Modelado BPMN 2.0 — Recaudación y Cobranza_

Factura emitida en Defontana → pipeline Cobranza HubSpot gobernado por fechas → pago recibido / nota de crédito / cesión a factoring. Pool Workmed (Belén · analistas de cartera · sistemas) y pool Cliente Mandante en intercambio sin trazabilidad sistémica.

cat ./00-resumen.md

Recaudación corre dos pipelines secuenciales en HubSpot (Facturación y Cobranza) sobre 300–400 EDPs/mes, despachados en ~2 días hábiles una vez llega la producción valorizada [Recaudacion-20260423 6:06]. La frontera con Finanzas se mezcla en el mismo día: la macro Excel arma el EDP, la nota de venta entra a Defontana y se da de alta el «negocio cobranza» en HubSpot, todo en cadena [Recaudacion-20260423 1:51, 3:18, 8:05]. El pipeline de Cobranza avanza por fechas, no por acciones, con hito legal a los 8 días desde la emisión [Recaudacion-20260423 9:57, 10:26].

Dueños del proceso: Belén (supervisora Facturación-Cobranza) corre la macro Excel, distribuye la carpeta madre a analistas y concilia HubSpot ↔ Defontana a mano vía Excel [Recaudacion-20260423 11:52]. Juan Pablo Coustasse (CFO) apoya negociación con clientes y decide bloqueos caso a caso [Recaudacion-20260423 9:04, 32:26]. La política comercial «no bloquear porque le seguimos vendiendo» deja a Cobranza sin palanca formal: «le vende para que nos pague el que no nos paga» [Recaudacion-20260423 32:26, 1:07:16].

Volumen y plazos: 300–400 EDPs/mes, despacho ~2 días hábiles, facturas $20M-$40M (extremos $300M-$400M), costo unitario ~$300.000 por persona evaluada [Recaudacion-20260423 25:00, 30:09, 31:05]. Casos extremos de validación de EDP llegan a 2 meses [Recaudacion-20260423 16:36].

man bpmn-symbols

Leyenda de los símbolos BPMN utilizados en ambos diagramas:

cat ./01-recaudacion-principal.bpmn

Visión macro de los dos pipelines que dirigen Recaudación y Cobranza. El pool Workmed tiene cuatro lanes: Belén · Facturación (corre macro Excel, carga ERP+CRM, concilia HubSpot↔Defontana a mano), Analistas de cartera (despachan EDPs, persiguen OC, gestionan cobranza por fechas — política «nadie toca clientes que no son de ellos» [Recaudacion-20260423 37:32, 37:59]), CFO Coustasse + Comercial (escalación caso a caso para bloqueo manual de morosos · «no bloquear» como default — RN-3) y Sistemas (HubSpot pipeline 1 Facturación + pipeline 2 Cobranza, Defontana ERP). El pool Cliente Mandante recibe EDP, valida, emite OC con firmas múltiples y paga. Los message flows modelan la fricción real correo a correo.

El pipeline 1 (Facturación) avanza por acciones (cargar EDP → enviar al cliente → adjuntar OC → emitir factura en Defontana, RN-2.2.1 / RN-6) [Recaudacion-20260423 5:41, 6:34, 8:34]. La emisión de factura crea automáticamente el negocio en el pipeline 2 (Cobranza) que avanza por fechas y cuyos cuatro estados —Esperando aprobación (8d legal RN-2), Por vencer, Vencida 0-90, Vencida +90— gobiernan la gestión [Recaudacion-20260423 9:57, 10:26, 10:54]. Los terminales son Pagada / Nota de crédito / Cedida (factoring · RN-2.2.3). La conciliación manual via Excel de Belén (RN-7) actualiza estados desde Defontana hacia cualquier columna activa del pipeline [Recaudacion-20260423 11:52, 12:22].

Elementos identificados

grep -i recomendacion ./

Sobre la base del modelado AS-IS y los dolores levantados con Belén y Juan Pablo Coustasse, EMERCOM prioriza cuatro ejes de transformación. Cada uno apunta a eliminar manualidad documentada y dar palanca sistémica a la cobranza:

man bpmn-tools

Los archivos .bpmn generados son XML estándar OMG y se pueden abrir/editar en cualquier modelador BPMN profesional: