Modelado BPMN 2.0 — Proceso Comercial_
Embudo de venta end-to-end: prospección, investigación Dicom, cotización, aceptación, handoff a Operación (Agendamiento) y handoff a Finanzas vía sábana mensual valorizada.
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El proceso Comercial de Workmed cubre el ciclo desde la prospección de un cliente afín hasta la entrega de la Orden de Servicio (OS) al área de Agendamiento, e incluye la valorización mensual de producción y la inteligencia de negocio sobre la cartera. El embudo está en HubSpot (negocio → cotización → aceptación), pero NO está integrado con FlowMed [Comercial-20260420 1:26, 52:10]. La oferta usa un tarifario congelado hace 2 años con descuentos por volumen 5/10/12% (a 100/200/500 pacientes/mes) y un catálogo de ~100 baterías base (SUSESO + ACHS + Mutual de Seguridad) más baterías personalizadas por cliente con ID padre + ID hijo [Comercial-20260420 27:34, 46:28, 49:20].
La inteligencia comercial se arma en Power BI sobre un Excel valorizado por Ignacio Ahumada con un día de desfase, segmenta ~2.500 empresas sin actividad, 33 en «atención», 46 a «mantener» y arma el Pareto por venta [ComercialBI-20260422 4:14, 8:08, 10:03]. El gerente comercial Juan asume explícitamente que «el proceso comercial se cierra cuando el gallo me paga»: junta el ciclo de venta con el de cobranza [ComercialBI-20260422 25:16].
La frontera de salida son: contrato/convenio firmado y/o OS gatillada hacia Agendamiento (ticket HubSpot con nómina Excel adjunta) [Comercial-20260420 4:10, 4:39, 5:08], y la sábana Excel valorizada que mensualmente se manda a Finanzas para creación de EDP [Comercial-20260420 42:06]. Todo lo posterior (carga FlowMed, EDP, factura, cobranza) se documenta en los procesos de Agendamiento, Finanzas y Recaudación.
Notación: BPMN 2.0 con dos pools (Cliente prospecto / Workmed-Comercial) y cuatro lanes en Workmed (Ejecutivo comercial, Marcela / Gerencia, HubSpot/CRM, BI · Ignacio). Las tareas humanas con sistema son userTask (azul); las humanas sin sistema o de captura manual son manualTask (naranja, marca de fricción); los sistemas persistentes son dataStoreReference. Los flujos entre pools son messageFlow (línea punteada). Las reglas de negocio se citan con prefijo RN-CO-NN y las excepciones con EX-CO-NN referenciables al doc de Lógica de Negocio Comercial.
man bpmn-symbols
Leyenda de los símbolos BPMN utilizados en ambos diagramas:
cat ./01-comercial-principal.bpmn
Diagrama 1 · Embudo de venta. Modela el ciclo prospección → calificación con Dicom (Finanzas aporta indicadores) [Comercial-20260420 7:20, 12:43] → cotización en HubSpot sobre tarifario fijo + descuentos por volumen → aceptación → handoff dual: hacia Agendamiento (cuando el cliente envía email a agendamiento@workmed con nómina Excel adjunta y aterriza como ticket) [Comercial-20260420 4:10, 4:39, 5:08] y hacia Finanzas (cuando la sábana mensual valorizada por Ignacio habilita la emisión de EDP) [Comercial-20260420 42:06].
El pool externo Cliente prospecto dialoga con Workmed por correo (cotización · aceptación · solicitud de servicio). Dentro de Workmed, las cuatro lanes muestran cómo conviven el ciclo transaccional del ejecutivo, la gobernanza de Marcela (catálogo de ~100 baterías base SUSESO/ACHS/Mutual + baterías a medida con ID padre/hijo, tarifario congelado hace 2 años, regla «sin OC no se atiende» —hoy con 1 cliente al 100% y 1 segunda empresa entrando— y convenios firmados que cubren ~60% del top de clientes) [Comercial-20260420 12:43, 25:16, 27:34, 46:28], los sistemas de soporte (HubSpot + Outlook conectados; telefonía pendiente) y el handoff mensual de BI hacia Finanzas vía sábana Excel [ComercialBI-20260422 1:25, 5:12].
Elementos identificados
| Tipo BPMN | Elemento | Lane |
|---|---|---|
startEvent | Cliente afín detectado | Ejecutivo comercial |
userTask | Identifica cliente afín (RN-CO-01) | Ejecutivo comercial |
sendTask | Pide indicadores Dicom a Finanzas (RN-CO-02) | Ejecutivo comercial |
receiveTask | Recibe indicadores Dicom | Ejecutivo comercial |
userTask | Crea negocio en HubSpot | Ejecutivo comercial |
userTask | Genera cotización (RN-CO-08 tarifario) | Ejecutivo comercial |
sendTask | Envía cotización por Outlook | Ejecutivo comercial |
userTask | Actualiza embudo a aceptada (RN-CO-03) | Ejecutivo comercial |
endEvent | Handoff a Agendamiento (Operación) | Ejecutivo comercial |
userTask | Mantiene catálogo de baterías + tarifario (RN-CO-06 / RN-CO-07) | Marcela · Gerencia |
userTask | Negocia regla «sin OC no se atiende» (RN-CO-13) | Marcela · Gerencia |
userTask | Empuja convenio firmado (RN-CO-04 / RN-CO-42) | Marcela · Gerencia |
dataStore | HubSpot CRM | HubSpot / CRM |
dataStore | Outlook (conectado a HubSpot · RN-CO-39) | HubSpot / CRM |
dataStore | Tarifario + catálogo baterías | HubSpot / CRM |
manualTask | Telefonía NO conectada al CRM (RN-CO-39 · pendiente) | HubSpot / CRM |
manualTask | Consolida sábana Excel mensual (RN-CO-14 / RN-CO-21) | BI · Ignacio |
sendTask | Envía sábana por Outlook a Finanzas | BI · Ignacio |
dataStore | FlowMed (operación) | BI · Ignacio |
endEvent | Handoff a Finanzas (EDP · cobranza) | BI · Ignacio |
messageFlow | Cliente · Workmed: cotización · aceptación · pide servicio | — |
1 · HubSpot ↔ FlowMed sin integración y valorización 100% manual. El CRM comercial y el SaaS operativo viven aislados desde el intento fallido de 2024 [Comercial-20260420 52:10, 52:37; Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]. Comercial no puede saber por cliente qué batería compra, con qué frecuencia y dónde, lo que limita la inteligencia de negocio (cluster, mix, frecuencia, upsell) [ComercialBI-20260422 17:37]. La valorización mensual depende de Ignacio Ahumada exportando a mano FlowMed → Excel + script Python (sólo descuentos) + «mirada de experto» de Marcela; el ciclo toma ≥1 semana y si Ignacio no está, no hay panel [Comercial-20260420 22:53, 31:46, 33:37; ComercialBI-20260422 5:12].
2 · IDs de baterías opacos, EDP atomizado y peloteo de centro de costo. Quien arma una batería personalizada no ve el ID padre/hijo y «le pone un nombre con un espacio de más» → no hace match → falla la valorización [Comercial-20260420 49:20, 49:48]. Caso real: el proveedor de informática renombró una prestación y la valorizó al doble sin avisar; toda la producción salió mal y se detectó ~3-4 meses después [Comercial-20260420 44:01, 44:58]. Aguas abajo, la producción se atomiza en hasta ~500 EDP por mes al expandir por centro de costo, los clientes pueden tomarse de 1 a 90 días en revisar la nómina, y los cambios de centro de costo post-atención disparan «peloteo de meses» con los jefes de proyecto del cliente [Comercial-20260420 13:42, 14:39, 18:37, 23:52].
3 · Información comercial con 1 día de desfase y agente conversacional aún no productizado. Power BI se reconstruye al día siguiente: imposible decisión en vivo y FlowMed intra-día no muestra valorización ni baterías [ComercialBI-20260422 4:14, 15:44, 16:13]. Comercial hoy «no le puede preguntar a los datos»: el piloto n8n + Supabase de Rodrigo Llancao responde la mayoría de las veces correctamente pero alucina cuando «faltaba el promptcito» [ComercialBI-20260422 18:37, 19:36, 20:31]. Encima, la concentración de ingreso es 80-90% en 5-10 empresas mineras de mantención y construcción, y la cobranza con clientes mineros se vuelve «bola de nieve» que se amortigua con factoring [Comercial-20260420 16:04, 21:58, 37:48, 43:02].
grep -i recomendacion ./
Sobre la base del modelado del embudo y de las Historias de Usuario priorizadas en el diagnóstico, proponemos cuatro frentes de transformación:
El intento de 2024 «no llegó a acuerdo entre las dos partes técnicas» y quedó manual de forma indefinida [Comercial-20260420 52:10, 52:37; Agendamiento-20260413 47:19, 47:48]. Reabrirlo es la palanca con mayor retorno: habilita el Pareto y el mix por empresa, la segmentación de cartera (~2.500 sin actividad / 33 atención / 46 mantener) y los descuentos focalizados sobre el producto que cada empresa más compra, en lugar de descuento general [ComercialBI-20260422 8:08, 10:03, 10:30]. Cierra el espacio para que Comercial deje de reconciliar planillas a mano y pueda diseñar fidelización dirigida.
Hoy la sábana mensual depende de Ignacio Ahumada con script Python local + «mirada de experto» de Marcela; el ciclo toma ≥1 semana y se quiebra si Ignacio no está [Comercial-20260420 22:53, 31:46, 33:37]. Reemplazar el Excel mensual por una vista programática Comercial → Finanzas (con timestamp, versión y diff contra cierre anterior) que valorice diariamente aplicando los tramos de descuento por volumen 5/10/12% y el recálculo retroactivo cuando el cliente cambia de tramo intra-mes [Comercial-20260420 27:34, 34:36]. Productivizar el agente n8n + Supabase de Rodrigo cierra la pregunta «cuánto vendí ayer» en lenguaje natural sin esperar a que Ignacio arme la vista [ComercialBI-20260422 18:37, 19:36, 20:31].
Caso real: el proveedor de informática renombró una prestación y la valorizó al doble sin avisar; el error pasó 3-4 meses en producción antes de detectarse [Comercial-20260420 44:01, 44:58]. Y los IDs padre/hijo de baterías personalizadas son opacos al editor («un espacio de más» rompe el match con la valorización) [Comercial-20260420 49:20, 49:48]. Canal único auditable para cambios al catálogo, validación obligatoria por Director Médico antes de publicar, y exposición de los IDs al editor de baterías. Cierra la fuente silenciosa de errores que escala con la cartera y elimina la dependencia de la «mirada de experto» como único filtro.
Hoy 1 cliente opera al 100% bajo el modelo y 1 segunda empresa está entrando; la implementación ha sido «muy difícil» [Comercial-20260420 25:16, 25:46, 26:12]. Documentar la regla con criterios de elegibilidad, comunicación al cliente, parametrización en HubSpot y excepción autorizada, para pasar de 2 pilotos a política replicable sobre el top de clientes (~60% ya bajo convenio firmado) [Comercial-20260420 12:43, 18:20]. Resuelve la causa raíz de la «bola de nieve» en cobranza minera que hoy se amortigua con factoring [Comercial-20260420 16:04, 43:02].
Próximos pasos sugeridos
- › Validar este modelado con Marcela (Gerencia Comercial) y los ejecutivos de cartera
- › Confirmar quién crea formalmente al cliente en HubSpot vs. Finanzas (pregunta abierta §7.1)
- › Promover a BPMN formal el Diagrama 2 (cierre del ciclo · handoff a Finanzas) y Diagrama 3 (BI con valorización diaria) — son los que cargan más dolor explícito
- › Definir KPIs propuestos en §6.2 con dueño formal (lead time embudo, tiempo a primer servicio, % EDP con OC al agendar)
man bpmn-tools
Los archivos .bpmn generados son XML estándar OMG y se pueden abrir/editar
en cualquier modelador BPMN profesional:
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