AS-IS · Recaudación y cobranza

AS-IS — Recaudación y cobranza

Fuente primaria: Diagnostico-20260423-Proceso-Recaudacion.findings.md (sesión 12, 1h41min). Cruces: §2 / §5.5 / §5.6 / §6 de 00-mapa-cruzado.md · versión extendida; Diagnostico-20260416-Proceso-Finanzas.findings.md para handoff EDP. Frontera de entrada: EDP aprobado por el cliente con OC adjunta y factura emitida en Defontana (handoff desde Finanzas). Frontera de salida: pago recibido / cliente bloqueado manualmente / factura cedida a empresa de factoring.

1. Resumen ejecutivo (≤10 líneas)

Recaudación corre dos pipelines secuenciales en HubSpot (Facturación y Cobranza) sobre 300–400 EDPs al mes, que se despachan en ~2 días hábiles una vez llega la producción valorizada [Recaudacion-20260423 6:06]. La frontera con Finanzas se mezcla en el mismo día: la macro Excel arma el EDP, la nota de venta entra a Defontana y se da de alta el "negocio cobranza" en HubSpot, todo en cadena [Recaudacion-20260423 1:51, 3:18, 8:05]. El pipeline de Cobranza avanza por fechas y no por acciones, con hito legal a los 8 días desde la emisión de la factura [Recaudacion-20260423 9:57, 10:26]. La conciliación HubSpot ↔ Defontana se hace a mano en Excel [Recaudacion-20260423 11:52]. La identidad del cliente vive en 4 sistemas y la depura un script Python de 2.553 líneas alojado en el GitHub personal de Rodrigo Llancao [Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:38:13]. La política comercial "no bloquear porque le seguimos vendiendo" deja a Cobranza sin palanca formal [Recaudacion-20260423 32:26]. Casos extremos de validación de EDP llegan a 2 meses; el ciclo EDP nominal de Finanzas es 5 días por iteración [Recaudacion-20260423 16:36; ver §2.3, cruce con §5.5 mapa-cruzado].

2. Lógica de Negocio

2.1 Actores y responsabilidades

2.2 Pipelines HubSpot — el motor del proceso

Pipeline 1 — Facturación (gobernado por acciones del analista) [Recaudacion-20260423 5:41, 6:06, 6:34]:

1. Cargado — EDP recién subido desde la macro mensual.
2. Envío al cliente — etapa donde más tiempo se acumula; insistencias para validar el EDP o conseguir la OC.
3. Aprobado — el analista adjunta la OC al EDP; la columna avanza como consecuencia.
4. Facturado — la factura se emite en Defontana (NO en HubSpot) y el pipeline marca el cierre.

RN-2.2.1 Los analistas no arrastran tarjetas (drag-and-drop) entre columnas. La columna cambia como consecuencia de ejecutar la acción (adjuntar OC, marcar enviado). Decisión vigente y consensuada [Recaudacion-20260423 8:34, 9:04].

Pipeline 2 — Cobranza (gobernado por fechas, no por acciones) [Recaudacion-20260423 9:57, 10:26, 10:54, 11:23]:

1. Factura esperando aprobación — primeros 8 días desde emisión (plazo legal de rechazo).
2. Facturas por vencer — entre los 8 días y la fecha de vencimiento.
3. Factura vencida — primeros 90 días desde vencimiento.
4. Factura vencida +90 días — incobrable estructural.
5. Estados terminales: Pagada / Nota de crédito / Cedida (factoring).

RN-2.2.2 Plazo legal de 8 días para rechazo de factura desde emisión [Recaudacion-20260423 10:26, 29:42]. Es el único hito duro (regulatorio) del pipeline.

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RN-2.2.3 Factoring: las facturas cedidas siguen un flujo aparte fuera del pipeline HubSpot principal [Recaudacion-20260423 11:23].

2.3 Frontera de entrada con Finanzas (handoff EDP → Factura)

El handoff EDP → Factura pertenece al proceso de Finanzas §5.5 de 00-mapa-cruzado.md · [versión extendida; Finanzas-20260416 4:50, 5:16]. Recaudación recibe el resultado:

• Producción valorizada entra al área de Facturación ya con IVA incorporado por Ignacio [Recaudacion-20260423 1:36:50].
• Macro Excel genera EDP + carátula resumen por cliente y la "carpeta madre" SharePoint con subcarpetas distribuida por correo a cada analista [Recaudacion-20260423 1:51, 37:03, 37:59].
• Notas de venta se cargan a Defontana (1 línea por EDP, código numérico — antes era alfanumérico WHM pero el ERP solo acepta numérico) [Recaudacion-20260423 2:21, 3:18].
• EDPs se cargan a HubSpot pipeline Facturación; los contactos se recargan cada mes aunque sea la misma empresa (restricción del externo configurador) [Recaudacion-20260423 4:15].

RN-2.3.1 Ciclo nominal del EDP (Finanzas): ~5 días por iteración entre Workmed y cliente antes de obtener OC y emitir factura [§5.5 mapa-cruzado; Agendamiento-20260413 datos cuantitativos]. Recaudación toma el EDP cuando entra al pipeline Facturación; la frontera real es la emisión de la factura en Defontana.

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RN-2.3.2 Volumen de EDPs entregados al pipeline: 300–400 por mes; tiempo de despacho ~2 días hábiles para todos [Recaudacion-20260423 6:06]. La producción no llega antes del día 5–6 del mes; los últimos EDPs salen recién el día 9 → se pierden 2–3 días de ventaja para facturar [Recaudacion-20260423 36:33].

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RN-2.3.3 Los archivos EDP no son chicos: 957 a 3.000 filas; facturas $20M–$40M, casos extremos $300M–$400M [Recaudacion-20260423 25:00, 31:05]. Costo de evaluar por persona: ~$300.000 [Recaudacion-20260423 30:09].

Cruce con Finanzas-20260416: el ciclo EDP es donde aparecen D3 (peloteo del cliente) y D7 (cierre de mes manual). Ambos dolores llegan a Recaudación porque atrasan la emisión de la factura y, con eso, el arranque del pipeline de Cobranza [Finanzas-20260416 5:16, 18:42, 44:53; §5.5 mapa-cruzado].

2.4 Reglas de negocio principales

2.5 Excepciones, casos borde y contradicciones

Excepciones operacionales [Recaudacion-20260423]:

• Cliente rechaza el EDP por confusión, no por error real: "no me acuerdo, ¿me dijiste que pinchó o no?" — obliga a reabrir el agendamiento original [15:08, 15:37].
• Casos extremos de validación EDP hasta 2 meses (en general son semanas) [16:36].
• Cliente con flujo OC complejo: firma de varias personas, "el que firma está de baja, el otro de vacaciones" [31:30].
• Cambios de centro de costo / proyecto / solicitante post-agendamiento obligan a recortar el EDP [14:11, 20:18].
• Cliente pide EDPs separados: algunos por centro de costo, otros por solicitante, otros consolidado; la OC también puede ser parcial [21:15].
• Sobre-reporte de centros acreditados: legalmente entregan más exámenes (ej. 10 drogas cuando se pidieron 5); el cliente lo usa como excusa para rechazar EDP [56:07, 57:32].
• Cambios de prestación a media atención (ej. droga adicional con paciente ya retirado): en centros propios se absorbe; con acreditados o muestras ya remitidas, no [54:17, 55:41].
• Empresas de proyecto cuyo cobro depende del mandante (construcción/montaje minero): bola de nieve si el mandante no paga al proyecto [30:37, 31:05].
• Mismo RUT con variantes de nombre ("Ignacio Ahumada Muñoz" vs "...Muñoz X" vs "Ignacio Muñoz."): rompe joins por nombre+RUT, requiere depuración manual extensa [1:30:35, 1:39:12].

Contradicciones que afectan a Recaudación (cruzadas con §6 mapa):

• §6.2 Hosting FlowMed (alta): on-premise + réplica AWS vs solo réplica AWS. Afecta dependencia técnica del script Python y de la AWS RDS [00-mapa-cruzado §6.2].
• §6.3 Acceso AWS RDS — Eduardo González como punto único de falla (media): el script Python y la analítica avanzada de Recaudación dependen de un solo gatekeeper [Recaudacion-20260423 1:25:32, 1:38:42; mapa §6.3].
• §6.4 Integración HubSpot ↔ Defontana (media): proyecto activo en 2026, distinto del intento fallido de 2024 entre HubSpot y FlowMed; hay que separar los dos nombres para no confundirlos [Recaudacion-20260423 7:00, 11:23; mapa §6.4].
• §6.5 Iniciativa de valorización en FlowMed: lista pero abandonada hace ~6 meses por rotación del validador. "Calculaba bien? Nunca se llegó a validar" [Recaudacion-20260423 38:29, 41:43, 42:13; mapa §6.5].
• §6.9 Autoría del script Python: F5 (Finanzas) lo describe como GitHub personal de Ignacio; F11 (esta sesión) clarifica autoría Rodrigo + operación Ignacio. Script vive en GitHub personal de Rodrigo, en migración a GitHub de Workmed de Workmed [Recaudacion-20260423 1:15:49, 1:30:05; mapa §6.9].

Contradicciones internas del proceso (§6 mapa-cruzado consolidado):

1. Script Python = único punto de falla que concentra reglas de negocio (precios, descuentos, depuración de identidad de empresas). 2.553 líneas, mayoría depuración de variantes de RUT — más que las reglas de descuento puro [Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:31:02, 1:38:42].
2. Iniciativa de valorización abandonada en FlowMed: módulo construido y luego no validado por rotación [Recaudacion-20260423 38:29, 41:43].
3. Identidad fragmentada: un solo cliente vive en al menos 4 sistemas (FlowMed, HubSpot, Defontana, comercial), sin sincronización [Recaudacion-20260423 1:38:13, 1:39:12].

2.6 Workarounds operativos vigentes

2.7 KPIs declarados (estado actual)

3. Historias de Usuario (Gherkin)

HU-1 — Despacho mensual de EDPs

Funcionalidad: Despacho del lote mensual de EDPs al cliente
  Como Supervisora de Facturación
  Quiero distribuir los EDPs del mes a los analistas de cartera
  Para que cada analista persiga la OC de sus clientes asignados

  Antecedentes:
    Dado que Ignacio entregó la producción valorizada con IVA incorporado
    Y la macro Excel generó la carpeta madre con subcarpetas por cliente
    Y el lote es de 300 a 400 EDPs

  Escenario: Distribución exitosa por cartera
    Cuando ejecuto la macro y envío la carpeta madre por correo
    Entonces cada analista recibe SOLO su cartera
    Y el despacho de todos los EDPs concluye en aproximadamente 2 días hábiles
    Y los EDPs aparecen como "Cargado" en el pipeline Facturación de HubSpot

[Recaudacion-20260423 6:06, 37:03, 37:59]

HU-2 — Avanzar EDP por acción del analista

Funcionalidad: Movimiento de EDP en pipeline Facturación
  Como analista de cartera
  Quiero ejecutar acciones sobre el EDP (no arrastrar tarjetas)
  Para que la columna avance como consecuencia y haya trazabilidad

  Escenario: Adjunto OC y avanzo a Aprobado
    Dado un EDP en estado "Envío al cliente"
    Cuando recibo la OC del cliente por correo
    Y la adjunto al EDP en HubSpot
    Entonces el EDP avanza automáticamente a "Aprobado"
    Y quedan registrados quién y cuándo ejecutó la acción

[Recaudacion-20260423 6:34, 8:34, 9:04]

HU-3 — Emisión de factura tras aprobación

Funcionalidad: Emisión de factura en Defontana
  Como analista de cartera
  Quiero emitir la factura en Defontana cuando el EDP está aprobado
  Para que se cree el negocio cobranza en HubSpot y empiece el conteo legal

  Escenario: Factura emitida activa pipeline Cobranza
    Dado un EDP en estado "Aprobado" con OC adjunta
    Cuando emito la factura en Defontana
    Entonces el EDP se marca como "Facturado" en pipeline Facturación
    Y se crea un nuevo "negocio cobranza" en pipeline Cobranza
    Y el negocio inicia en estado "Factura esperando aprobación" con reloj de 8 días

[Recaudacion-20260423 6:34, 8:05, 9:28, 10:26]

HU-4 — Avance del pipeline Cobranza por fechas

Funcionalidad: Pipeline Cobranza gobernado por fechas
  Como analista de Cobranza
  Quiero que la columna del negocio avance automáticamente por fecha
  Para concentrar mi gestión en clientes según su criticidad

  Escenario: Vencimiento del plazo legal de rechazo
    Dado un negocio cobranza creado hoy
    Cuando transcurren 8 días desde la emisión de la factura
    Entonces el negocio avanza a "Facturas por vencer"

  Escenario: Avance a vencida +90
    Dado un negocio en "Factura vencida"
    Cuando transcurren 90 días desde el vencimiento
    Entonces el negocio avanza a "Factura vencida +90 días"

[Recaudacion-20260423 9:57, 10:26, 10:54]

HU-5 — Conciliación manual HubSpot ↔ Defontana

Funcionalidad: Conciliación periódica de estado de facturas
  Como Supervisora de Facturación
  Quiero cruzar el Excel de Contabilidad con HubSpot
  Para reflejar pagos / notas de crédito / cesiones a factoring

  Escenario: Pagada
    Dado el Excel de "deudores comerciales / facturas por cobrar" de Defontana
    Cuando una factura aparece pagada en Defontana
    Entonces actualizo manualmente el negocio en HubSpot a "Pagada"

  Escenario: Cedida a factoring
    Cuando una factura aparece cedida en Defontana
    Entonces actualizo manualmente a "Cedida" y la saco del flujo principal

[Recaudacion-20260423 11:23, 11:52, 12:22]

HU-6 — Persecución de OC a cliente con flujo complejo

Funcionalidad: Insistencia para obtener OC
  Como analista de cartera
  Quiero registrar correos y llamadas al cliente
  Para mantener trazabilidad de la gestión de OC

  Escenario: Cliente con firmantes ausentes
    Dado un EDP aprobado por el cliente
    Y la OC requiere firma de tres personas y dos están ausentes
    Cuando insisto por correo y llamada
    Entonces registro cada gestión en el negocio HubSpot
    Y el EDP permanece en "Envío al cliente" por semanas

  Escenario: Caso extremo
    Cuando la validación del EDP llega a 2 meses
    Entonces escalo a Juan Pablo Coustasse para apoyo de negociación comercial

[Recaudacion-20260423 16:36, 31:30, 9:04]

HU-7 — Valorización diaria con script Python

Funcionalidad: Valorización de la producción
  Como Ignacio Ahumada
  Quiero ejecutar el script Python sobre la consolidación día-a-día
  Para entregar a la Supervisora de Facturación la producción valorizada con descuentos aplicados

  Antecedentes:
    Dado que descargué el Excel "Control de pago" desde Secall
    Y consolidé el día N al acumulado del mes

  Escenario: Re-descarga al cierre
    Cuando llega el cierre de mes
    Entonces re-descargo del 1 al 31 completo
    Y comparo el consolidado diario contra la descarga full
    Y detecto cambios estructurales (ej. 100 filas el 31 vs 150 el 1)

  Escenario: Aplicación de reglas de descuento
    Cuando ejecuto el script Python (~2.553 líneas)
    Entonces aplica depuración de empresas (variantes de RUT)
    Y aplica precios por cliente, descuentos por tramo / lista / unitario / grupo
    Y produce un dataframe valorizado para dashboard y Facturación

[Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:32:25, 1:33:20, 1:33:37, 1:34:06]

HU-8 — Depuración de identidad de empresa por variantes de RUT

Funcionalidad: Unificación de variantes del mismo RUT
  Como Ignacio
  Quiero que el script Python unifique variantes del mismo RUT
  Para que los joins por nombre+RUT no se rompan

  Escenario: Mismo RUT distintos nombres
    Dado tres registros con RUTs equivalentes pero nombres distintos
      | nombre               |
      | Ignacio Ahumada Muñoz|
      | Ignacio Ahumada Muñoz X|
      | Ignacio Muñoz.       |
    Cuando ejecuto la sección de depuración del script
    Entonces los tres registros se consolidan a una sola entidad cliente
    Y la sección de depuración es la más extensa del script (mayor que las reglas de descuento)

[Recaudacion-20260423 1:30:35, 1:31:02, 1:39:12]

HU-9 — Bloqueo manual de cliente moroso

Funcionalidad: Bloqueo manual de cliente
  Como CFO (Juan Pablo Coustasse) en coordinación con Comercial
  Quiero bloquear caso a caso un cliente moroso
  Sabiendo que la política por defecto es NO bloquear

  Antecedentes:
    Dada la política "le seguimos vendiendo al que no nos paga"
    Y la ausencia de palanca contractual formal de presión

  Escenario: Bloqueo coordinado
    Dado un cliente con N facturas vencidas +90 días
    Cuando se reúnen Comercial y Finanzas
    Entonces se decide bloquear puntualmente al cliente
    Y se documenta la decisión por correo (sin sistema)

  Escenario: No bloqueo (default)
    Dado un cliente moroso pero con flujo de venta activo
    Entonces se mantiene la atención y la cobranza opera sin palanca

[Recaudacion-20260423 29:16, 32:26, 1:07:16, 1:07:42]

HU-10 — Cesión de factura a factoring

Funcionalidad: Cesión de factura
  Como Tesorería / Finanzas
  Quiero ceder una factura a una empresa de factoring
  Para liquidar el cobro fuera del flujo HubSpot principal

  Escenario: Cesión efectiva
    Dado un negocio cobranza con factura emitida
    Cuando se cede a factoring
    Entonces el negocio queda en estado "Cedida"
    Y queda fuera del flujo de gestión de cobranza interno

[Recaudacion-20260423 11:23]

HU-11 — Aviso de descuento no aplicado vía Mónica

Funcionalidad: Sincronización tardía de cambios comerciales
  Como Ignacio
  Quiero recibir avisos de cambios de tramo / descuentos no aplicados
  Sabiendo que el canal es correo (sin tickets)

  Escenario: Aviso a destiempo
    Dado que envié la producción del día 7 a Facturación
    Cuando Mónica (PMO) me avisa el día 8 que el cliente X tenía un descuento no aplicado
    Entonces debo retroceder, recalcular y reemitir
    Y no tengo certeza de haber recibido todos los correos de cambios

[Recaudacion-20260423 1:36:01, 1:37:19]

HU-12 — Atención no finalizada queda colgada

Funcionalidad: Tratamiento de atenciones colgadas
  Como Ignacio
  Quiero excluir de la valorización las atenciones que aún no finalizan (ej. cultivos)
  Para no facturar producción no completable

  Escenario: Cultivo pendiente al cierre de mes
    Dado una atención con informe pendiente al día 31
    Cuando ejecuto la valorización del mes
    Entonces la atención NO entra en la producción de este mes
    Y si finaliza al mes siguiente, tampoco entra ahí
    Y queda colgada hasta resolución manual

[Recaudacion-20260423 1:00:25, 1:00:50]

4. Diagrama BPMN (Mermaid) — flujo de cobranza

flowchart TD
  start(("Factura emitida<br/>en Defontana<br/>(handoff Finanzas)"))
  start --> create["Crear negocio cobranza<br/>en HubSpot pipeline 2"]
  create --> esp{{"Estado:<br/>Esperando aprobación<br/>(reloj 8 días legal)"}}

  esp -->|"&lt;8 días<br/>cliente rechaza"| rechazo["Rechazo formal<br/>(plazo legal)"]
  rechazo --> nc["Emitir nota crédito<br/>en Defontana"]
  nc --> term_nc(("Estado terminal:<br/>Nota de crédito"))

  esp -->|"transcurren 8 días<br/>sin rechazo"| porvencer{{"Estado:<br/>Por vencer<br/>(hasta vencimiento)"}}
  porvencer -->|"pago recibido"| pagada(("Estado terminal:<br/>Pagada"))
  porvencer -->|"vence sin pago"| vencida{{"Estado:<br/>Vencida<br/>(0–90 días)"}}

  vencida --> gestion["Gestión de cobranza<br/>(correos, llamadas)<br/>registrada en HubSpot"]
  gestion -->|"pago recibido"| pagada
  gestion -->|"se cede a factoring"| cesion["Cesión a empresa factoring<br/>(flujo aparte)"]
  cesion --> term_ced(("Estado terminal:<br/>Cedida"))
  gestion -->|"transcurren 90 días"| vencida90{{"Estado:<br/>Vencida +90 días"}}

  vencida90 --> escalar["Escalamiento Comercial-Finanzas<br/>(reunión caso a caso)"]
  escalar -->|"política default:<br/>no bloquear, le seguimos vendiendo"| gestion
  escalar -->|"decisión excepcional"| bloqueo["Bloqueo manual del cliente<br/>(documentado por correo)"]
  bloqueo --> gestion
  escalar -->|"pago tardío"| pagada
  escalar -->|"se cede a factoring"| cesion

  conc[("Conciliación manual<br/>HubSpot ↔ Defontana<br/>via Excel — Supervisora de Facturación")]
  conc -.->|"actualiza estado<br/>(periódica)"| esp
  conc -.-> porvencer
  conc -.-> vencida
  conc -.-> vencida90

Notas del diagrama: - Estados terminales (círculos dobles): Pagada / Nota de crédito / Cedida. - Transiciones gobernadas por fechas: esperando → por vencer (8 días) → vencida (vencimiento) → vencida +90 (90 días tras vencimiento). - La conciliación manual via Excel actualiza estados desde Defontana hacia cualquier columna activa del pipeline. - El bloqueo de cliente es excepción: la política default es no bloquear porque "le seguimos vendiendo".

[Recaudacion-20260423 8:05, 9:28, 9:57, 10:26, 10:54, 11:23, 11:52, 32:26, 1:07:16]

5. Trazabilidad

5.1 Reglas de negocio → fuente

5.2 Historias de Usuario → fuente

5.3 Actores → fuente

5.4 Sistemas → fuente

5.5 Excepciones → fuente

5.6 Contradicciones cruzadas con 00-mapa-cruzado.md · versión extendida §6

5.7 Cruce con Finanzas (§5.5 mapa-cruzado)

• Frontera entrada: ciclo EDP gobernado por Finanzas (5 días por iteración nominal); ver Finanzas-20260416 4:50, 5:16, 32:35 y §5.5 mapa-cruzado.
• Sistemas compartidos: HubSpot (cuentas separadas Finanzas / Comercial), Defontana (la Supervisora de Facturación carga notas de venta), FlowMed/Secall (Ignacio descarga producción), Script Python (Rodrigo autor / Ignacio operador), Macro Excel (la corre mensualmente la Supervisora de Facturación), Power BI (dashboard financiero).
• Roles compartidos: Supervisora de Facturación, Juan Pablo Coustasse, Ignacio Ahumada, Rodrigo Llancao, ejecutivos comerciales, externo HubSpot.
• Dolores que solapan: D3 peloteo del EDP, D7 cierre de mes manual, D5 línea de crédito ausente, D14 rotación gerentes TI; ver Finanzas-20260416 5:16, 18:42, 6:15, 37:26 y §5.5 mapa-cruzado.
• KPI compartido: ciclo EDP ~5 días por iteración; volumen 300–400 EDPs mensuales; tamaño facturas $20M–$400M.