterse a la bodega y arma la caja
Y se contrata un carrier rápido o taxi
Y el envío llega al día siguiente con costo de despacho aumentado[Abastecimiento-20260423 24:19, 24:48, 25:15]
HU-03 — Recepción de insumos de oficina (IMED, despacho directo)
Como sede que recibe material de oficina
Quiero recibir directamente desde IMED sin pasar por bodega central
Para no abultar la bodega central de Santiago con material de oficina
Dado que la OC con IMED ya fue cursada
Cuando IMED despacha directamente a la sede
Y la sede recibe la caja
Entonces la sede avisa a Pamela de la recepción
Y Pamela hace el ingreso + rebaja en Defontana[Abastecimiento-20260423 25:15, 25:44]
HU-04 — Creación manual de OC desde cotización
Como Pamela (Abastecimiento)
Quiero transformar una cotización recibida por correo en una OC formal
Para poder emitirla al proveedor y dejar respaldo en Defontana
Dado que un área interna (marketing, TI) me envía una cotización por correo
Cuando reviso el PDF
Y detecto que falta el RUT del proveedor o datos de pago
Entonces devuelvo la cotización al área solicitante con la observación
Y vuelvo a esperar respuesta ("hartos pimpones entremedio")
Y sólo cuando los datos están completos transcribo manualmente la OC en Defontana[Abastecimiento-20260423 31:00, 31:55, 32:54]
HU-05 — Aprobación de OC según umbral de monto
Como Pamela
Quiero enrutar la OC al aprobador correcto según monto
Para cumplir con la política de gobierno financiero
Dado que cargué una OC en Defontana
Cuando el monto es menor o igual a $1.000.000
Entonces yo apruebo sola la OC
Cuando el monto está entre $1.000.001 y $3.000.000
Entonces se solicita aprobación adicional a Juan Pablo Coustasse (CFO)
Cuando el monto es mayor a $3.000.000
Entonces se solicita aprobación a Claudio Jorquera (Contralor)
Cuando es una inversión grande (ej. equipo de Rayos, mobiliario ~$30M)
Entonces el comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann la pre-aprueba con 4-5 cotizaciones
Y la OC posterior ya no se cuestiona[Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42, 38:10]
HU-06 — Despacho de equipamiento entre sedes
Como área de Equipamiento
Quiero mover un espirómetro entre dos sedes
Para reasignar el equipo donde hace falta
Dado que tengo el equipo embalado y probado
Cuando envío correo a Pamela y le entrego la caja ya armada
Entonces Pamela arma una caja consolidada con el resto de los envíos
Y despacha al destino
Y el registro queda únicamente en correo (no hay ticket en sistema)[Abastecimiento-20260423 27:38, 28:05, 28:36]
HU-07 — Carga mensual de auditoría Codelco Ventanas
Como administradora del contrato Codelco Ventanas
Quiero mantener al día la plataforma de auditoría administrativa de Codelco
Para evitar multas contractuales por incumplimiento de licitación
Dado que se acerca el cierre mensual
Cuando recibo desde Finanzas la información del mes
Entonces subo los anexos de contrato a la plataforma de auditoría Codelco
Y mantengo certificados de exámenes y carnets de los trabajadores actualizados
Y registro el ajuste IPC si corresponde (cada 3 meses)
Y dedico aproximadamente 3 días al mes a esta labor[Abastecimiento-20260423 38:36, 42:44, 43:42]
HU-08 — Stock crítico bajo resolución sanitaria (parches DEA)
Como administradora del policlínico Codelco
Quiero mantener insumos críticos disponibles según la resolución sanitaria
Para responder ante un evento de emergencia (ej. paro cardiorrespiratorio)
Dado que la resolución sanitaria exige stock disponible
Y los parches DEA cuestan ~$300.000 cada par y vencen pronto
Cuando ocurre un evento (ej. accidente fatal) y se consumen los parches
Entonces se compra "contra la marca" al ocurrir el evento
Y se gestiona la reposición urgente
Y se mantienen al día medicamentos del carro de paro, orales e inyectables[Abastecimiento-20260423 38:36, 39:05, 40:03, 40:31, 40:57]
HU-09 — Validación de pago a proveedor de servicios tercerizados
Como Pamela (autorización de pagos a proveedores de servicios)
Quiero validar que el proveedor cumple antes de autorizar el pago
Para que tesorería emita el pago sin riesgo laboral ni contractual
Dado que llega un EDP o prefactura del proveedor de servicios
Cuando es un servicio tercerizado
Entonces solicito F30-1 + liquidaciones de sueldo del proveedor
Y gestiono con el responsable del servicio la autorización funcional
Cuando son horas extras de TENS contratados
Entonces valido con Pablo Martínez si efectivamente trabajaron esas horas
Y armo "el montoncito" con la documentación validada
Y lo envío a RR.HH. / proveedores con el visto bueno
Y tesorería emite el pago[Abastecimiento-20260423 47:25, 47:53, 48:21, 49:20]
HU-10 — Proveedor que no vende por facturas pendientes
Como Pamela
Quiero saber si el proveedor tiene facturas pendientes antes de comprar
Para no enterarme al momento de hacer la compra
Dado que necesito comprar un insumo crítico
Y no tengo visibilidad del estado de pago de proveedores
Cuando intento cursar la compra
Y el proveedor me dice "no te vendo, me deben facturas"
Entonces voy a "atormentar" a tesorería para destrabar el pago
Y la operación queda dependiente de relaciones personales con tesorería[Abastecimiento-20260423 50:57, 51:24, 51:50]
HU-11 — Rebaja contable inmediata al despachar
Como bodega central
Quiero registrar la guía de despacho en Defontana
Para mantener actualizada la existencia contable
Dado que armé la caja para una sede
Cuando emito la guía de despacho en Defontana
Entonces el sistema rebaja la existencia como salida contable
Y la existencia se da por consumida (no como movimiento interno)
Y a partir de ese momento no hay control real del consumo, merma, robo u obsolescencia[Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:00, 11:20]
HU-12 — Devolución de terreno mezclada y desordenada
Como Pamela
Quiero recibir devoluciones de terreno organizadas por día
Para poder registrar correctamente lo que vuelve a bodega
Dado que el área de Terreno termina una semana de operación
Cuando devuelve insumos en una sola entrega
Y mezcla los insumos del día actual con los de la semana pasada
Entonces el formato me obliga a desarmar y reclasificar manualmente
Y "ese formato me estresa un poco"[Abastecimiento-20260423 29:04]
4. Diagrama BPMN (Mermaid) — flujo de abastecimiento
flowchart TD
start(["Inicio: Sede detecta consumo bajo / necesidad de compra"])
start --> tipo{"Tipo de requerimiento"}
tipo -->|"Insumos clínicos / limpieza"| pedido["Sede arma plantilla Excel + correos"]
tipo -->|"Cotización de área interna"| cotiza["Área envía cotización + PDF por correo"]
tipo -->|"Movimiento de equipo"| equip["Equipamiento embala y prueba"]
tipo -->|"EDP / prefactura proveedor de servicios"| edp["Llega EDP del proveedor"]
tipo -->|"Cierre mensual Codelco"| codelco_in["Recibe info desde Finanzas"]
%% Rama 1: reposición sedes
pedido --> recibe["Pamela recibe solicitud"]
recibe --> arma["Arma cajas en bodega central"]
arma --> urgente{"¿Urgente?"}
urgente -->|"No"| despachoStd["Despacho estándar 1-1.5 días"]
urgente -->|"Sí (18:00 para mañana)"| taxi["Carrier rápido / taxi (costo extra)"]
despachoStd --> defontanaSal["Defontana: salida contable de existencia"]
taxi --> defontanaSal
defontanaSal --> sedeRecibe["Sede recibe insumo"]
sedeRecibe --> postDespacho{"Control post-despacho"}
postDespacho -->|"Hoy"| ciegas["Sin visibilidad: merma / robo / obsolescencia desconocida"]
postDespacho -.->|"Excepción IMED"| ingresoRebaja["Sede acusa recibo → ingreso + rebaja en Defontana"]
ciegas --> finPedido(["Fin"])
ingresoRebaja --> finPedido
%% Rama 2: creación de OC
cotiza --> revisaDatos{"¿Datos completos?\n(RUT, datos de pago)"}
revisaDatos -->|"No"| devuelve["Devuelve al área (pimpones)"]
devuelve --> cotiza
revisaDatos -->|"Sí"| transcribe["Pamela transcribe manual a OC en Defontana"]
transcribe --> monto{"Monto OC"}
monto -->|"<= $1M"| aprPame["Aprueba Pamela"]
monto -->|"$1M – $3M"| aprCFO["Pamela + Coustasse (CFO)"]
monto -->|"> $3M"| aprContralor["Claudio Jorquera (Contralor)"]
monto -->|"Inversión grande"| comite["Comité Ricardo Jorquera + Max Dollmann\n(4-5 cotizaciones)"]
aprPame --> emiteOC["OC emitida al proveedor"]
aprCFO --> emiteOC
aprContralor --> emiteOC
comite --> emiteOC
emiteOC --> finOC(["Fin"])
%% Rama 3: despacho equipamiento
equip --> entregaPame["Entrega caja armada a Pamela"]
entregaPame --> consolida["Pamela consolida con otros envíos"]
consolida --> despachoEq["Despacho a sede destino"]
despachoEq --> registroCorreo["Registro: solo correo (sin ticket)"]
registroCorreo --> finEq(["Fin"])
%% Rama 4: validación pagos a proveedores de servicios
edp --> tipoServ{"Tipo de servicio"}
tipoServ -->|"Tercerizado"| pideF30["Solicita F30-1 + liquidaciones"]
tipoServ -->|"Horas extras TENS"| valPablo["Valida horas con Pablo Martínez"]
pideF30 --> autoriza["Gestiona autorización con responsable"]
valPablo --> autoriza
autoriza --> visto["Arma 'el montoncito' con visto bueno"]
visto --> tesoreria["Envía a RR.HH. / Tesorería"]
tesoreria --> pago["Tesorería emite el pago"]
pago --> finPago(["Fin"])
%% Rama 5: auditoría Codelco
codelco_in --> sube["Sube anexos, certificados, carnets a plataforma Codelco"]
sube --> ipc{"¿Trimestre con ajuste IPC?"}
ipc -->|"Sí"| ajustaIPC["Carga ajuste IPC del contrato"]
ipc -->|"No"| stockSan["Verifica stock sanitario (carro de paro, DEA, orales, inyectables)"]
ajustaIPC --> stockSan
stockSan --> finCodelco(["Fin (~3 días/mes)"])
5. Trazabilidad
| RN / HU | Descripción | Cita primaria |
|---|---|---|
| RN-01 | Stock objetivo 1.5 meses para insumos críticos (drogas, espirometría) | [Abastecimiento-20260423 2:23] |
| RN-02 | SLA estándar de despacho 1 a 1.5 días | [Abastecimiento-20260423 23:49] |
| RN-03 | Canal de pedido es Excel + correo; WhatsApp descartado por falta de prueba fehaciente | [Abastecimiento-20260423 3:15] |
| RN-04 | Umbrales de aprobación de OC (≤$1M Pamela; $1M–$3M Coustasse; >$3M Claudio Jorquera; inversiones comité Ricardo + Max Dollmann) | [Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42] |
| RN-05 | Inversiones grandes requieren 4-5 cotizaciones | [Abastecimiento-20260423 37:42] |
| RN-06 | Despacho de equipamiento se registra sólo por correo, sin ticket | [Abastecimiento-20260423 27:38] |
| RN-07 | Resolución sanitaria obliga stock disponible de medicamentos del policlínico (carro de paro, orales, inyectables); incumplimiento expone a multas contractuales | [Abastecimiento-20260423 38:36, 39:05, 39:34] |
| RN-08 | Ajuste IPC del contrato Codelco cada 3 meses | [Abastecimiento-20260423 42:44] |
| RN-09 | Pagos a proveedores tercerizados requieren F30-1 + liquidaciones de sueldo previos | [Abastecimiento-20260423 48:21, 49:20] |
| HU-01 | Reposición mensual desde sede | [Abastecimiento-20260423 3:15, 3:44, 23:49] |
| HU-02 | Pedido urgente fuera de horario (18:00 → mañana) | [Abastecimiento-20260423 24:19, 24:48, 25:15] |
| HU-03 | Recepción IMED (despacho directo proveedor → sede) | [Abastecimiento-20260423 25:15, 25:44] |
| HU-04 | Creación manual de OC desde cotización (cotizaciones incompletas) | [Abastecimiento-20260423 31:00, 31:55, 32:54] |
| HU-05 | Aprobación de OC según umbral de monto | [Abastecimiento-20260423 37:14, 37:42, 38:10] |
| HU-06 | Despacho de equipamiento entre sedes | [Abastecimiento-20260423 27:38, 28:05, 28:36] |
| HU-07 | Carga mensual de auditoría Codelco Ventanas | [Abastecimiento-20260423 38:36, 42:44, 43:42] |
| HU-08 | Stock crítico bajo resolución sanitaria (parches DEA $300k) | [Abastecimiento-20260423 38:36, 39:05, 40:03, 40:31, 40:57] |
| HU-09 | Validación de pago a proveedor de servicios tercerizados | [Abastecimiento-20260423 47:25, 47:53, 48:21, 49:20] |
| HU-10 | Proveedor que no vende por facturas pendientes ("atormentar a tesorería") | [Abastecimiento-20260423 50:57, 51:24, 51:50] |
| HU-11 | Rebaja contable inmediata al despachar (sin control post-despacho) | [Abastecimiento-20260423 9:34, 10:02, 11:00, 11:20] |
| HU-12 | Devolución de terreno mezclada y desordenada | [Abastecimiento-20260423 29:04] |
Actores
| Actor | Rol | Cita |
|---|---|---|
| Pamela Lastra ("Pame") | Jefa de Abastecimiento; compras, despachos, OCs, autorización pagos a proveedores de servicios, administración Codelco Ventanas | [Abastecimiento-20260423 1:28, 38:10, 47:25] |
| Equipo Abastecimiento (1 analista de inventario + 2 bodegueros) | Operación de bodegas piso -3 y piso 6 | [Abastecimiento-20260423 1:28, 2:53, 35:48] |
| Pablo Martínez | Subgerente de Operaciones; valida horas TENS; co-líder bodegas satélite | [Abastecimiento-20260423 9:34, 48:21] |
| Juan Pablo Coustasse | CFO; aprueba OCs $1M–$3M | [Abastecimiento-20260423 37:14] |
| Claudio Jorquera | Contralor; aprueba OCs >$3M | [Abastecimiento-20260423 37:14] |
| Ricardo Jorquera + Max Dollmann | Comité de inversiones grandes | [Abastecimiento-20260423 37:42] |
| Equipo policlínico Codelco Ventanas (10 personas) | Médico, enfermeras, TENS, dentista, kinesióloga | [Abastecimiento-20260423 38:36] |
| Área Equipamiento | Embala y prueba equipos antes del despacho | [Abastecimiento-20260423 28:05] |
| Sedes (Rancagua, Concepción, Antofagasta, Manuel Montt) | Solicitan insumos; reciben despachos | [Abastecimiento-20260423 4:41, 10:02, 24:48, 26:39] |
| Tesorería | Emite el pago tras visto bueno de Pamela | [Abastecimiento-20260423 48:21, 51:24] |
| RR.HH. | Receptor del "montoncito" validado para pago de servicios | [Abastecimiento-20260423 48:21] |
| Codelco Ventanas (cliente) | Refinería; contrato licitado del policlínico interno; centro dental recientemente abierto | [Abastecimiento-20260423 38:36, 42:24] |
| IMED (proveedor) | Insumos de oficina con despacho directo a sede | [Abastecimiento-20260423 25:15, 25:44] |
| Carriers / taxis | Despacho urgente con costo extra | [Abastecimiento-20260423 24:19] |
Sistemas
| Sistema | Uso en este proceso | Cita |
|---|---|---|
| Defontana (ERP) | Maneja inventario, OCs, guías de despacho, facturación; sin API solicitada por Workmed | [Abastecimiento-20260423 8:37, 31:00, 52:20, 52:49] |
| SACMed (HIS) | Drogas integradas hoy; estado deseado: cargar insumos al paciente con egreso de existencia + cuenta de gasto automáticos | [Abastecimiento-20260423 11:20, 15:14, 17:35] |
| Excel + correo | Canal principal de solicitudes desde sedes, despacho equipamiento, gestión proveedores | [Abastecimiento-20260423 2:53, 3:15, 27:38] |
| Plataforma de auditoría administrativa Codelco | Carga mensual de anexos contrato, ajustes IPC, certificados, carnets, liquidaciones | [Abastecimiento-20260423 38:36, 42:44] |
| WhatsApp (descartado deliberadamente) | No se usa por falta de prueba fehaciente | [Abastecimiento-20260423 3:15] |
KPIs declarados
| KPI | Valor declarado | Cita |
|---|---|---|
| Stock objetivo insumos críticos | 1.5 meses | [Abastecimiento-20260423 2:23] |
| SLA despacho estándar | 1 a 1.5 días | [Abastecimiento-20260423 23:49] |
| Tiempo dedicado a auditoría Codelco | ~3 días/mes | [Abastecimiento-20260423 43:42] |
| Tiempo en suplencia de marketing | ~3 horas/día (fuera de alcance del proceso) | [Abastecimiento-20260423 44:09] |
| Bodegas satélite | 0 hoy / 1 piloto en Antofagasta | [Abastecimiento-20260423 10:02] |
| Frecuencia ajuste IPC contrato Codelco | cada 3 meses | [Abastecimiento-20260423 42:44] |
| Costo unitario parches DEA | ~$300.000 cada par | [Abastecimiento-20260423 40:31] |
| OC reciente mobiliario aprobada en comité | ~$30M | [Abastecimiento-20260423 38:10] |
| KPIs operacionales del área | _no medidos hoy_ — Pamela: "ni siquiera he podido medir mi nivel de costo" | [Abastecimiento-20260423 45:34] |
Excepciones y casos borde
| # | Caso | Cita |
|---|---|---|
| E-01 | Sedes muy chicas: requerimiento quincenal en lugar de mensual | [Abastecimiento-20260423 3:44] |
| E-02 | Manuel Montt: clínicos retiran directamente de bodega de paso piso 6 sin formulario; consumo más real | [Abastecimiento-20260423 26:39, 27:09] |
| E-03 | IMED: despacho directo proveedor → sede (bypass bodega central); ingreso + rebaja al recibir | [Abastecimiento-20260423 25:15, 25:44] |
| E-04 | Centros acreditados (no propios): Workmed sólo abastece equipos propios (caps de drogas, boquillas espirometría); el resto lo gestiona el centro | [Abastecimiento-20260423 16:36, 17:05] |
| E-05 | Drogas en centros no propios: integración 1 a 1 (cada vaso = una lectura) → control sí posible | [Abastecimiento-20260423 17:35, 18:06] |
| E-06 | Proveedor de vacunas: envío directo sin guía visible para Pamela → dificulta rebaja | [Abastecimiento-20260423 30:03] |
| E-07 | Insumos críticos del policlínico (parches DEA, epinefrina): no se mantienen en stock por vencimiento corto + costo alto; compra contra evento; tras un accidente fatal "se consumió todo" | [Abastecimiento-20260423 40:03, 40:31, 40:57] |
| E-08 | Insumos para "todos" sin centro de costo definido: quedan como "por distribuir" en bodega central | [Abastecimiento-20260423 34:50] |
| E-09 | Marketing y compras menores con proveedor preasignado: Pamela acepta cotización sin pedir múltiples cotizaciones | [Abastecimiento-20260423 32:25] |
| E-10 | Pedido urgente 18:00 para mañana (Rancagua: 200 personas en un día con poco aviso) | [Abastecimiento-20260423 24:48, 25:15] |
| E-11 | Solicitudes urgentes a las 18:00 obligan a armar cajas y pagar taxi (encarece envío) | [Abastecimiento-20260423 24:19, 24:48] |
| E-12 | Devoluciones de terreno mezcladas con varios días | [Abastecimiento-20260423 29:04] |
| E-13 | Codelco Ventanas heredado por exigencia contractual de ingeniero a cargo (contexto F5) | [Finanzas-20260416 48:37] |
Mención regulatoria
- Resolución sanitaria que rige el stock de medicamentos del policlínico Codelco (carro de paro, orales, inyectables) [Abastecimiento-20260423 39:05].
- Multas contractuales por incumplimiento de stock disponible en licitación Codelco [Abastecimiento-20260423 39:34].
- F30-1 — certificado de cumplimiento laboral exigido a proveedores de servicios tercerizados antes de autorizar pago [Abastecimiento-20260423 48:21, 49:20].
- Liquidaciones de sueldo exigidas a proveedores tercerizados como parte del paquete de validación [Abastecimiento-20260423 48:21].
Cross-references
- §2.2 OC: gobierno financiero documentado en
05-finanzas.md· versión extendida §7; mecánica operativa aquí [00-mapa-cruzado §4 "Subprocesos con doble destino"]. - §2.5 validación de pagos a proveedores de servicios: re-categorizada desde Recaudación a Abastecimiento (cuentas por pagar, no cobranza a clientes) [00-mapa-cruzado §3 Proceso 7; §4 "Criterio FUERA DE ALCANCE"].
- Marketing como suplencia ad-hoc de Pamela (~3h/día) registrado como sobrecarga organizacional fuera de alcance [Abastecimiento-20260423 44:09; 00-mapa-cruzado §3 Proceso 7].
Estado epistémico
- Confianza: alta para los flujos descritos por Pamela en F10 (sesión titular); citas literales con timestamp.
- Calidad de evidencia: una sesión titular para Abastecimiento (F10) más un cruce contextual con F5 Finanzas (E-13). Sin contradicciones registradas con otros findings (00-mapa-cruzado §6: Abastecimiento = 0 contradicciones).
- Guía para el lector: los KPIs de stock objetivo (1.5 meses) y SLA (1-1.5 días) son declarados por la dueña del proceso, no medidos sistemáticamente. La operación reconoce que no mide costo, merma ni consumo real.