AS-IS · Operaciones de campo

AS-IS — Operaciones de campo

1. Resumen ejecutivo (≤10 líneas)

Operaciones de campo es la subgerencia de Pablo Martínez que ejecuta la evaluación preocupacional una vez que la OS ya está cargada en FlowMed: preadmisión digital, admisión presencial, atención por estaciones clínicas, toma y enrutamiento de muestras y entrega del paquete al módulo de Contraloría para revisión médica final [Operaciones-20260407 6:21, 32:50]. Manuel Montt concentra ~45% de la actividad preocupacional nacional y se atienden ~400 personas/día a lo largo de Chile [Operaciones-20260407 4:08, 30:46]. La promesa de servicio es entregar el informe de aptitud en 8 horas desde el checkout [Operaciones-20260407 23:30]. El proceso opera con captura manual repetida en cada estación, distribución manual de muestras a hasta 4 LIS, hoja de ruta en papel, sin gestor de flujo, y con centros acreditados sin Megafy ni RobleLabs que reportan vía OneDrive [Operaciones-20260407 11:43, 16:22, 44:03, 17:15, 1:02:08]. Coexisten tres líneas paralelas: preocupacional en centros propios, homologación de parámetros clínicos por cliente y operativos en terreno gestionados por otra subgerencia que pide insumos a Operaciones [Operaciones-20260407 6:51, 3:18]. La calidad del dato de entrada (RUTs con cero adelante, género y fecha de nacimiento errados) se arrastra hasta facturación y cobranza con atrasos de hasta 30 días [Operaciones-20260407 10:00, 13:09, 33:49].

2. Lógica de Negocio

2.1 Propósito y resultado esperado

Operaciones de campo toma al trabajador desde que recibe el link de preadmisión (post-confirmación de OS en FlowMed) y lo conduce por admisión, estaciones clínicas y toma de muestras hasta el checkout. Entrega un paquete clínico consolidado en SACMed (HIS) y/o OneDrive (acreditados) que Contraloría usa para emitir el informe de aptitud [Operaciones-20260407 35:42, 11:43, 17:15, 32:50]. El producto final de Workmed es el informe de aptitud bajo Ley 16.744 (apto / no apto), y Operaciones aporta la materia prima clínica [Operaciones-20260407 5:57, 6:21]. Promesa de servicio asociada: 8 horas desde el checkout para que el informe llegue al cliente [Operaciones-20260407 23:30].

2.2 Actores y responsabilidades

• Pablo Martínez — subgerente de Operaciones: lidera Operaciones (centros clínicos preocupacionales). Reporta a Ricardo Jorquera [Operaciones-20260407 2:34, 31:41].
• María Ignacia Sandoval — jefa Centro Manuel Montt: opera el centro de mayor volumen (~45% del preocupacional nacional, todos los servicios in-house); detecta manualmente qué muestra va a qué laboratorio y se queda hasta las 20:00 los lunes corrigiendo errores [Operaciones-20260407 4:08, 16:53, 21:23].
• TENS (estaciones clínicas): ingresan manualmente los datos del trabajador en cada estación (ECG, visión, espirometría, audiometría, antropometría, laboratorio, drogas) [Operaciones-20260407 11:43, 12:12].
• Subgerencia de Operativos en Terreno (no nombrada en sesión): distinta a Operaciones; coordina con Comercial y solicita personal clínico a Operaciones como insumo [Operaciones-20260407 2:50, 3:18].
• Médicos salubristas de Workmed (medicina del trabajo): asesoran al cliente sobre evidencia y población al definir parámetros clínicos propios (homologación) [Operaciones-20260407 9:08, 9:30].
• Equipos de centros acreditados (Red Salud, Copia a Po, etc.): ejecutan la evaluación con flujos no estandarizados; no usan Megafy ni RobleLabs [Operaciones-20260407 56:32, 1:02:08].
• Handoff salida — Contraloría / UCI (Vicente Rivano, ~12 personas en Santiago): consume el paquete clínico desde FlowMed/SACMed/OneDrive y emite el informe final (FUERA del alcance de este DOC, ver 03-contraloria.md · versión extendida) [Operaciones-20260407 7:20, 31:11, 31:41].

2.3 Sistemas e integraciones involucrados

• FlowMed (core): SaaS central; recibe la OS desde Agendamiento y conserva la trazabilidad del evento clínico hasta el informe; integración parcial con SACMed [Operaciones-20260407 32:50].
• Megafy / Appian Cloud (preadmisión digital): envía link de onboarding al trabajador para firma de documentos y validación opcional de identidad. "Todos los pacientes de Workmed pasan por Megafy" salvo los de centros acreditados [Operaciones-20260407 35:42, 36:10, 56:32].
• RobleLabs (validación biométrica): lectura de cédula + biometría; se usa hoy en dos puntos: admisión inicial y estación de drogas [Operaciones-20260407 1:03:33, 1:04:15].
• SACMed (HIS): ficha clínica electrónica donde TENS y laboratorios consolidan los datos; sólo emite automáticamente 2 informes (audiometría encaninada y screening vestibular) [Operaciones-20260407 10:57, 12:12].
• CEMA (Cardiomedics): proveedor de electrocardiógrafos y espirometría; integración intentada para ECG y espirometría [Operaciones-20260407 15:12].
• Laboratorios externos (LIS partners): Bionet (Santiago, Calama), LaboCenter (Santiago), Laboratorio Workmed (propio), Laboratorio Blanco (Calama). Cada sede trabaja con un set distinto; en Santiago hasta 4 laboratorios para una misma persona [Operaciones-20260407 16:01, 16:22].
• OneDrive: repositorio donde los centros acreditados (Red Salud, Copia a Po) suben las carpetas digitalizadas con la información del paciente [Operaciones-20260407 17:15, 1:02:08].

2.4 Reglas de negocio críticas (RN-01..RN-NN)

• RN-01 — Preadmisión obligatoria por Megafy en centros propios: todos los pacientes de centros propios deben recibir y completar el link de preadmisión digital de Megafy antes de llegar al centro [Operaciones-20260407 35:42, 56:32].
• RN-02 — Validación biométrica obligatoria en admisión y drogas: la identidad se valida con RobleLabs (cédula + biometría) sólo en estos dos puntos del flujo en centros propios [Operaciones-20260407 1:03:33, 1:04:15].
• RN-03 — Captura por estación: cada estación clínica registra los datos clínicos del trabajador en SACMed; el TENS reingresa identificadores (RUT, nombre, género, fecha de nacimiento) hasta 6+ veces en un día por una misma persona [Operaciones-20260407 11:43, 12:12, 12:38].
• RN-04 — Enrutamiento manual de muestras a laboratorios: la jefa de centro determina manualmente qué examen de cada batería va a qué laboratorio (Bionet / LaboCenter / Workmed / Blanco), con cadena de custodia y documentación particular por LIS [Operaciones-20260407 16:01, 16:22, 16:53, 17:15].
• RN-05 — Centros acreditados consolidan vía OneDrive: los centros acreditados (Red Salud, Copia a Po) reportan vía carpetas digitalizadas en OneDrive en lugar de SACMed; no usan Megafy ni RobleLabs [Operaciones-20260407 17:15, 56:32, 1:02:08].
• RN-06 — SLA de 8 horas desde checkout: el informe de aptitud debe entregarse dentro de 8 horas desde que el trabajador sale del centro médico [Operaciones-20260407 23:30].
• RN-07 — Aplicación de parámetros homologados por cliente: los parámetros clínicos a aplicar dependen del cliente. Existe un acuerdo de homologación minera como base, sobre el cual cada empresa puede agregar sus propios puntos de corte (ej. Fluor Salfa IGE audiometría ≤7; BHP IMC ≤32.9; faena ≤33.9). Los médicos salubristas la definen junto con el cliente; la aplicación por caso la hace Contraloría [Operaciones-20260407 6:51, 7:43, 8:12, 8:38, 9:08].
• RN-08 — Operativos en terreno son servicio prestado, no liderado: Operaciones presta personal clínico a la subgerencia de Operativos en Terreno cuando lo solicitan; no lidera ese proceso [Operaciones-20260407 2:50, 3:18].
• RN-09 — Doble verificación interna en informes SACMed automáticos: SACMed sólo emite automáticamente dos informes (audiometría encaninada y screening vestibular) y sólo si la admisión quedó bien capturada; el resto requiere proceso manual [Operaciones-20260407 12:12].
• RN-10 — Capacidad de oferta sin tope (agenda abierta): si un cliente grande pide volumen alto (ej. BHP 200 personas un lunes), Workmed compromete agenda y se gestiona el peak con personal externo [Operaciones-20260407 25:20].

2.5 Excepciones y casos borde

• RUTs con cero adelante (cliente IST): el Excel los acepta y FlowMed no tiene lógica para sacar el cero, generando informe con RUT mal digitado [Operaciones-20260407 26:12, 26:38].
• Trabajadores que llegan antes de la hora citada: llegan a las 7:30 aunque estén citados a las 11:00 «como sabe que si llega a las 7:30 va a salir más temprano» [Operaciones-20260407 37:33, 37:58].
• Buses desde Concepción (Fluor Salfa): trabajadores llegan en grupo desde el hotel (40 por bus, hasta 3 buses ≈120 personas); revientan el bloque de las 7:30 [Operaciones-20260407 37:03, 37:33, 39:47].
• Centros acreditados ≠ flujos centros propios: sin Megafy, sin RobleLabs, sin admisión digital. Onboarding presencial en FlowMed con papeles físicos [Operaciones-20260407 56:32, 1:02:08].
• Trabajadores intentan engañar en audiometría y antropometría, no sólo en drogas (donde sí hay validación biométrica) [Operaciones-20260407 1:04:15].
• Anglo American y BHP exigen que el resultado llegue al trabajador, otras sólo a RR.HH. (afecta el handoff de salida) [Operaciones-20260407 29:21].
• Autoagendamiento del cliente no conversa con la oferta del centro: «pueden chantar lo que quieran» [Operaciones-20260407 25:49].
• SACMed sólo emite automáticamente 2 informes (audiometría encaninada y screening vestibular) si la admisión quedó bien; el resto es manual [Operaciones-20260407 12:12].
• Contradicción cruzada — fuente de verdad clínica entre centros propios y acreditados (mapa cruzado §6.1, severidad alta): Rodrigo Llancao afirma que «FlowMed vuelve a tener el 100% de todo» después de pasar por SACMed [Flowmed-20260409 23:53], mientras que Vicente Rivano describe que la UCI trabaja con dos orígenes según sucursal: SACMed para 6 de 12 sucursales propias vía botón espejo, y SharePoint con digitación manual para acreditadas [Contraloria-20260421 2:27, 12:30, 12:46]. La promesa "FlowMed = 100%" sólo se sostiene para centros propios con SACMed integrado; los acreditados la rompen [Operaciones-20260407 17:15, 1:02:08].

2.6 KPIs y SLAs declarados

• SLA de entrega del informe al cliente: 8 horas desde checkout. «Pero para eso volamos» [Operaciones-20260407 23:30].
• % de información entregada a Contraloría a una hora dada del día: ej. si la agenda parte 8:00 y llegaron 60 de 80 personas, a las 13:00 se debiera tener el 90–100% de la información en Contraloría [Operaciones-20260407 23:00].
• NPS: ya se mide; la experiencia de espera podría afectarlo negativamente [Operaciones-20260407 41:12].
• Volumen diario nacional: ~400 personas atendidas a lo largo de Chile [Operaciones-20260407 30:46].
• KPIs deseados sin instrumentación actual: productividad por box, tiempos de espera del paciente, tiempos muertos / sobredotación por estación. Pablo: «por lo que yo tengo, para ningún centro se puede hacer gestión sobre la producción» [Operaciones-20260407 44:03, 44:33].

2.7 Dolores y workarounds

• Captura manual repetida del mismo dato en cada estación (RUT, nombre, género, fecha de nacimiento ingresados 6+ veces por persona/día). Sin workaround estructural [Operaciones-20260407 11:43, 12:12, 12:38].
• Calidad de dato de entrada: errores de RUT, género y fecha de nacimiento se arrastran de extremo a extremo. «Si parten mal desde el inicio, el error va aumentando sobre la marcha»; atrasos de hasta 30 días en cobranza [Operaciones-20260407 10:00, 13:09, 33:49].
• Distribución manual de muestras a múltiples LIS (hasta 4 para una persona). Workaround: «pero tengo que detectarlo yo» (María Ignacia) [Operaciones-20260407 16:22, 16:53].
• Falta de gestor de flujo de pacientes: no hay lista de trabajo por estación; las jefas mueven carpetas físicas para que alguien llame al paciente desde un box. Tiempos muertos invisibles [Operaciones-20260407 44:03].
• Espera larga e incierta del trabajador: ticket a las 7:30, admisión a las 8:30; batería de 45 min termina demorando 2 horas. Workaround: comunicar manualmente la espera ("al menos 5 horas"), repartir galletitas y juguito a las 9:00 y 12:30 para gestionar ansiedad [Operaciones-20260407 39:47, 40:17, 40:48, 47:43, 48:05, 48:54].
• Lunes "explosivo": «el día lunes me revienta la agenda». Workaround: María Ignacia se queda hasta las 20:00 corrigiendo manualidades; sumar Manpower / Line para absorber peaks [Operaciones-20260407 21:23, 21:39, 25:20].
• Doble validación de identidad sólo en drogas: los trabajadores intentan engañar también en audiometría y antropometría [Operaciones-20260407 1:04:15].
• Megafy no resuelve completamente la preadmisión: sigue habiendo doble validación manual. Pregunta abierta [Operaciones-20260407 50:43, 51:09].
• Centros acreditados sin estandarización: no usan Megafy, RobleLabs ni admisión digital. Workaround: admisión presencial en FlowMed con papeles físicos; carpetas digitalizadas a OneDrive [Operaciones-20260407 56:32, 1:02:08, 17:15].
• Múltiples portales/fuentes de cliente sin unificar: AMSA tiene un portal; otros clientes tienen los propios; «llega información bien rara» (Data Specialist · Emercom) [Operaciones-20260407 57:02].
• Inversiones en integración bloqueadas históricamente: los proveedores podrían integrarse vía HL7, pero Workmed no lo hizo hasta que «el problema fue tan grande que la organización se vio obligada» (Pablo) [Operaciones-20260407 13:37, 14:28].

3. Historias de Usuario (HU-01..HU-NN, 5-12)

HU-01 — Preadmisión digital del trabajador (Megafy) [Operaciones-20260407 35:42, 36:10, 56:32]

• Como trabajador citado a evaluación en un centro propio Workmed,
• Given que mi OS fue confirmada en FlowMed y mi cita está agendada,
• When recibo el link de onboarding de Megafy,
• Then firmo los documentos y completo la validación de identidad opcional antes de llegar al centro, de modo que la admisión presencial sea más rápida.

HU-02 — Admisión presencial con biometría RobleLabs [Operaciones-20260407 1:03:33, 1:03:47, 1:04:15]

• Como administrativo de admisión en un centro propio,
• Given que el trabajador llega al centro con su cédula de identidad,
• When lo paso por el POS de RobleLabs (lectura de cédula + biometría),
• Then valido su identidad y abro su evento clínico en FlowMed, dejando la admisión registrada para que pueda iniciar las estaciones.

HU-03 — Atención por estación clínica con captura manual en SACMed [Operaciones-20260407 11:43, 12:12, 12:38]

• Como TENS de una estación (ECG / visión / espirometría / audiometría / antropometría / laboratorio / drogas),
• Given que el trabajador llega a mi estación con su carpeta física,
• When atiendo al trabajador,
• Then ingreso manualmente sus identificadores (RUT, nombre, género, fecha de nacimiento) y los datos clínicos en SACMed, aunque ya hayan sido ingresados en estaciones anteriores.

HU-04 — Enrutamiento manual de muestras a laboratorios [Operaciones-20260407 16:01, 16:22, 16:53, 17:15]

• Como jefa de centro (María Ignacia, Manuel Montt),
• Given que un trabajador completó una batería con exámenes que requieren múltiples laboratorios (metales, alcohol y drogas con contramuestra por fenciclidina, exámenes Syncore, hemoglobina),
• When reviso las muestras tomadas,
• Then detecto manualmente qué muestra va a qué laboratorio (Bionet / LaboCenter / Workmed / Blanco), e ingreso al mismo trabajador en hasta 4 sistemas LIS distintos cumpliendo cadena de custodia.

HU-05 — Recepción manual de paquete desde centros acreditados [Operaciones-20260407 17:15, 56:32, 1:02:08]

• Como equipo operativo de un centro acreditado (Red Salud, Copia a Po),
• Given que el trabajador no recibió link de Megafy y no se valida con RobleLabs,
• When lo admisiono presencialmente en FlowMed con papeles físicos y completo la batería,
• Then subo la carpeta digitalizada a OneDrive para que Contraloría la consuma desde ahí.

HU-06 — Aplicación de parámetros clínicos homologados por cliente [Operaciones-20260407 6:51, 7:43, 8:12, 9:08]

• Como médico salubrista de Workmed (medicina del trabajo),
• Given que un cliente minero define puntos de corte propios sobre el acuerdo de homologación minera (ej. Fluor Salfa IGE ≤7, BHP IMC ≤32.9, faena ≤33.9),
• When asesoro al cliente sobre evidencia y población,
• Then dejo documentado el set de parámetros que Contraloría aplicará al evaluar a los trabajadores de ese cliente.

HU-07 — Soporte a operativos en terreno [Operaciones-20260407 2:50, 3:18]

• Como subgerente de Operaciones (Pablo),
• Given que la subgerencia de Operativos en Terreno recibe un requerimiento de Comercial para evaluar trabajadores en faena (Calama, Santiago, etc.),
• When me piden el insumo (personal clínico),
• Then Operaciones presta el servicio total o parcialmente, sin liderar el proceso.

HU-08 — Gestión de pico de demanda concentrada [Operaciones-20260407 25:20, 37:03, 39:47, 47:43]

• Como jefa de centro (María Ignacia),
• Given que llega un volumen grande concentrado (ej. 120 personas de Fluor Salfa en buses, 200 personas de BHP un lunes),
• When la agenda explota,
• Then activo personal externo (Manpower, Line), abro espacio adicional, comunico la espera a los trabajadores y reparto galletitas y juguito para gestionar la ansiedad de la sala.

HU-09 — Lunes explosivo y corrección de manualidades [Operaciones-20260407 21:23, 21:39, 22:04]

• Como jefa de centro (María Ignacia),
• Given que el lunes recibo 160–200 hombres y los datos parten con errores de RUT, fecha de nacimiento o género,
• When termina el día,
• Then me quedo hasta las 20:00 corrigiendo manualmente los errores que pasaron a SACMed y FlowMed para que Contraloría no rebote los informes.

HU-10 — Checkout y handoff a Contraloría [Operaciones-20260407 23:30, 31:11, 32:50]

• Como Operaciones (centro propio o acreditado),
• Given que el trabajador completó todas las estaciones de su batería,
• When se ejecuta el checkout (cierre del evento clínico en el centro),
• Then los datos clínicos quedan disponibles en SACMed (centros propios, vía integración parcial con FlowMed) o en OneDrive (acreditados) para que Contraloría inicie la revisión clínica con el SLA de 8 horas activo.

4. Diagrama BPMN (Mermaid)

flowchart TD
  inicio(["Inicio: OS confirmada en FlowMed"])
  fin(["Fin: paquete entregado a Contraloría (SLA 8h)"])

  subgraph "Rol_Trabajador"
    t1["Recibir link Megafy (centros propios)"]
    t2["Firmar documentos + validación opcional"]
    t3["Llegar al centro"]
  end

  subgraph "Rol_Admision"
    a1["Validar identidad RobleLabs<br/>(cédula + biometría)"]
    a2["Abrir evento clínico en FlowMed"]
    a3["Entregar carpeta física / hoja de ruta"]
  end

  subgraph "Rol_TENS"
    e1["Estación ECG / espirometría / audiometría"]
    e2["Estación antropometría / visión"]
    e3["Estación laboratorio (toma muestras)"]
    e4["Estación drogas<br/>(2da validación biométrica)"]
    e5["Capturar datos manuales en SACMed"]
  end

  subgraph "Rol_JefaCentro"
    j1{{"¿Muestras requieren múltiples LIS?"}}
    j2["Detectar manualmente examen → laboratorio"]
    j3["Enrutar muestras (Bionet / LaboCenter / Workmed / Blanco)"]
    j4["Cumplir cadena de custodia + doc por LIS"]
    j5{{"¿Lunes explosivo / pico?"}}
    j6["Activar Manpower-Line, abrir espacios, comunicar espera"]
  end

  subgraph "Rol_CentroAcreditado"
    c1["Admisión presencial en FlowMed (papeles físicos)"]
    c2["Ejecutar batería sin Megafy ni RobleLabs"]
    c3["Digitalizar carpeta a OneDrive"]
  end

  subgraph "Rol_Operaciones_Pablo"
    p1{{"¿Requerimiento de Operativos en Terreno?"}}
    p2["Prestar personal clínico (servicio, no liderazgo)"]
  end

  subgraph "Rol_Handoff_Contraloria"
    h1["Checkout: cerrar evento clínico"]
    h2["Datos disponibles en SACMed / OneDrive"]
    h3["Contraloría consume el paquete (FUERA DE ALCANCE)"]
  end

  inicio --> p1
  p1 -->|"sí"| p2 --> fin
  p1 -->|"no (preocupacional estándar)"| t1
  t1 --> t2 --> t3
  t3 --> a1
  a1 --> a2 --> a3
  a3 --> j5
  j5 -->|"sí"| j6 --> e1
  j5 -->|"no"| e1
  e1 --> e2 --> e3 --> e4
  e1 --> e5
  e2 --> e5
  e3 --> e5
  e4 --> e5
  e5 --> j1
  j1 -->|"sí"| j2 --> j3 --> j4 --> h1
  j1 -->|"no"| h1
  t3 -.->|"acreditado: sin Megafy"| c1
  c1 --> c2 --> c3 --> h1
  h1 --> h2 --> h3 --> fin

5. Trazabilidad (tabla RN/HU → finding [mm:ss])