Modelado BPMN 2.0 — Proceso Contraloría (UCI)_
Levantamiento AS-IS del flujo de liberación de informes de aptitud ejecutado por la Unidad Centralizada de Informes Sanitarios. Comportamiento bimodal según origen del paciente: centro propio con botón espejo SACMed → FlowMed vs centro acreditado con digitación manual desde SharePoint.
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La UCI (Unidad Centralizada de Informes Sanitarios) de Workmed, liderada por Vicente Rivano, es la unidad que cierra el ciclo preocupacional emitiendo el informe de aptitud (apto / no apto / no apto transitorio) que es el producto vendible de Workmed [Contraloria-20260421 0:02, 6:48]. El flujo arranca cuando Operaciones cierra el check-out del paciente y el RUT entra a «paso 1» como tarea en FlowMed [Contraloria-20260421 10:23, 19:01].
El proceso es bimodal según origen del paciente: en las 6 sucursales propias el administrativo aprieta el botón espejo SACMed → FlowMed que rescata los datos numéricos/antropométricos no interpretables; en las 6 acreditadas busca por RUT en SharePoint y digita manualmente todo. Los datos interpretables (electro normal/alterado, rayo, espirometría) siempre se digitan a mano [Contraloria-20260421 2:27, 2:55, 12:46]. El médico contralor (o psicólogo en Salud Mental) revisa el preinforme, agrega observaciones, firma y libera; la firma médica es la única autoridad legal para liberar [Contraloria-20260421 3:25, 11:13, 15:27].
Las metas declaradas: 6 informes/hora por médico, SLA aspiracional interno de 8 horas desde el checkout frente a contratos vigentes a 24 horas [Contraloria-20260421 10:47, 17:13, 25:13]. Único caso de liberación 100% automatizada hoy: drogas TSCom con resultado negativo [Contraloria-20260421 26:38, 27:06]. En picos de 700 atenciones/día con 40% acreditadas (~280 RUTs digitados manualmente), a las 19:00 más del 50% del stock sigue pendiente [Contraloria-20260421 14:58, 23:49].
Notación BPMN 2.0: los rectángulos azules son userTask (humano con sistema), los naranjos son manualTask (humano sin sistema, puntos de fricción declarados), los verdes son serviceTask (automatizado). Los rombos son exclusiveGateway (XOR). Los cilindros en la lane Sistemas son dataStoreReference (FlowMed, SACMed, SharePoint, Power BI). Las líneas punteadas entre pools son messageFlow. Cada tarea cita la regla de negocio aplicable (RN-CT-NN) o la excepción (EX-CT-NN) referenciable desde el documento de Lógica de Negocio.
man bpmn-symbols
Leyenda de los símbolos BPMN utilizados en ambos diagramas:
cat ./01-contraloria-principal.bpmn
Pool Workmed UCI / Contraloría con siete lanes alineadas al mermaid §4 del AS-IS: Operaciones (frontera upstream), Jefa de Centro (match Op↔Contraloría — «triple pega»), Administrativo Contraloría, Sistema Drogas (TSCom), Médico Contralor, Psicólogo Salud Mental (flujo paralelo) y Supervisor UCI (Vicente: monitoreo Power BI + cierre de mes + entrega a Finanzas). El check-out del paciente gatilla la tarea por RUT en paso 1 de FlowMed [Contraloria-20260421 10:23, 19:01].
El primer bifurcador es el examen de drogas: TSCom negativo se libera automáticamente sin pasar por médico (RN-05) [Contraloria-20260421 26:38, 27:06]. Para baterías estándar la bifurcación principal es el origen del paciente: centro propio (6 de 12) → botón espejo SACMed → FlowMed; centro acreditado (las otras 6) → buscar por RUT en SharePoint y digitar todo manualmente [Contraloria-20260421 2:27, 2:55, 12:46]. El dato interpretable (electro normal/alterado, rayo, espirometría) siempre se agrega a mano al preinforme [Contraloria-20260421 2:27, 5:01]. El RUT pasa a paso 2 donde el médico contralor decide apto / no apto definitivo, o no apto transitorio (que gatilla interconsulta con espera de documentación externa que puede llevar a apto final) [Contraloria-20260421 22:35, 22:56]. En paralelo, baterías psicológicas se segregan al pool de Salud Mental con administrativos y psicólogo propios; el dashboard FlowMed segmenta controladores y evaluadores médicos vs Salud Mental [Contraloria-20260421 0:27; Flowmed-20260409 36:24]. La jefa de centro coordina con la UCI por WhatsApp + Excel («triple pega»), y Vicente monitorea pendientes en Power BI (cultivos 3-4 días, metales 15 días), cierra el mes con script Python para valorización y entrega producción cerrada a Finanzas [Flowmed-20260409 33:13, 33:40, 34:06; Contraloria-20260421 23:25, 24:15; Flowmed-20260409 35:02, 35:26].
Elementos identificados
| Tipo BPMN | Elemento | Lane |
|---|---|---|
startEvent | Inicio: check-out paciente en Operaciones | Operaciones |
userTask | Operaciones cierra check-out del paciente (RN-01 · HU-01) | Operaciones |
manualTask | Admisión marca Excel: RUT completo / pendiente | Operaciones |
manualTask | Jefa de centro revisa Excel (HU-08 · D-11 «triple pega») | Jefa de Centro |
sendTask | Notifica vía WhatsApp lista «fichas listas» | Jefa de Centro |
serviceTask | RUT en paso 1 — tarea en FlowMed | Administrativo Contraloría |
exclusiveGateway | ¿Examen de drogas? (RN-05 · HU-06) | Sistema Drogas |
serviceTask | Liberación automática TSCom negativo | Sistema Drogas |
exclusiveGateway | ¿Sucursal propia o acreditada? (RN-03 · HU-02 / HU-03) | Administrativo Contraloría |
serviceTask | Aprieta botón espejo SACMed → FlowMed (datos numéricos) | Administrativo Contraloría |
manualTask | Busca RUT en SharePoint y digita datos manualmente | Administrativo Contraloría |
manualTask | Arma preinforme: agrega dato interpretable (electro / rayo / espirometría · RN-04 · HU-04) | Administrativo Contraloría |
serviceTask | RUT cambia a paso 2 | Administrativo Contraloría |
userTask | Médico revisa preinforme y agrega observaciones (RN-02 · HU-05) | Médico Contralor |
exclusiveGateway | ¿Apto / no apto? (RN-06 · RN-08 · RN-09) | Médico Contralor |
exclusiveGateway | ¿Contraindicación transitoria? (HU-07 · E-01) | Médico Contralor |
userTask | Emite interconsulta y deja informe en «no apto transitorio» | Médico Contralor |
receiveTask | Espera documentación externa del paciente | Médico Contralor |
serviceTask | Firma y libera informe (RN-07 · 6 informes/h · RN-10) | Médico Contralor |
userTask | Pool paralelo Salud Mental (admin + psicólogo · RN-13 · HU-12) | Psicólogo Salud Mental |
serviceTask | Libera informe psicológico | Psicólogo Salud Mental |
endEvent | Informe emitido (SLA 8h interno · 24h contractual · RN-12) | Médico Contralor |
userTask | Vicente monitorea Power BI: pendientes / stock / segmentación cultivos-metales (HU-09) | Supervisor UCI |
manualTask | Cierre de mes: extrae control de pago → script Python → valorización (HU-11) | Supervisor UCI |
sendTask | Entrega producción cerrada a Finanzas (DTE) | Supervisor UCI |
endEvent | Fin: producción cerrada hacia Finanzas / Recaudación | Supervisor UCI |
dataStoreReference | FlowMed (espacio UCI · Secall) | Administrativo Contraloría |
dataStoreReference | SACMed (HIS centros propios · 6 de 12) | Administrativo Contraloría |
dataStoreReference | SharePoint (centros acreditados · 6 de 12) | Administrativo Contraloría |
dataStoreReference | Power BI (panel pendientes Vicente) | Supervisor UCI |
1 · Digitación masiva como mayor consumo de tiempo, sobre todo en acreditadas. En el pico histórico de 700 atenciones/día con 40% acreditadas, ~280 RUTs se digitan a mano desde SharePoint hacia FlowMed: «los chiquillos se vuelven locos digitando» — Vicente [Contraloria-20260421 14:58, 15:27]. Como filtro final hay doble contraloría (administrativo + médico), pero la causa raíz —ausencia de integración con los acreditados— sigue ahí. Adjuntar documentos al informe es también manual y propenso a foto equivocada, crítico a 500-600 informes/día con SharePoint que guarda «cientos de documentos por persona» [Contraloria-20260421 27:54, 28:46, 29:13].
2 · FlowMed no bloquea liberación con campos vacíos y el pool es único. Hoy un informe se puede firmar con campos sin completar (electro sin marcar normal/alterado): «se le pasa, por lo mismo, y lo liberamos igual» [Contraloria-20260421 15:54, 16:18]; el bloqueo está en desarrollo con Secall. Además, el pool de pendientes es único para todos los médicos, sin distribución dirigida ni performance individual; el filtro por paso es la única mejora marginal sobre buscar entre 25 páginas [Contraloria-20260421 29:39, 29:56, 30:24]. Médicos que atienden en la mañana y liberan en la tarde quedan con tareas que «no van a ver» mientras consultan [Contraloria-20260421 30:54].
3 · Cuello de botella vespertino y match Op↔Contraloría como «triple pega». Si Operaciones sube los datos en la tarde, la UCI no cumple SLA: a las 19:00 más del 50% del stock sigue pendiente y el SLA interno de 8h se vuelve inalcanzable [Contraloria-20260421 17:13, 23:49]. El match de qué fichas están listas viaja por Excel marcado por admisión + WhatsApp de la jefa de centro + reporte horario manual de la UCI tipo «11:00 — Santiago tiene 26 fichas reportadas de 62 casos» [Flowmed-20260409 33:13, 33:40, 34:06]. Vicente identifica casos faltantes «casuísticamente», caso a caso [Contraloria-20260421 19:01, 19:45].
grep -i recomendacion ./
Sobre la base del modelado AS-IS y de las Historias de Usuario declaradas por Vicente, proponemos cuatro movimientos prioritarios:
Atacar la digitación masiva (~280 RUTs/día en el pico de 700 con 40% acreditadas) [Contraloria-20260421 14:58, 15:27]. OCR + parsing de los PDFs en SharePoint que prellena el preinforme con confianza visible; el administrativo sólo valida campos de baja confianza, deja los datos numéricos cargados y completa el dato interpretable (electro, rayo, espirometría) que de todas formas es manual [Contraloria-20260421 2:55, 5:01]. Reduce la digitación al mínimo y libera capacidad para crecimiento.
Cerrar el desarrollo ya comprometido con Secall: alerta dura al médico contralor cuando intenta firmar con campos obligatorios en blanco (electro sin marcar normal/alterado, dato interpretable faltante) [Contraloria-20260421 15:54, 16:18, 16:44]. Reemplaza la doble contraloría como único filtro por uno preventivo en el momento de la firma; impide el actual «se le pasa, por lo mismo, y lo liberamos igual» y deja el invariante calidad sobre velocidad declarado por Vicente apoyado por el sistema [Contraloria-20260421 20:42].
Hoy todos los médicos comparten un único pool, sin distribución dirigida ni performance individual; el filtro por paso es la mejora marginal disponible [Contraloria-20260421 29:39, 29:56, 30:24]. La plataforma debe reconocer cuándo un médico se conecta como contralor y entregarle un lote priorizando su cartera, contemplando que muchos médicos atienden en la mañana y liberan en la tarde [Contraloria-20260421 30:54]. Habilita KPI individuales con peso por batería —que hoy se entrega como número sin semántica acordada— y un modelo de bonos por performance [Contraloria-20260421 24:45, 25:43, 26:12].
Generalizar lo que hoy sólo aplica a drogas TSCom negativas [Contraloria-20260421 26:38, 27:06]: si todos los valores numéricos del preinforme están dentro de los puntos de corte del cliente (homologación CODELCO + reglas de cada mandante: PA>90 = no apto inmediato; ruido CODELCO; BHP IMC ≤32.9; faena ≤33.9), liberación automática [Contraloria-20260421 6:48, 22:09, 22:35]. En paralelo, reemplazar el match Operación ↔ Contraloría por «triple pega» (Excel + WhatsApp + reporte horario) por un evento integrado de fichas listas, eliminando los reportes manuales tipo «11:00 — 26 de 62» [Flowmed-20260409 33:13, 33:40, 34:06].
Próximos pasos sugeridos
- › Validar este modelado AS-IS con Vicente Rivano antes de pasar a v1.0
- › Cerrar las preguntas POR CONFIRMAR del documento de Lógica (composición exacta del equipo de ~12 personas, catálogo completo de puntos de corte CODELCO homologado, fecha de entrega Secall)
- › Recibir de Vicente el diagrama InDesign con tiempos por batería + casos más difíciles vs más rápidos (compromiso [acta 34:17])
- › Recibir de Vicente ejemplo de la batería más compleja para que María Cirano evalúe capacidad de automatización (compromiso [acta 33:49])
- › Coordinar visita presencial de María Cirano al centro Manuel Montt (compromiso [acta 35:40])
- › Promover el BPMN a HTML interactivo + PNGs vía client-content-publisher una vez validado
man bpmn-tools
Los archivos .bpmn generados son XML estándar OMG y se pueden abrir/editar
en cualquier modelador BPMN profesional:
| Herramienta | URL | Uso recomendado |
|---|---|---|
| bpmn.io (web, gratis) | demo.bpmn.io | Edición rápida en navegador |
| Camunda Modeler | camunda.com/download/modeler | Modelado serio, ejecutable |
| draw.io / diagrams.net | app.diagrams.net | Edición visual + export PNG/PDF |
| Signavio (SAP) | signavio.com | Gobierno corporativo de procesos |